إدارة الوقت

إدارة الوقت

مقدمة :

الوقت من ذهب، لذا يتحمل كافة الموظفين مسئولية التأكد من كون الوقت الذي يمضونه في العمل وقتاً منتجاً، وتعتبر القدرة على استغلال الوقت بكفاءة وفعالية واحدة من أعظم المهارات التي يمكن للسكرتير امتلاكها.  وبصفتك سكرتيراً فإنك في أمس الحاجة لأن تكون مدركاً للأشياء التي تؤثر على كمية ونوعية العمل الذي تؤديه، كما أنك في حاجة لأن تكون قادراً على تحديد الأولويات والتخطيط لنشاطاتك بذكاء.

ماذا نعني بإدارة الوقت ؟

هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والاهداف.

مضيعات الوقت :

يمكن لأشياء كثيرة أن تؤثر على أدائك لعملك، وبدراسة متأنية لمضيعات الوقت التي سيتم مناقشتها في هذا التقرير، ستتمكن من اتخاذ الإجراء الحاسم الذي سيساعدك على زيادة إنتاجيتك.

استخدام الهاتف :

بالرغم من كون الهاتف أحد أعظم أدوات توفير الوقت التي تم اختراعها، فإنه لا يخدم هذا الغرض في الغالب.  وقد سبق لكل منا القيام بإجراء أو استقبال مكالمات هاتفية، وربما أدرك في نهاية المحادثة أنه لم يتحقق شيء من وراء هذه المكالمة أو تلك، ولو أنه قد فكر في ذلك مسبقاً لما وجد حاجة لإجراء هذه المكالمة.  ويفشل أكثرنا في أن يسأل نفسه: "هل هذه المكالمة ضرورية؟"، ولكننا ببساطة نقوم بإجرائها.  وبالطبع يجب علينا الرد على الهاتف وإلا فإننا نتعمد جرح من قام بالاتصال أو تعطيه الانطباع بأننا لسنا متواجدين ومع ذلك فإننا نستطيع القيام بعدة أشياء من شأنها خفض نسبة الوقت الضائع في استخدام الهاتف.

ويجب عليك قبل إجراء المكالمة أن تخطط للرسالة التي تود نقلها، تماماً كما تفعل عند كتابتك لمذكرة أو رسالة خطية.  ولكي تبدو منظماً ولتتجنب مناقشة أمور عرضية، وكذلك لتتفادى الحاجة إلى إجراء مكالمات متابعة أو مكالمات تعقيبيه، فإنه يجب عليك تدوين المواضيع التي تود مناقشتها أو الأسئلة التي تود طرحها أو الإجابة عنها، كما يجب تجهيز الملفات والمراسلات وكافة المعلومات الأساسية ذات العلاقة بالموضوع والتي قد تحتاج إليها، وأن تضعها أمامك على طاولة المكتب قبل إجراء المكالمة الهاتفية.

ولا شك في أنك ستمضي وقتاً أقصر في إجراء المكالمات الهاتفية، عندما تقوم بالبحث عن أرقام الهواتف وإجراء العديد من المكالمات التي تود القيام بإجرائها في وقت واحد.  وعند علمك بأن الأشخاص الذين تود الاتصال بهم عادة ما يتواجدون في مكاتبهم خلال أوقات معينة فقط فإنه يجب عليك القيام بإجراء مكالماتك في ذلك الوقت.

ويعتبر بعض الناس في أن طول وقت المكالمات الهاتفية مضيعة للوقت مثله مثل تعدد المكالمات ; لذا يجب عليك، وعندما تكوم المكالمة الهاتفية متعلقة بأمور ومسائل روتينية، أن تدخل في صلب الموضوع مباشرة وأن تنهي المكالمة بأسرع وقت ممكن، وقد تتطلب منك طبيعة عملك وعلاقاتك بالناس الآخرين ممن تتصل بهم هاتفياً، قدراً محدوداً من المجاملات الخفيفة، إلا أن قضائك وقتاً طويلاً في مناقشة أمور ليست لها علاقة مباشرة بالغرض المحدد للمكالمة الهاتفية -يعتبر مضيعة للوقت.

