كتبت:
خلود خبراني.
أنا
والبريد
قائمة
المواضيع:
·
المراسلات الواردة والصادرة.
·
تعريف الاتصال.
·
اقسام البريد.
·
إجراءات البريد الوارد.
·
إجراءات متابعة البريد.
·
إجرات البريد الصادر.
المـراسلات الواردة والصـادرة
إن الإشراف
الكامل على بريد المؤسسة الوارد والصادر عامل هام لأمن معلوماتها ،
وسلامة
محفوظاتها ، وسرعة وصول الأوراق إلى المختصين ، لإجراء اللازم فيها.
وفي المؤسسات الصغيرة يقوم موظف واحد أو اثنان
باستلام البريد الوارد ،
وتصدير البريد الصادر، وتصنيف الأوراق وحفظها في الملفات،
ويتم ذلك كلهم
بسرعة إذ يتم تسليم البريد الوارد في الحال، كما يتم تصدير الرسائل
بسرعة، وتحفظ
الأوراق يوماً بيوم وفي المؤسسات الكبيرة يقوم إشراف الموظف أو أكثر
بإنجاز
عملية واحدة وتكون جميع هذه العمليات تحت إشراف مدير المحفوظات.
تنقسم
المراسلات إلى:
مراسلات
داخليه: وهي المراسلات بين قسم من المشأه وأخرى داخلها أو بين مسئول وآخر أو
بين مسئول وباقي فروع المنشأة والتي أيضا تعتبر داخلية.
مراسلات
خارجية: وهي المراسلات بين المنشأة وأطراف أخرى في منشآت خارجية .
تعريف الاتصال
وهو نقل وتبادل المعلومات
والبيانات المفهومة والمفضية إلى تحقيق هدف معين بين طرفين، ولما كان الاتصال
عنصراً أساسياً في العملية الإدارية، حتى عرفت الإدارة هي عملية الاتصال ذاتها،
فالاتصال ضرورة أساسية للحياة، وعن طريق إرسال واستقبال المعلومات، حيث حددت
مكونات عملية الاتصال من المرسل، القناة الناقلة، المستقبل، والمعلومات المرتدة.
والاتصال موجود منذ أن وجد الإنسان، وإلا ما استمرت الحياة، وتعددت أشكال
الاتصال، حيث على نمط معين من الاتصال، وعند ظهور اللغة، وبالتالي المخاطبة انبثقت
مجالات رحبة في عملية الاتصال، إذ كانت الرسائل تتبادل شفهياً، وعند ظهور الكتابة
والورق أصبحنا أمام عصر جديد على إثره أصبحت المراسلات تتم بواسطة الأوراق
المحررة، كما أن تطور وسائل المواصلات ساهم في تطوير وتطور الاتصالات الكتابية بين
الشعوب والجامعات والمنظمات العامة والخاصة.
فالبريد هو أحد قنوات نقل المعلومات بين الأفراد والمنظمات، لذا يعتبر
البريد من المهمات الأساسية التي يقوم بها السكرتير، وقد يكون في بعض الجهات
الكبيرة موظفون مختصون للبريد، إلا أنه لابد للسكرتير من تحمل مسئولية معالجة
البريد.
وينقسم البريد كمهمة إلى ثلاث أنواع:-
1- بريد وارد.
2- بريد صادر.
3- متابعة البريد الوارد.
هذا ويمثل البريد الوارد كافة المكاتبات الورقية والمراسلات التي ترد
للمنظمة من غيرها من الجهات الأخرى التي تتعامل معها سواء كانت المنظمات أو
الشركات أو الأفراد، بينما يمثل البريد الصادر كل ما تعده من مكاتبات وتوجهه إلي
غيرها خارج المنظمة، أما المتابعات فيقصد بها متابعة البريد الوارد للتأكد من
اتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنه في الوقت المناسب والمحدد لإنهائها. وتستنفذ
إجراءات التعامل مع البريد الوارد والصادر جزء كبيراً من وقت وجهد الموظفين، مما
يتطلب وضع النظم وتحديد إجراءات العمل التي تكفل سرعة وسلامة الأداء مع الاهتمام
بتدريب الموظفين لرفع كفايتهم، وإزالة المعوقات التي من شأنها تأخير الإنجاز
وتعطيل العمل، ويختلف النظام المتبع من منشأة لأخرى، ويتوقف النظام المناسب علي
حجم المنشأة وعدد المكاتبات التي تتعامل معها.
