الجوانب القانونية والمالية في عمل السكرتير
مقدمة
تقوم معظم الشركات والوكالات لتأمين احتياجاتها من الخبرة والمشورة
القانونية، إما بتوظيف المحامين وبالتالي يعتبرون جزءاً لا يتجزأ من موظفي تلك
الجهات، أو بالاستعانة (عن طريق التوكيل) بأحد المكاتب الاستشارية المتخصصة في
المجالات القانونية. ولابد للسكرتير من التعرف على الحالات والأوضاع الخاصة، التي
تتطلب منه أو من رئيسه طلب الرأي والمشورة من المراجع القانونية المتوافرة للشركة
أو الجهة.
التوقيع
نيابة عن الرئيس
قد يعطى السكرتير أحيانا صلاحية التوقيع نيابة عن رئيسه على بعض
المراسلات والنماذج، إلا أنه لا يجوز له أن يفترض أن له مثل هذه الصلاحية دون
موافقة رئيسه.
وعندما يعطي الرئيس سكرتيره صلاحية التوقيع نيابة عنه على مراسلات
المكتب، فيصبح السكرتير بموجب "القانون العام" وكيلاً رسمياً للرئيس،
وبعبارة أخرى يصبح شخصاً لديه صلاحية عقد الصفقات والالتزامات نيابة عن الرئيس،
أما الأطراف الأخرى بصورة عامة فينظرون إلى الرئيس على أنه هو المسؤول الأول
والأخير أمام القضاء عن جميع تصرفات السكرتير.
وللشخص أو الجهة التي تتسلم المراسلات الموقعة من قبل السكرتير نيابة
عن الرئيس –الحق في افتراض أن الرئيس وكذلك الشركة مسؤولان رسمياً عن جميع
الالتزامات المترتبة على تلك المراسلات، ويكون الرئيس بذلك ملزماً باحترام وتنفيذ
العقود والالتزامات الواردة في المراسلات الواردة حتى لو احتوت على أخطاء وقع بها
السكرتير، ومالم تتفق كافة الأطراف المعنية على إلغاء العقود أو إنهاء الخلافات،
أو إثبات أن توقيع السكرتير كان بنية الغش والتزوير – فإن الرئيس والشركة على
السواء مسؤولان أمام القضاء عن تلك العقود، وبالتالي الالتزام باحترامها وتنفيذها.
ويجب على السكرتير قراءة كافة المراسلات وتحري صحتها ودقتها قبل
توقيعها نيابة لاعن الرئيس، وعليه ألا يوقع على أي وثيقة أو عقد ما لم يكن متأكداً
من أن الرئيس نفسه كان سيقوم بالتوقيع لو كان حاضراً.
ولا يعطي الرئيس في العادة سكرتيره صلاحية التوقيع نيابة عنه على
الأوراق التي يترتب عليها التزامات مالية وقانونية كبيرة، وإنما تكون هذه الصلاحية
في الغالب بالنسبة للأوراق العادية (الروتينية). وعليك كسكرتير عدم التوقيع على
أوراق تشكل مصدراً لقلق وإزعاج الرئيس، أو ترتب على الشركة قضايا مالية وقانونية
كبيرة. افترض على سبيل المثال أنك أعطيت صلاحية التوقيع نيابة عن رئيسك على
النماذج الخاصة بالإبلاغ عن تغيب الموظفين، وكذلك التوقيع على النماذج الخاصة
بكشوف مصروفات الموظفين – فلو طلب منك أحد كبار الموظفين عدم إدراج اسمه في كشوف
الغياب، أو طلب منك التوقيع نيابة عن الرئيس على كشف غير صحيح لإدراج بعض مصروفاته
كمبالغ معفاة من الضريبة، يجب عليك أن ترفض التوقيع. إن تجاهلك لصلاحية التوقيع في
الحدود المسموح بها، قد يؤدي إلى مضايقة الرئيس عند استدعائه من قبل مصلحة الضرائب
لسؤاله عن الموضوع.