زائرو المكتب :

يتعرض جميع موظفي المكاتب لتجربة المقاطعة عن أداء العمل من قبل الأشخاص الزائرين للمكتب، وسواء أتى الزائر لمناقشة أمور هامة تتعلق بالعمل أو لأغراض اجتماعية فإنه يتوجب عليك التوقف عن أداء العمل الذي تقوم بأدائه، وكنتيجة لهذا التوقف تنقطع سلسلة أفكارك وغالباً ما تضيع وقتاً ثميناً في محاولة العودة إلى أداء ما كنت تقوم به من عمل حال مغادرة الزائر.

وتشمل قائمة مجموعة الأشخاص الذين يجب على السكرتير الاتصال بهم بشكل متكرر -على المشرفين والعاملين وكذلك العملاء والمراجعين وموظفي المنظمات الأخرى، وبالرغم من عدم الرغبة في الظهور بمظهر الشخص غير المبالي والمنعزل (غير الاجتماعي)، فإنه يمكنك تقليل عدد وطول مرات المقاطعة، وذلك بإدخال تغييرات في البيئة المادية أو تصرفاتك وسلوكك.

وحيث إنك لا تريد الانقطاع عن عملك في كل مرة يمر فيها زميل من أمام مكتبك فإنه يمكنك تفادي هذه المقاطعة عن طريق عدم النظر إلى الشخص المار.  وفي حالة ما إذا كان لديك مكتب خاص فربما لزمك إبقاء الباب مقفلاً حيث إنه ليس من الضروري أن يدل إقفالك للباب على أنك تجعل من نفسك شخصاً لا يمكن الوصول إليه، بقدر ما يدل على إنك تحاول الحد من إمكانية الوصول إليك.

وفي حالة عملك مع عدد من الأشخاص في منطقة عمل واحدة دون وجود باب يمكن إغلاقه، فقد تجد نفسك معرضاً للمقاطعة مرات متعددة من قبل زملاء العمل الذين يرغبون في تبادل الأحاديث الاجتماعية، وقد يكون بإمكانك إدارة وجهة طاولة مكتبك بحيث لا تكون في مواجهة الموظفين الآخرين، كما أنه يمكنك وضع فاصل بين طاولة مكتبك وطاولات مكاتب الآخرين، ولتحاشي التقاء النظر دون جرح مشاعر الزملاء الآخرين، فإنه يمكنك وضع طاولة مكتبك في وضع لا تكون فيه أنت مواجهاً للممر.

العمل الورقي :

تتدفق عبر أغلب المكاتب كمية مهولة من الأوراق، وعادة ما يتوجب على السكرتير تناول كل واحدة منها، ويمكن توفير الكثير من الوقت وذلك بتحديد إجراءات فعالة لمعالجة العمل الورقي.

ويبدو منظر طاولات المكاتب التي تتراكم وتتكدس عليها الأوراق منظراً مألوفاً في الكثير من المكاتب، ويجد الناس أعذاراً كثيرة لترك الأوراق تتراكم وتتكدس على طاولات مكاتبهم، حيث يعتقد البعض أن منظر مثل هذه الطاولات يولد لدى الناس الآخرين الانطباع بأن هذا الشخص يجب أن يكون مشغولاً جداُ، بينما يقنع البعض الآخر نفسه بأن ليس لديه الوقت الكافي لترتيب طاولة مكتبه، كما يعتقد البعض أن وجود الورق في مكان سهل الوصول إليه هو أفضل سبيل للعمل.

الأزمات :

ينص قانون (ميرفي) على أنه "إذا كان ممكناً لشيء أن يكون غير صحيح فسوف يكون".  وإذا كنت ممن يجد نفسه غالباً في مثل هذا الموقف فإنه يلزمك اتخاذ إجراء حاسم للسيطرة على مضيع الوقت الأساسي هذا.  ولايتوجب فحسب إيقاف باقي الإعمال وقت معالجة أزمة معينة، بل يتم في الغالب إضاعة الكثير من الوقت في محاولة التأقلم مع أداء العمل الذي تمت مقاطعته.

