عن السكرتارية .

المحتويات:

1-      مفهوم السكرتارية.

2-      تعريف السكرتير.

3-      مجالات السكرتارية.

4-      أهمية السكرتارية.

5-      صفات السكرتارية. 

تقُوم السكرتارية بدورٍ هام و حيوي في المنظمات على اختلاف احجامها و نشاطاتها. و تسُاهم في مساعدة مُتخذي القرار في المنظمات على تحمُل أعبائهم حتى تُحقق المنظمة أهدافها المرجوة. لذلك يحرص المسؤولون في تلك المنظمات على العناية باختيار العاملين بأقسام السكرتارية عنايةً فائقة لأنهُم مؤمنون بأن السكرتير يُساهم مُساهمةَ فعالة في تحسين صورة المنظمة و استمرار نجاحها إن تم اختيار الشخص الجدير بهذا المنصب.

     مفهوم السكرتارية :
     مُصطلح (سكرتارية) هو تعريف للكلمة الإنجليزيةSecretarial Secretaire  المُشتقة من الكلمة   الفرنسية  و معناها "أمانة الأسرار و حفظها" و من ثم فإن الكلمة العربية الفصحى لكلمة (سكرتير) هي (أمين سر) و في الحياة العسكرية  يُطلق عليه اسم (كاتم الاسرار) و الاستخدام الدارج لهذا التقسيم التنظيمي داخل المنظمات هي (السكرتارية) أو (الأمانة العامة).
     يُطلق لفظ (سكرتارية) على الوحدة التنظيمية لمدراء الإدارات و للرؤساء في مختلف المنشآت حيث تحوي هذه الوحدة جهازاً بشرياً يُسند إليه بمُهمة إنجاز الأعمال المكتبية المتمثلة في إعداد أرشيق المكتب، تنظيم حركة المعاملات الوارد و الصادرة، إعداد المذكرات و الخطابات و التقارير، إدارة عمليات الاتصالات الشفهية و التحريرية، مقابلة الزائرين و توجيههم و فتح الملفات و حفظ المعاملات و المستندات لاسترجاعها وقت الحاجة.

     تعريف السكرتير:
     هُو الشخص الذي يقُوم بمساعدة الرئيس أو إدارة القسم في أداء الأعمال و تسجيل المعلومات و تنظيم الوقت و كتم الأسرار.

     و بناءاً  على هذا التعريف يمكننا القول بأن السكرتير يعتبر همزة الوصل بين اللرئيس و بقية الموظفين في الدائرة وهو أيضاًَ الصلة التي تقع بين المنظمة و جمهورها . و لهذا يُخطئ من يظن ان السكرتير هو فقط عبارة عن موظف صغير، فالسكرتير قد يكون موظفاً بسيطاً و قد يكون موظفاً مرموقاً، و قد يكون أعلى سلطة إدارية في التنظيم. 

فيما يلي سيتم ذكر الدلالات لكلمة (سكرتير):

1- سكرتير أو سكرتيرة بمعنى موظف صغير/

تُطلق كلمة سكرتير على الموظف الإداري الصغير الذي يساند أحد الرءساء و يستقبل الزوار و يقوم بحفظ السجلات و المُراسلات و من الأمثلة على ذلك سكرتير الوزير أو سكرتير مدير الإدارة أو سكرتير الطبيب في العيادة.

2- سكرتير عام أو أمين عام بمعنى أعلى سلطة إدارية/

تُطلق كلمة سكرتير أو أمين عام على بعض الوظائف و التنظيمات التي تُعنى بالسلطات الأعلى إدارياً في المُنظمة مثل أمين عام الأمم الكُتحدة ، أمين عام جامعة الدول العربية.

3- سكرتير بمعنى"وزير" أو "وكيل" وزارة/

يُطلق على بعض الوزراء في الدول الغربية "سكرتير" مثل وزير الدفاع بالحكومة الأمريكية Secretary of Defiance
و وزير الخارجية بالحكومة الأمريكية و المسؤول عن العلاقات الخارجية و القضايا الدبلوماسية مع الدول الصديقة ، وكيل الوزارة أيضاً ببعض الدول يُطلق عليه "سكرتير"

4- سكرتير بمعنى مُستشار/
بعض الملوك و رؤساء الجمهوريات يُعينون أشخاص معينين لديهم مهمتهم الأساسية هي تقديم الأستشارات لهم .
مثل مستشار الرئيس الأمريكي لشؤون الأمن القومي 
       و في بعض الدول كالأردن  يُقال "السكرتير الخاص لجلالة الملك" و يُقال أيضاً "السكرتير العسكري لجلالة الملك". 