ويتم التوقيع نيابة عن الرئيس بعدة أشكال، إلا أن أكثرها استخداماً هو
أن يكتب السكرتير اسم رئيسه في المكان المخصص للتوقيع، ثم يضع توقيعه أسفل ذلك
وكتابة كلمة "السكرتير".
المسؤوليات
المالية للسكرتير
تعتبر إدارة الأموال والإشراف عليها من أصعب الأمور وأدقها، ذلك أن
المال (النقود) من أكثر أشكال الموجودات عرضة لسوء التصرف والاستخدام. فإذا كان
عملك يتضمن القيام ببعض العمليات النقدية أو الرقابة عليها، فعليك دوماً أن تحتفظ
بالوثائق والأدلة الكاملة التي تثبت حسن تصرفك، وضمان عدم تعرضك للشك في أمانتك وكفاءتك.
وتعتبر إدارة المحاسبة في معظم الشركات الكبيرة هي الإدارة المسؤولة
عن مسك وحفظ الدفاتر والسجلات المالية فيها، وقد تتضمن وظيفة السكرتير في بعض
شركات الأشخاص مسؤوليات وواجبات مالية خصوصاً العمليات المتعلقة بإيداع الأموال في
البنوك، وقيد متابعة الإشعارات المدينة والدائنة التي ترسلها البنوك إلى تلك
الشركات.
وحتى في الشركة الكبيرة قد يتولى مدير واحد الرقابة على نظام الصرف،
فرواتب كبار الموظفين في بعض الشركات على سبيل المثال لا يعرفها سوى الرئيس،
ولضمان سرية المعلومات عن رواتب هؤلاء الموظفين قد يحتفظ الرئيس بسجل خاص يكون تحت
سيطرته ورقابته. أما السكرتير فيقتصر دوره على كتابة بعض الشيكات التي يتم توقيعها
من الرئيس، وكذلك إجراء التسويات اللازمة مع البنك.
أما واجبات ومسؤوليات السكرتير بخصوص نظام الشيكات وصندوق المصاريف
النثرية، فنتناولها فيما يلي:
الودائع:
إن جميع الأموال النقدية وكذلك الشيكات التي يتم استلامها يجب أن تودع
في البنوك بأسرع ما يمكن، كما أن الأموال التي تحويها تلك الشيكات يصعب استخدامها
أو التصرف بها قبل قبض قيمتها من قبل البنك.
تظهير
الشيك:
عند الرغبة في صرف الشيخ يقوم صاحبه بتظهيره (تجبيره)، وذلك بالتوقيع
على ظهر الشيك وكتابة اسمه أسفل التوقيع. وبعد تظهير الشيك يمكن له أن يقبض قيمته
نقداً أو يودع القيمة لحسابه في البنك، أو تحويل القيمة لأمر شخص آخر أو جهة آخرى.
ويعني التوقيع على ظهر الشيك أنه تم قبض قيمته من قبل صاحب التوقيع، أو أنه قام
بتحويل المبلغ لأمر شخص آخر. وتأخذ عملية تظهير الشيكات ثلاثة أشكال هي:
1)
التظهير على بياض (فارغ).
2)
التظهير الكامل (الاسم كاملاً).
3)
التظهير المحدد.
الشيكات
المؤجلة:
عليك كسكرتير أن ترفض استلام شيك مؤجل ما لم تحصل على موافقة الرئيس،
ذلك أن الشيك المؤجل لا يقبل به البنك لأغراض الصراف أو الإيداع إلا في التاريخ
المحدد على الشيك، ولا يمكن البت فيه إلا في ذلك التاريخ.