لا يمكن القضاء على الأزمات بشكل كلي إلا أنه يمكن السيطرة عليها بالتخطيط السليم، وعند علمك أن أغلب الأزمات التي تمر بها إنما تكون بسبب شخص أو عمل او تاريخ انتهاء معين -فيمكنك توقع تلك الازمات واتخاذ الإجراءات المناسبة لمنع حدوثها.

انتظار الآخرين :

يجب عليك التخطيط لأعمالك حتى لا تضيع الوقت في انتظار الآخرين، فبدلاً من إضاعة الوقت في الانتظار لمقابلة رئيسك أو لإجراء أو استقبال مكالمة هاتفية، ربما كان بإمكانك إنجاز العديد من الأعمال التي قد لا يستغرق أداؤها دقائق معدودة.

وإذا كان لزاماً عليك الذهاب إلى مكتب آخر للحصول على بعض الأشياء، يمكنك الاتصال بذلك المكتب هاتفياً وإبلاغهم أن يقوموا بتجهيز تلك المعلومات حتى تكون جاهزة عند حضورك، كما يمكنك التخطيط لاستخدام آلة التصوير في أوقات غير أوقات الذروة ; كي تستطيع تفادي إضاعة الوقت في انتظار وصول دورك.

وعند علمك بحتمية الانتظار فإنه يجب عليك اصطحاب بعض الأعمال الخفيفة حتى يمكنك استغلال وقت الانتظار في أداء شيء مثمر، فقد يكون من الممكن تصحيح تقرير أو قراءة بعض الملاحظات المختزلة لمحضر الاجتماع الذي كنت قد حضرته، كما يمكنك وضع الخطوط العريضة لوسيلة إيضاح مساعدة أو أن تقوم بالتخطيط لجدولة أعمالك لليوم التالي.

التأجيل :

يغلب على الكثير من الناس تأجيل القيام بأداء بعض الأشياء من حين لآخر، وعادة ما يتم تأجيل الأشياء التي تبدو معقدة أو صعبة أو غير شيقة، وبالرغم من أن التأجيل صفة إنسانية فإنه قد يصبح خطراً من أخطار المهنة.

تفويض العمل :

يحدد منصبك المدى الذي يمكنك الوصول إليه فيما يتعلق بتفويض العمل، وفي حالة إشرافك على عدد من موظفي السكرتارية أو الكتبة الآخرين يجب عليك قضاء وقتك في أعمال تحتاج إلى خبرتك، وأن تفوض إلى الآخرين الأعمال التي قد يتساوون في التأهيل الجيد للقيام بها.  كذلك يجب عليك بدلاً من السعي لحل مشاكل الآخرين -أما تطوعاً أو عن غير قصد -أن تحثهم وتشجعهم على إظهار عنصر المبادرة في الوصول إلى الحل.  ولا شك في أن حل مشاكل الآخرين قد يولد لديك الشعور بالأهمية، إلا أنه يأخذ من وقتك الذي أنت في حاجة إلى قضائه في أداء أعمالك، كما أنه يحرم الآخرين من فرص التطور.

وفي حالة اعتماد كثير من التقارير والوثائق الأخرى التي تقوم بإعدادها على بيانات يقوم بإعدادها زملاء آخرون، فإنه يجب عليك عدم إضاعة الوقت في التأكد من صحة عملهم، وعندما لا تتوافر لك السلطة على أولئك الذين عادة ما يقومون بتزويدك بالبيانات الخاطئة أو الناقصة، فربما لزمك مناقشة ذلك مع رئيسك المباشر.

الدورات الحياتية :

يوجد لدى أغلب الناس أوقات خلال اليوم أو أيام الأسبوع العادية يكونون فيها قادرين على الإنتاج بدرجة عالية، وأوقات أخرى يبدون فيها وكأنهم غير قادرين على الإنتاج سوى الشيء القليل فقط.  ويعمل بعض الناس بشكل جيد في الصباح، بينما يكون البعض الآخر في قمة إنتاجيتهم في المساء، ويواجه بعض الناس صعوبات في البدء بالعمل في أيام معينة كصباح يوم السبت أو اليوم الأول من أيام العمل بعد الإجازة، كما يواجه البعض الآخر صعوبات في أداء أعمال تفصيلية لفترات ممتدة من الوقت.