وهناك مجموعة من القواعد العامة لإجراءات قيد وتسليم أوراق البريد الصادر
والوارد من أهمها:-
·
حتى يسهل متابعة أوراق
البريد الصادر والوارد يراعى بقدر الإمكان الإقلال من عمليات القيد ويحسن عدم إعطاء الخطاب
الوارد أو الصادر أكثر من رقم.
·
مراعاة تسليم الأوراق للمختص
في نفس يوم ورودها أو صدورها.
·
تبسيط الإجراءات
والإقلال من كثرة التأشيرات، وذلك بتجنب عرض الأوراق على أكثر من مسئول.
·
عند تسجيل الأوراق يراعى
إعطاء بيان واضح حتى يسهل متابعتها وتحديد المسئولية.
·
يراعي أن يبدأ ترقيم
الخطابات بأرقام مسلسلة من أول يناير من السنة،
·
ويستمر الترقيم المسلسل
حتى آخر ديسمبر من نفس السنة
المراسلات
الواردة:
يجب أن يعمل القسم على وصول المكاتبات إلى الإدارات المختلفة في وقت مبكر ، كما
يجب وضع النظام الذي يكفل المحافظة على مراسلات المنشأة وأموالها إذ قد يدر إليها
شيكات او حوالات بريدية وأشياء هامة او قيمة او حيوية .
الخطوات
الرئيسية للمراسلات الواردة :
- وصول
البريد للمنشأة : يستحسن أن تستأجر المؤسسة صندوق بريد في مكتب
التوزيع توضع فيه
المراسلات بمجرد وصولها ، وترسل المنشأة شخصا يحضر
المراسلات في وقت مبكر وعدة
مرات يوميا
- فتح البريد : ينبغي أن يعهد بمهمة فض البريد
إلى عدد من الكتبة تحت إشراف
موظف مسئول بالمنشأة ويستحسن حضورهم مبكرين عن باقي
الموظفين حتى يتمكنوا
من توزيع البريد عقب وصول الموظفين مباشرة . قبل البدء بفتح
المراسلات الواردة
من مكاتب البريد ويستوجب فحصها جيدا بحيث تتأكد صحة عنونتها
باسم المؤسسة
وفي حالة وجود إي مادة لا تخص المؤسسة تعاد إلى مكاتب البريد بأسرع
ما يمكن .
ويجب إلا تفتح الخطابات المكتوب عليها "خاص - Private
" او "شخصي - Personal
" او "سرى - Confidential
"
-
الرسائل المرسلة إلى المديرين أيضا يفضل عدم فتحها وترسل إلى المديرين أو السكرتير
العام او الخاص . الشركات الكبيرة تستخدم
آلات فتح البريد في عملها لفض الخطابات بسرعة .
- استخراج المكاتبات والمرفقات : تراجع المرفقات
بما هو مذكور بالرسائل ويتم التحقق من أن كل المرفقات التي ذكرت بالرسالة موجودة
وإلا فيبلغ الرئيس .
- وللتأكد
من عدم بقاء محتويات داخل الظروف تقوم بعض المنشآت بفتحها فتحا كاملا ، كما يمكن أن توضع الظروف على لوح من الزجاج
مظاء بمصباح كهربائي لرؤية ما بداخل كل مظروف .
- فرز الرسائل : تتم قراءة
سريعة لكل مكاتبة لتحديد الإدارة التي ترسل إليها ويمكن هنا استخدام الأرفف
المقسمة .
- التسجيل في دفتر الوارد : تقوم
كثير من المنشآت بتسجيل المراسلات الواردة في دفتر البريد الوارد يبين فيه رقم
الخطاب واسم المرسل وتاريخ الوصول والمرفقات وموجز لموضوع الرسالة ثم الإدارات او
الشخص الذي يتسلم المكاتبات.
- توزيع
المكاتبات على جهة الاختصاص : وهنا يتم إرسال المكاتبات إلى الإدارات المختلفة
للرد عليها ، ويجب وجود رقابة ونظام على المراسلات الواردة لتتبعها لضمان عدم
التأخر في إرسال الرد عليها.
ماهو الغرض الرئيسي من الاحتفاظ بهذا السجل؟
الغرض
الرئيسي من الاحتفاظ بهذا السجل هو التحقق من أن كل رسالة وردت إلى المنشأة قد
وصلت إلى جهة الاختصاص وان هذه الجهة قامت بالرد عليها او اتخذت ما يلزم بشأنه.
إرشادات
بخصوص المراسلات الواردة :
- تبين صحة العنوان على المظروف قبل فتحه لاحتمال وروده خطأ مع البريد.
