علاقات السكرتير الإنسانية

علاقات السكرتير الإنسانية

نظرا لقضائك معظم وقتك كسكرتير في التعامل مع الاشخاص الاخرين والاتصال بهم .  لذا تحتل قدرتك على تطوير ودعم العلاقات الإنسانية بمهارة جزءاً هاما وحيويا من عملك.  وتتوقف علاقات العمل الجيدة في المكتب على مدى فهم وإدراك ووعى الاخرين لك ولدورك بصورة صحيحة ، كما تتوقف ايضا على مدى فهمك وإدراكك ووعيك للاخرين بصورة صحيحة.

وحيث إننا نقوم بعملية الاتصال مستخدمين في ذلك العديد من الطرق ، لذا فإن أي شي نفعله عندما نكون مع الاخرين يعتبر وسيلة من وسائل الاتصال ويؤثر في كيفية فهم وإدراك ووعى الاخرين لنا ، ونحاول دائما قول شي ما لشخص ما سواء كنا نقصد ذلك أم لا نقصده.

اللباقة

يواجه العاملون في مجال السكرتارية باستمرار مواقف تتطلب إحساسا شديدا بما يجب ان يقال او يفعل للحفاظ على علاقات طيبة مع عامة الناس ، وكذا مع الذين يعملون معهم من داخل المنظمة.  وتساهم خبرة السكرتير بشكل كبير في تكوين سمعة طيبة للمنظمة التي يعمل بها وفي الحفاظ على هذه السمعة ، كما أنها تحافظ على استمرار انسياب أداء المنظمة لعملها.

ويواجه السكرتير مواقف عديدة تتطلب منه رفض الطلب او ايضاح الأخطاء التي وقع فيها الاخرون ، او تلك التي تتطلب براعته في حمل الاخرين على التجاوب مع رغباته واحتياجاته ومطالبه.

ويتوجب على السكرتير الجيد تعلم فن كيفية قول (لا) ، حيث يجب عليه ان يقول (لا) بطريقة لا تحمل الشخص الاخر على الاعتقاد بأنه كان الواجب عليه عدم التقدم بطلب الشئ في المقام الأول ، او ان يشعر بان الرفض انما هو موجه اليه شخصيا ، ويمكنك ان تقول : "لا انني لن اساعدك على اداء هذه المهمة" ، الا انك ستولد لدى الشخص الاخر شعورا افضل لو قلت له : "اتمنى ان استطيع مساعدتك ، الا انه يجب علي تجهيز هذه الرسائل التي تراني اقوم بنسخها لكي يوقعها السيد الرئيس خلال ساعة من الان" وقولك لاحد المراجعين : "لدى السيد المدير موعد مع زائر مهم ولا يستطيع مقابلتك" ليس له نفس الوقع كما لو قلت له : "انني متاكد من ان السيد المدير يود مقابلتك الا ان لديه مواعيد مسبقة طول هذا المساء"

الإصغاء

          يعتبر الإصغاء احد الجوانب الهامة في عملية الاتصال ، الا ان معظم التدريب في مجالات الاتصالات (في المدارس) ينحصر في التدريب على الكتابة والقراءة والتحدث فقط ، رغم اننا ومنذ ان نبدا في ممارسة عملية الاتصال ، نمضى في الاصغاء وقتا مساويا للوقت الذي نمضيه في الاوجه الثلاثة الاخرى .  وينقل عن الخبراء قولهم بان الشخص الشخص البالغ يمضي ما يثارب من ثلث وقته في الاصغاء.

الاتصال غير اللفظي

          يوجد العديد من الطرق للاتصال غير اللفظي ، وقد تكون وسيلة الاتصال غير اللفظي في بعض الأحيان هي وسيلة الاتصال الوحيدة ، كما قد تكون في أحيان مكملة وموضحة للرمز اللغوي ، ومن الواجب على الشخص أن يتأكد من عدم تعارض هاتين الوسيلتين.