ويجب عليك أن تكون مدركاً لدورة إنتاجيتك وأن تخطط كلما كان ممكناً، لأن تعمل وفق هذه الدورة.  فإذا كنت من الأشخاص الذين ينتجون في المساء، فلربما كان في استطاعتك بدء يومك بأداء المهام الروتينية والمهام الخفيفة الشيقة المحببة إليك والانتظار إلى أن يحل المساء للقيام بالأعمال الصعبة والشاقة، وربما لزمك أن تضع جدول أعمالك بطريقة تمكنك من التبديل بين المهام الصعبة والمهام البسيطة السهلة.

وقد لا تتوافر لك المرونة الكافية التي تساعدك على ترتيب جدول أعمالك بالشكل الذي يمكنك من أداء مهام معينة في الوقت الذي تكون فيه إنتاجيتك مرتفعة من ذلك اليوم، ولكن حصولك على الراحة اللازمة، وتناول الوجبات المتزنة والمنظمة أو أداء التمارين المناسبة -ذلك كله سيساعدك على أن تكون مستعداً جسدياً ونفسياً للأداء بأعلى مستويات طاقتك في كل الأوقات.

المهام المتكررة:

إن من أعظم فرص توفير الوقت التي يتم تجاهلها هي إمكانية تطوير نظام (روتين) معين لإنهاء الأعمال والمهام، التي يتكرر حدوثها في المكتب كل يوم.  فيمكن إنجاز المهام المتكررة في كثير من المنظمات باستخدام أجهزة معالجة الكلمات أو الحاسبات الآلية، كما أن السكرتير الواعي هو ذلك الذي يكون مواكباً للتجهيزات التي يستطيع الوصول إليها.

الاسترخاء:

يستطيع أغل الناس أن ينجزوا بشكل أكبر عندما يكونون مسترخين، منهم عندما يكونون متوترين ومشدودي الأعصاب أو متعبين.  ويمكنك القيام بعدة أشياء لتساعدك على الاسترخاء.

التفكير:

يعتقد البعض مخطئين أن وقت التفكير إنما هو وقت ضائع، وغالباً ما تؤدي بضع الدقائق التي تمضيها في التفكير في الطريقة الأكثر كفاءة لأداء المهمة، إلى التقليل من كمية الوقت اللازم لإنهائها.  وتشجع كثير من المنظمات موظفيها على التفكير وذلك عن طريق صرف مكافآت مالية للذين يقترحون طرقاً أفضل وأكثر كفاءة للأداء.

وغالباً ما يعتبر الموظفون الذين يقضون أوقاتا لا بأس بها في التفكير الإيجابي البناء أنهم الموظفون الأكثر إنتاجية في المنظمة، وكسكرتير فإنه يجب عليك تنمية عادة التفكير قبل الشروع في العمل، فقبل أن تبدأ في نسخ رسالة فكر أولاً في عدد النسخ التي تحتاج إليها، وقبل أن تبدأ في نسخ جداول إحصائية فكر في أفضل طريقة لترتيب هذه الجداول.

سجل الوقت:

قبل أن تتمكن من استغلال واستخدام وقتك بكفاءة أفضل، يجب عليك تحديد الكيفية التي تستغل بها وقتك الآن، ويساعدك الاحتفاظ بسجل الوقت على تحديد ما إذا كان يتم قضاء وقتك في أداء المهام الناشئة عنك أم أنه يتم قضاؤه في أداء تلك المهام التي يطلبها منك رئيسك أو زملاء العمل، أو التي يطلبها أناس آخرون لهم علاقة بالعمل.

ويجب عليك الاحتفاظ بسجل للوقت وذلك لمدة أسبوع على الأقل، وأن تسجل فيه كل ما تفعله في كل دقيقة من كل يوم.  وقد يتكرر الاعتراض بأن "ليس لدي الوقت الكافي للاحتفاظ بسجل مفصل للوقت"، إلا أنه بدون تسجيل كافة النشاطات التي تقوم بها، (مثل إجراء المكالمات الهاتفية أو الرد عليها، وتلقي الرسائل الإملائية، والإجابة عن الاستفسارات).