كتابة
الشيكات:
عند عدم توفر آلة لإعداد وتجهيز الشيكات، فعليك في هذه الحالة إما
كتابتها بواسطة الآلة الكاتبة، أو بخط اليد –شريطة أن يكون بالحبر، ذلك أن كتابة
الشيكات بالرصاص (المرسم) أو بالحبر الذي يسهل إزالته تجعلها عرضة للتغيير
والتزوير بسهولة. وعند الوقوع في أي خطأ أثناء كتابة الشيك، عليك تغيير بشيك جديد
وعدم اللجوء إلى عملية المحو أو الشطب سواء في الكلمات أو الأرقام الحسابية
الموجودة على الشيك، ولا تنس أن الشيك المظهر على بياض (فارغ) لا يجوز التوقيع على
ظهره.
وقف
صرف الشيكات:
عند فقدان الشيك أو سرقته، يمكن لصاحب الشيك التقدم إلى البنك بطلب
وقف صرفه عند تقديمه للبنك، وعليه في هذه الحالة أن يعبئ نموذجاً خاصاً لطلب وقف
الصرف، ومن أهم البيانات التي يحتويها نموذج طلب وقف الصرف ما يلي: (رقم حساب
العميل، وتاريخ الطلب، ورقم الشيك المفقود، وتاريخ الشيك، وقيمة الشيك، واسم
الطالب وتوقيعه ...الخ) ويجب أن يكون توقيع الطالب مطابقا لتوقيعه على الشيك
المفقود، وتتقاضى البنوك في العادة أجراً معيناً مقابل وقف الصرف.
مذكرة
التسوية مع البنك:
تعتبر التسوية مع البنك عملية مهمة إذ تعني مطابقة الرصيد في سجلات
العميل مع الرصيد المبين في كشف الحسابات الذي يرسله البنك، ومن النادر أن يتطابق
هذان الرصيدان، حيث أن هناك بعض الشيكات التي كان قد تم تحريرها ولم تقدم بعد إلى البنك،
كما أن هناك بعض الودائع المقدمة إلى البنك في وقت متأخر أو تكون مرسلة بالبريد،
ولم يتم تسجيلها في حسابات ودفاتر البنك وقت إعداد كشف الحساب. وقد يقتطع البنك بعض المبالغ كعمولات وأجور
تحصيل ويقوم بتقييدها في الدفاتر، إلا أنه لم يتمكن من إرسال إشعاراتها إلى العميل
إلا في أوقات متأخرة. كما أن بعض الأخطاء في عمليات القيد والتسجيل قد تحصل، إما
من قبل المودع أو البنك نفسه.
صندوق
المصاريف النثرية:
تتم
معظم مدفوعات الشركة بواسطة الشيكات ولتجنب التأخير الذي يمكن أن يحصل في كل مرة
عند إعداد الشيك لأجل دفع بعض المبالغ البسيطة، تلجأ معظم الشركات إلى تكوين صندوق
خاص يسمى "صندوق المصاريف النثرية" يستخدم لدفع المصاريف البسيطة كأجور
أرسال مادة أو شيء ما إلى مكان قريب، أو قيام الرئيس بدعوة أحد عملاء الشركة إلى
العشاء ...الخ. وعلى الرغم من أن المبالغ التي تخصص لصندوق المصاريف النثرية تكون
في العادة ضئيلة، فإن الإدارة تفضل دوماً هذا الأسلوب الذي يمكنها من وضع يدها
بصورة مباشرة على بضع مئات من الدولارات.
حفظ السجلات
بالرغم من تعدد الأسباب الداعية إلى حفظ الأوراق والوثائق المالية
لفترات زمنية طويلة، فإن السبب الرئيسي هو سبب قانوني (نظامي) فالقوانين (في
الولايات المتحدة) تقضى بحفظ بعض الأوراق لفترات زمنية معينة، والبعض الآخر يحفظ
حفظاً دائماً. وتحتم قوانين الدخل والضريبة حفظ كشوف الدخل وكشوف المصروفات لفترات
زمنية طويلة، ولهذا فقد لجأت حكومة الولايات المتحدة إلى إصدار أدلة خاصة بالوثائق
والأوراق التي يجب حفظها والمدد التي تحفظ خلالها. وتعتبر هذه الأدلة هامة لعمل
السكرتير في مجال حفظ الأوراق والملفات.
