تقنيات المكتب

كتبت:

مرام المطيري

سُكينة غزوي

التقنيات المكتبية الحديثة

دخلت التقنيات المكتب الحديث بأنواعها المختلفة فلم تعد الاله الكاتبة وحدها في خدمة العمل المكتبي بل استخدمت أيضاً اجهزة وآلات اخرى كثيرة ومتنوعة ، كالاجهزة الهاتفية والبرقية وأجهزة نقل وتداول الأوراق داخل المنظمة ، وأجهزة الوارد والصادر ، وأجهزة حفظ المعلومات والأوراق ، والآلات الحاسبة، وأجهزة الاستنساخ والتصوير ..الخ ، كما بدأت الكثير من المنظمات الحكومية والمؤسسات التجارية في استخدام الأجهزة المكتبية الحديثة كأجهزة معالجة الكلمات والبيانات، ولم يعد احد يتصور مكتباً حديثاً يعتمد على الوسائل والأدوات التقليدية في أداء وظائفه المكتبية، خصوصاً وأننا نعيش عصراً يتسم بالسرعه والتقنيات الحديثة، وتزايد المعرفة في مختلف مناحي الحياة.

وينظر المكتبيون الى التقنيات المكتبية كعنصر مهم  جداً يكون مع الموظفين.

فوائد التقنيات المكتبية :

١- سرعة إنجاز الاعمال المكتبية ، خصوصاً الاعمال الروتينية التي تتكرر على وتيرة واحدة باستمرار، وتقوم الآله بهذه الاعمال بسرعة تفوق كثيراً سرعة الانسان.

٢-دقة الأداء وإتقان العمل ، لدرجة تصل حد انعدام الخطأ أو التلفيات في المواد، بعكس الحال بالنسبة للإنسان الذي يتعرض بطبيعة الحال الى الإرهاق والتعب فتنخفض دقة أدائه واتقانه للأعمال وتكثر أخطاؤه وبالتالي زيادة التكلفة نتيجة لكثرة التلفيات الحاصلة .

٣-تحقيق وفورات اقتصادية معتبرة اذا ما أحسن اختيار الآلات وأحسن استخدامها.

٤-قوة التحمل للعمل المتواصل ، حيث تمتاز الآلات عن الانسان بقوة التحمل والعمل لساعات طويلة متواصلة دون تعب او ملل.

٥-تحسين أساليب الاتصالات الإدارية والمكتبية ، فبالإضافة الى السرعة والدقة في اداء العمل ، فإن الآلات المكتبية تضمن المحافظة على سلامة أوعية المعلومات من التلف والعبث والضياع.

عيوب التقنيات المكتبية : 

١- قلة المرونة ، فلكل آلة وظائف محددة وعمليات تقوم بها لا يمكنها أن تتعداها.

٢- التعرض للكسر والتلف ، فقد يؤدي كسر أحد أجزاء الآلة الى توقفها عن العمل وبالتالي توقف بعض الاعمال في المنظمة.

٣- تتطلب الآلات والأجهزة المكتبية موظفين مدربين ومتخصصين ، إذ يتطلب بعضها مهارات يصعب تكوينها او اكتسابها في وقت يسير .

٤- تحتاج الآلات الى صيانة دائمة للمحافظة على استمرارها وصلاحيتها في العمل ، هذا بالإضافة الى حاجتها للوازم وأدوات خاصة لتشغيلها.

٥- إن اقتناء الآلات يتطلب إنفاق مبالغ كبيرة ، وإذا لم تساهم هذه الآلات في زيادة الانتاج وتحسين الأداء والخدمات فإنها تشكل خسارة مالية كبيرة بل قد تؤدي الى تعقيد إجراءات العمل.