5- سكرتير بمرتبة عالية/
تستخدم بعض الدول كلمة "سكرتير" للدلالة على مرتبة الموظف في الوزارة . 
مثال على ذلك /
- سكرتير رئاسة الوزراء.
- سكرتير مجلس النواب .

مجالات السكرتارية  

السكرتارية العامة:

     في جميعِ المؤسساتِ الكبيرةِ والصغيرةِ نجدُ إدارةً للسكرتاريةِ، ويختلفُ حجمُ هذه الإدارةِ بحسب حجمِ المؤسسةِ والنشاطِ الذي تمارسهُ، ولكن عادةً ما توجدُ هناكَ أنشطةٌ رئيسيةٌ تقومُ بها السكرتاريةُ والأفرادُ العاملُون بها كعملياتِ الحفظِ وعملياتِ معالجةِ البريدِ وإدارةِ الاجتماعاتِ الخاصةِ بالإدارةِ، والتنسيقِ المكتبي، كذلك قد توجدُ وحدةُ استعلاماتِ وإعدادِ التقاريرِ والمراسلاتِ وغيرها منَ الأعمالِ. 

السكرتاريةُ الخاصّةُ  :

     وهي أفرادٌ يقومُونَ بجميعِ وظائفِ وأعمالِ السكرتاريةِ بالنسبةِ لمديرٍ أو مسئولٍ في إدارةٍ من إداراتِ المؤسسةِ، أيْ أنّها لا تختلف في وظائفِها كثيرًا عنِ السكرتاريةِ العامّةِ، ولكن مع مزيدٍ منَ التركيزِ على العملِ مع واحدٍ أو أكثر من المديرين أو المسئولين في إحدى الإداراتِ. 
 
 
السكرتاريةُ المتخصصةُ  : 
 
    هذا النوعُ من أنواعِ السكرتاريةِ يتطلبُ خبرةً كبيرةً في مجالِ العملِ الذي يقومُ به السكرتيرُ فتتخصصُ فيه وتتقنهُ بدرجةٍ كبيرةٍ، ولنعطي مثالاً على ذلك: السكرتاريةُ الطبيةُ: يجبُ على السكرتيرِ الذي يقومُ بهذا العملِ أن يلمَّ بأقسامِ المستشفَى أو العيادةِ وأن يكونَ على درايةٍ بالمصطلحاتِ الطبيةِ البسيطةِ، كذلك أن يعرفَ جيدًا كيفيةَ استخدامِ النماذجِ الطبيةِ المتوافرةِ لدى المستشفى، وهو لا يتسنى له ذلك إلا من خلال العملِ لفترةٍ طويلةٍ بالمستشفى وفي الأقسامِ المختلفةِ فيكتسبَ الخبرةَ اللازمةَ بالإضافةِ إلى ضرورةِ حصولِه على قدرٍ من التعليمِ أو التدريبِ في المجالِ نفسِهِ يساعدهُ على إنجازِ العملِ والتخصصِ فيه بصورةٍ كبيرةٍ. وما ينطبقُ من القولِ على السكرتاريةِ الطبيةِ ينطبقُ على باقي أنواعِ السكرتاريةِ المتخصصةِ.  

     اهمية السكرتارية 

    اذا كانت السكرتارية تمثل تلك المفاهيم التي تصل الى صلاحيات الادارة التنفيذية في المنظمة فانه يمكن القول ان اهمية السكرتارية تأتي من المبررات التالية: 

1- ان كبر حجم المنظمات وتعقد عملياتها وتعدد مسؤولياتها جعل لهذه الادارات المساندة اهمية خاصة فلم يعد لدة المدير الوقت الكافي للقيام بكثير من المهام وخاصة تلك المهام الروتينية ، والتي هي لب عمل السكرتير او مدير المكتب مثل عملية تحرير المراسلات ، واعداد التقارير او معالجة البريد او الاتصالات الواردة او الصادرة ، او ما يتعلق بتنظيم المواعيد ، والزيارات لمكتب الرئيس او غيرها ، وبالتالي فهو بحاجة (اي الرئيس) الى من يعاونه في تنفيذ العديد من العمليات الادارية ويمكن للسكرتارية تولي ذلك.  

2- ان العمل بطريقة سليمة يتطلب ان تكون القرارات الإدارية بناء على البيانات والمعلومات الصحيحة التي من الممكن  ان يقدمها السكرتير بطريقة مبسطة ومختصرة وبحيث تصل الى صانع القرار في الوقت المناسب حتى يتمكن من الاستفادة منها فهي توفر على القائد الوقت الكافي لاستغلاله في العمليات الاستراتيجية في المنظمة. 