ملاحظة: التنظيم الأسبوعي أفضل من اليومي لأنه يتيح لك مواجهة الطوارئ والتعامل معها بدون أن تفقد الوقت لتنفيذ أهدافك وأعمالك.

معوقات تنظيم الوقت :

المعوقات لتنظيم الوقت كثيرة، فلذلك عليك تنجنبها ما استطعت ومن أهم هذه المعوقات ما يلي:

• عدم وجود أهداف أو خطط.

• التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.

• النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدون ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.

• مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لاباقة، لذى عليك أن تتعلم قول لا لبعض الامور.

• عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.

• سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.

خطوات تنظيم الوقت :

هذه الخطوات بإمكانك أن تغيرها أو لا تطبقها بتاتاً، لأن لكل شخص طريقته الفذة في تنظيم الوقت المهم أن يتبع الأسس العامة لتنظيم الوقت. لكن تبقى هذه الخطوات هي الصورة العامة لأي طريقة لتنظيم الوقت.

·        فكر في أهدافك، وانظر في رسالتك في هذه الحياة.

·        حدد أهدافاً لكل دور، وليس من الملزم أن تضع لكل دور هدفاً معيناً، فبعض الأدوار قد لا تمارسها لمدة، كدور المدير إذا كنت في إجازة.

·        نظم، وهنا التنظيم هو أن تضع جدولاً أسبوعياً وتضع الأهداف الضرورية أولاً فيه، كأهداف تطوير النفس من خلال دورات أو القراءة، أو أهداف عائلية، كالخروج في رحلة أو الجلوس في جلسة عائلية للنقاش والتحدث، أو أهداف العمل كاعمل خطط للتسويق مثلاً، أو أهدافاً لعلاقاتك مع الأصدقاء.

·        نفذ، وهنا حاول أن تلتزم بما وضعت من أهداف في أسبوعك، وكن مرناً أثناء التنفيذ، فقد تجد فرص لم تخطر ببالك أثناء التخطيط، فاستغلها ولا تخشى من أن جدولك لم ينفذ بشكل كامل.

خلاصة :

يعتبر الوقت بضاعة نفيسة، ويحتاج السكرتير كغيره، لأن يكون مدركاً للأشياء العديدة التي يمكن لها أن تتدخل وتحول دون استخدامه لوقته بشكل مثمر.  ويمكن قضاء وقت غير ضروري في المكالمات الهاتفية والاجتماعات مع المشرف وزملاء العمل وكذا مع الآخرين من خارج المنظمة، دون أن يكون هناك حاجة إلى ذلك.  كما يمكن إضاعة الوقت عندما يكون السكرتير غير مؤهل تأهيلاً جيداً، أو غير مرتاح أو غير منظم، كذلك يمكن إضاعة الوقت نتيجة عدم تفويض العمل وعدم وضع نظام معين للإجراءات التي يمكن اتباعها لإنهاء الأعمال المتكررة وكذلك التأجيل.

ويجب على السكرتير إتباع خطة واضحة في محاولة التقليل من مضيعات الوقت أو القضاء عليها، وبالتالي زيادة إنتاجيته.  ومن الواجب الاحتفاظ بسجل مفصل للمهام التي قام بأدائها خلال اسبوع، حيث يمكن للتحليل الدقيق للمهام والوقت المنصرف في أدائها أن يساعدك على إيضاح مضيعات الوقت وينتج عنه خطة عمل يمكن الأخذ بها لاستغلال الوقت بحكمة.

المراجع

(1412 هـ / 1991 م). تأليف إيميت ن . ماكفرلاند، إراءات السكرتارية ، إدارة المكاتب والأنظمة الآلية .

جيفري ماير. (بلا تاريخ). النجاح رحلة.

يوجين جريسمان. (بلا تاريخ). فن إدارة الوقت.

إعداد الطالبة:

أبرار آل اسماعيل