غالبا ما يكون الاتصال غير اللفظي أكثر تعبيرا عن المقصود من الاتصال اللفظي ، وعند استخدامه مقرونا بالاتصال اللفظي فإن بإمكانه تعزيز أو إضعاف معنى التعبير اللفظي المقصود ، وقد يكون التعبير غير اللفظي خادعا ومضللا شأنه في ذلك شأن الكلمات لذا يجب علينا توجيه عناية خاصة وجادة للانطباع الذي نحدثه لدى الآخرين سواء كان لفظيا أو غير لفظي

آداب المهنة وأخلاقياتها

          يمكن وصف آداب المهنة وأخلاقياته على أنها المبادئ التي تحكم شخصا أو مجموعة من الأشخاص.  إن لكل منا قيما وأخلاقا تم تكوينها وتطويرها على مدار فترة زمنية طويلة ، وليس من الضروري بقاء هذه القيم والأخلاق ثابتة وجامدة ، فالأشياء التي قد نعتبرها اليوم غير أخلاقية من الممكن أننا لم نعتبرها كذلك بالأمس ، والعكس صحيح . ويجب علينا أن نتذكر أيضا أن للناس الآخرين قيما وأخلاقا ، وأنه قد تختلف قيمهم وأخلاقهم هذه عن قيمنا وأخلاقنا. ويعتبر السكرتير سعيد الحظ حقا ، عندما تكون قيمه وأخلاقه متماثلة ومتمشية إلى حد ما مع قيم وأخلاق الذين يجب عليه العمل معهم. كما قد ينتج عن تعارض قيم وأخلاقيات السكرتير مع قيم وأخلاقيات الآخرين في المنظمة – خاصة مع قيم وأخلاقيات رؤسائه – مشكلات حقيقية . ويختلف ما يمكن اعتباره أخلاقيا وما يمكن اعتباره غير أخلاقي اختلافا كبيرا بين الأشخاص ، مما لا يساهم في إيجاد حل حاسم في كثير من الأحيان.

التقمص العاطفي

          يعني تقمصك العاطفي ببساطة اهتمامك بتعلق مشاعرك وأحاسيسك بمشاعر وأحاسيس الآخرين . ويتوجب علينا دائما أن نأخذ في الاعتبار الكيفية التي سنتصرف بها ، لو كانت لدينا مسؤوليات ورغبات واحتياجات وتجارب الناس الآخرين . والسكرتير الناجح هو الذي يقتدى بالمثل القائل : "ضع نفسك في مكان الشخص الآخر" ، وكذا بالقاعدة الذهبية التي تقول: " عامل الناس كما تحب أن يعاملوك". ولا يلزمنا التقمص العاطفي بأن نتفق مع الشخص الآخر ، بل يعني أنه يجب علينا أن نكون متفتحي الذهن وأن نحاول بجد وإخلاص التعرف على الأسباب التي تكمن وراء اعتقاد الشخص الآخر بما يعتقده ، عندها ستكون النتيجة أننا سنصبح أكثر قدرة على المحافظة على علاقات طيبة مع ذلك الشخص.

الملخص

نظرا لقضائك معظم وقتك كسكرتير في التعامل مع الاشخاص الاخرين والاتصال بهم .  لذا تحتل قدرتك على تطوير ودعم العلاقات الإنسانية بمهارة جزءاً هاما وحيويا من عملك.  وتتوقف علاقات العمل الجيدة في المكتب على مدى فهم وإدراك ووعى الاخرين لك ولدورك بصورة صحيحة

النتائج:

السكرتير الناجح يجب أن يتحلى بأخلاق عالية وقوة تحمل.

التوصيات:

إن لكل منا قيما وأخلاقا تم تكوينها وتطويرها على مدار فترة زمنية طويلة ، وليس من الضروري بقاء هذه القيم والأخلاق ثابتة وجامدة ، فالأشياء التي قد نعتبرها اليوم غير أخلاقية من الممكن أننا لم نعتبرها كذلك بالأمس ، والعكس صحيح .

المراجع:

 (ن.ماكفرلاند)

إعداد الطالبة : 

         مرام المطيري