وتضع جميع الولايات المتحدة أنظمة وتعليمات معينة بخصوص مدد الحفظ
والقيود المفروضة على استخدام الوثائق وتداولها، وتوضح هذه الأنظمة المدد التي يجب
الاحتفاظ بالوثائق خلالها للرجوع إليها في حالات الخلاف أمام القضاء، وتسقط بعد
هذه المدة الحقوق القانونية المترتبة على تلك الوثائق.
وتضع جميع الشركات الكبيرة لوائح داخلية لمدد الحفظ لمواجهة المتطلبات
القانونية والاحتياجات الخاصة بتلك الشركات، وإذا كنت تعمل في شركة لديها لائحة
داخلية للمحفوظات فعليك دراستها بعناية مع رئيسك.
التخلص من المعلومات السرية
قد تصبح بعض
الأوراق الخاصة بالموظفين وكذلك بعض البيانات والمعلومات المالية، ومستخرجات
الحاسب الآلي، وقوائم العناوين، وبعض الأنواع الأخرى من البيانات – قد تصبح قديمة
وعديمة الجدوى للشركة. إلا أن كشف أسرار تلك المعلومات ووقوعها في أيدي الشركات
المنافسة أو أشخاص من خارج الشركة – قد يترتب عليهما آثار سيئة للغاية، ولهذا يجب
على السكرتير أن يحافظ على أسرار البيانات والمعلومات سواء كانت هذه المعلومات
نشطة (متداولة) أو غير نشطة (خاملة).
لقد أصبح التجسس
على المعلومات والبيانات حقيقة لا يمكن إنكارها، سواء بالنسبة للبيانات والمعلومات
الحكومية أو للمؤسسات وشركات القطاع الخاص. ولهذا فعند عدم الحاجة إلى بعض
المعلومات السرية، يجب إتلافها والتخلص منها بطريقة تمنع تسربها، ذلك أن الكثير من
موظفي الشركة وغيرهم من الأشخاص يمكنهم الوصول إلى سلة المهملات، والاطلاع على ما
تحويها من وثائق وأوراق قد تحوي معلومات سرية. كما أن إحراق تلك الأوراق داخل
المكاتب هو أمر غير عملي، أو غير مسموح به لدى الكثير من الجهات. ولهذه الأسباب
أصبحت آلات إتلاف الأوراق ضرورة ملحة في مكاتب اليوم. أما بالنسبة لبطاقات الميكروفيش
والأشكال الأخرى من المصغرات الفيلمية، فيمكن التخلص منها بطرق كيماوية، أو بواسطة
بعض الأجهزة الخاصة بإتلاف البطاقات.
وعند الرغبة في
التخلص من الوثائق السرية يجب – بالإضافة إلى إتلاف أصول تلك الوثائق – الحرص على
إتلاف صورها ومسوداتها ونسخها الكربونية، وأشرطة الآلة الكاتبة التي استخدمت في
نسخها، وكذلك إتلاف أي ملاحظات مكتوبة بالاختزال ...الخ.
أما الأشرطة والأقراص المغناطيسية المسجلة عليها المعلومات والبيانات
السرية فيجب حفظها بطريقة آمنة داخل خزائن خاصة يمكن قفلها، ولا يمكن لغير الأشخاص
المصرح لهم بالوصول إليها، وعند عدم الحاجة إلى تلك البيانات والمعلومات يجب مسحها
من على أشرطة وأقراص التسجيل.