  زاد من أهمية اعمال السكرتارية انها لم تعد تلك المهن البسيطة التي يعتقد ان اي شخص من يمكن ان يقوم بها وانما هي اصبحت تتطلب قدرا عاليا من التأهيل والتدريب للقيام بها سواء من ناحية المهارات او من ناحية السلوك لدرجة اننا نشاهد في بعض منظمات اليوم بعض السكرتارية الذين يعدون بمثابة متخذي قرار كما في حالة السكرتير التنفيذي بالإضافة ان للـسكرتارية أهمية بالغة تستمدُ جذورها من مسؤولياتها المُباشرة عن إدارة و تنفيذ برامج العمل و التنسيق بين عمل الإدارات الأخرى و الأقسام بالشركة مثل تحديد مواعيد الاجتماعات مع مسؤولي الإدارات و الإعداد التمهيدي لها، استقبال البريد الوارد إلى المدير و عرضهُ في التوقيت المناسب و تلقي التعليمات في شأنه و تنفيذها و توجيه مسارات حركة البريد الصادر و القيام بأعمال الحفظ و أرشفة الملفات بعد تصنيفها و تسجيلها تيسيراً لطلبها عند الحاجة لاتخاذ قرار معين بمستوى مطلوب دون إهدار للوقت المستغرق و جهد مضاعف عند الإنجاز.

     يتمثل العمل الرئيسي للسكرتارية (الخاصة / العامة / الفنية) في المحافظة على أسرار العمل و العاملين. فالـسكرتير الخاص الذي في خدمة  رئيس من الرؤساء يطّلع على أخطر و أدق المهام و الأسرار التي يتبادلها هذا الرئيس سواء كانت تتعلق بمشاكل العاملين أو بأسرار العمل.
أما السكرتير الفني كـسكرتير الاجتماعات, فإنهُ يقوم بالاطلاع على أهم الموضوعات التي يتم تناولها أثناء الاجتماعات بطبيعة الحال. كسياسات العمل و خُططه، برامج القوى العاملة، أنشطة الإنتاج و الخدمات و التسويق و التخزين و التوزيع أو المشاكل المالية الخاصة بالشركة و غيرها.
أما الـسكـرتير العام أو الأمين العام فـطبيعة وضعه تتحتم عليه أن يطّلع على المعاملات الواردة للمنشأة. كما أنهُ يُشرف على الخدمات الإدارية و نحوه من أعمال و أسرار في بعض الحالات.

الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال السكرتارية : 

 

تتلخص في : 

1.                 الصفات الشخصية 

2.                 الصفات العلمية 

3.                 الصفات العملية 

أولا الصفات الشخصية : 

أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة 

أن يتميز باللباقة وحسن التصرف 

أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة 

أن يكون قوى الثقة بنفسه 

أن يكون حسن المظهر 

أن ينجز العمل بإتقان ودقة 

أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع 

 

ثانيا : الصفات العلمية : 

أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية 

أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله 

أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة 

أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل المنشأة 

أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال المنشأة 

 

ثالثا الصفات العملية : 

الطباعة 

الإملاء 

النسخ 

معالجة البريد الوارد والصادر 

استعمال الهاتف 

معالجة المعلومات والبيانات 

مهارات الاتصال 

مهارات تحديد المواعيد والاستقبال. 

و جميع ما سبق ذكره سيتم الحديث عنه في تدوينات لاحقة كما سبق و ذكرنا

        و إن كان البعض يُقلل من البريق المعنوي لوظيفة السكرتير فإنهُ يجدُر لنا الإشارة إلى أن المُدير الفعال هو من يسعى دائماًً لتعضيد مكتبه بالكوادر البشرية (السكرتارية) القادرة على القيام بالعمل المكتبي على أتم وجه مطلوب. فهو يرى من خلالهم و في أعينهم أحوال العمل و سير و تدفق المعاملات و أيضاً خطط و برامج الإنجاز. فالسكرتير هو من يُدير وقتهُ بمهارة "سنتحدث عن مهارات السكرتير في تدوينه لاحقة" و ينفذ تعليمات الرئيس بدقة عالية. لذا يجدُر بنا أن نُطلق على شاغلي وظائف السكرتارية بالسواعد اليُمنى لمدراءهم و العين الثالثة لهم. و بهذا تتحقق الفائدة المرجوة من وجودهم في جِهاز خدمي مُعاون يجعل من الصعب يسيراً و المُستحيل مُمكناً.

المراجع 

المرجع الأول

المرجع الثاني

المرجع الثالث

-          شروق العتيبي   -