الخصوصية
لقد انتشر خلال السنوات العدية الماضية الاهتمام بمبادئ السرية
والخصوصية والمحافظة على البيانات والمعلومات المتعلقة بالموظفين، وقد ترتب على
الإجراءات التي تمارسها الشركات بخصوص جمع المعلومات والبيانات الخاصة بموظفيها وكيفية
المحافظة عليها، والبث الانتقائي لها – الكثير من القضايا القانونية الخطيرة.
وإذا كنت تعمل سكرتيراً في إحدى الشركات التي يتوافر فيها سياسة
مكتوبة بخصوص المعلومات والبيانات الخاصة بالموظفين، فمن الضروري التعرف على تلك
السياسة والالتزام بتطبيقها.
وإذا لم يتوفر لدى الشركة مثل هذه السياسة فعليك كسكرتير عند نشر أي
معلومات أو بيانات الحصول على موافقة رئيسك، وبالتالي عدم السماح لأي شخص بالاطلاع
على الملفات والأوراق إلا بموافقة الرئيس. ولا تنس أن الكشف عن بعض أنواع من
البيانات والمعلومات قد يترتب عليه بعض الإجراءات والقضايا القانونية ضد الشركة.
تحذيرات
(أخذ الاحتياطات)
إن أي إجراء تتخذه كسكرتير قد يزج بالشركة في مسائل وقضايا قانونية
ومالية كثيرة، فهناك الكثير من الأمور التي تبدو في ظاهرها أنها سهلة وبسيطة،
ولكنه يترتب عليها فيما بعد قضايا قانونية قد تكون خطيرة، فلو افترضنا على سبيل
المثال أنك تعمل في دائرة حكومية قامت بنشر المناقصات الخاصة بشراء بعض الآلات
والأجهزة المكتبية، وقد كلفتك باستلام عروض المناقصات وتسجيلها. وكما هو معروف فإن
المناقصة تقضى بضرورة تسليم العطاءات بتاريخ وساعة معينين، وعليك في هذه الحالة أن
تكون دقيقاً في استلام العطاءات وقيدها في مواعيد استلامها، ذلك أن الخطأ في القيد
ولو لبعض ساعات أو حتى دقائق قد يترتب عليه مسائل قانونية ومالية ذات أهمية بالغة.
وهناك بعض الحالات التي يتصرف فيها السكرتير بحيث يترتب عليه أن تتحمل
الشركة دفع المبالغ البسيطة، دون وجود عقد نظامي بين الشركة والمتعهد. وإذا كان من
ضمن عملك كسكرتير التوقيع على استلام بعض الأشياء أو المواد أو اتخاذ إجراء
بشأنها، فعليك التزام الحذر في ذلك. وحتى لو كان لك صلاحية استلام المواد والأشياء
فعليك عند الشك في مادة ما رفض استلامها، وإذا اعتقدت وجود خطأ ما كالنقص أو التلف
يفضل عند التوقيع بالاستلام كتابة العبارة التالية: "تم الاستلام دون
فحص".
الخلاصة
على الرغم من أنه لا يتوقع من السكرتير أن يكون رجل قانون، فإن عليه
دوماً أن يكون على معرفة بالأمور والمسائل القانونية المترتبة على قيامه بأعماله
وواجباته الاعتيادية، وعليه دوما أن يتخذ الاحتياطات اللازمة لتجنب الوقوع في
الأمور التي يترتب عليها المساءلة فيما بعد أو ينتج عنها الشك في أمانته وإخلاصه.
وعليه أيضاً أن يكون حريصاً على عدم فعل الأشياء أو اتخاذ الإجراءات التي تضع
رئيسه أو شركته في مواقف محرجة قد ينجم عنها التزامات قانونية ومالية كبيرة.
المراجع
إيميت ن. ماكفرلاند. (1412هـ / 1991م). إجراءات
السكرتارية، إدارة المكاتب والأنظمة الآلية .
موقع جامعة الملك سعود
إعداد الطالبة :
فاطمة علي الصادق
تم الاطلاع
ردحذف