- يفتح الظرف بإمساكه مقلوبا وفي الوضع الذي أدخلت فيه الرسالة ، ثم يدخل رأس
المقطع في الركن المباشر ، ويفضل من أعلاه مع الاحتراس من اتصال المقطع بمحتويات
الظروف حتى لا تمزقها.
- تقص
محتويات الظرف باحتراس حتى لا يسقط شيء منها ، ويعاين من الداخل لاحتمال بقاء شيء
به .
- إذا
كانت المكاتبة من اختصاص عدة جهات ، فيستخرج منها صورة لكل جهة او تحال على الجهة
الأكثر اختصاصا للتصرف فيها مع الجهات الأخرى .
بريد الشكاوى والبلاغات الواردة
تنقسم
الشكاوى الواردة إلى ثلاث درجات من الأهمية : -
- رسائل
ذات أهمية قصوى او تتصف بالسرعة وهذه تعرض على الرئيس شخصيا -
حسب وقته - او تودع
في حقيبة أوراقه الخاصة مرفقة بمظاريفها ، ليطلع عليها في
منزله ويبت في آمرها .
- شكاوى
او بلاغات تحتاج إلى بحث أو تحقيق من جهة الاختصاص فتحول إليها ،
ويحتفظ بمظاريفها
في حالة الشك في مصدرها او خلوها من إمضاء مرسلها .
- رسائل
لا تحتاج إلى اتخاذ إجراء بشأنها او غير ذات قيمة ، وتمثل العدد الأكبر من
الرسائل
الواردة ، ويحتفظ بها في ملفات بترتيب تواريخ ورودها ، لاحتمال الرجوع إلى بعضها
في حالة ورود نظير لها من مصادر مختلفة .
ويستحسن إيجاد جهاز محايد من ذوى الخبرة والدراسة القانونية ، لفحص الشكاوى ، تكون
له سلطة التحقيق مع المسئولين وإصدار القرارات بشأنهم وإخطار الشاكي بنتيجة معالجة
شكواه .
ولتصنيـف
الشكـاوى وتحليـل كـل صنـف منهـا فـائـدة حقيقيـة أهمهـا استخـلاص الإحصـاءات
والاقتـراحـات المـؤيـدة إلـى تصحيـح الأوضـاع الخـاطئـة.
إجراءات البريد الوارد والمتابعة والبريد
الصادر:
أولاً: إجراءات البريد الوارد:
1- استقبال
البريد الوارد:
يتم استقبال
البريد الوارد عن طريق مكاتب البريد أو بالتسليم باليد بعد التوقيع على دفاتر
التسليم. ويراعى تجنب الرسائل السرية
لتسليمها طبقاً للنظام الذي يتبع في أمل
المعلومات السرية.
2- فهرسة البريد
الوارد:
تحويل البريد
الوارد إلى الموظف المختص بالفهرسة ليضع عليها أرقام ملفات
موضوعاتها ، في المكان
المختص .
3- توجيه البريد
الوارد:
يعرض البريد
الوارد على الشخص المختص بالتوجيه(التحويل)الذي يقوم بقراءة كل
رسالة لتحديد الجهة
المختصة، ثم يسجل اسم الجهة المختصة. يقوم
بعلمية التوجيه هذه
مدير المحفوظات أو مساعده ويستحسن أن يلم هذا الموظف بلغة
أجنية أو أكثر ليتمكن
من قراءة الرسائل المكتوبة بلغة أجنية. ويعتبر التوجيه من أهم العمليات التي يتحدد
على
أساسها مصير الأوراق الواردة. وفي حالة
عدم الوصول إلى كافية وجود
المعلومات فإن من الضروري الرجوع إلى المختصين
لاستشارتهم. ويمكن أن يقوم
بعمليتي
الفهرسة والتوجيه موظف واحد اختصاراً للوقت.
4- فرز البريد
الوارد:
يقوم موظف
المختص بتوزيع(فرز)البريد الذي توجيهه حسب الإدارات المختصة ،
وذلك باستعمال أجهزة
فرز الرسائل وهذه الأجهزة مزودة بفواصل حسب جهات
الاختصاص ويوضع هذا الجهاز بجانب
مكتب الموظف ويمكن بعد إجراء عملية القيد
سحب الجهاز المثبت على عجلات وتمريره بين
الأقسام والإدارات المختصة .
5- القيد:
يسجل البريد في
دفتر الوارد حيث يأخذ أرقاماً مسلسلة تبدأ برقم(1)وفي أول يوم من
شهر من كل عام
ويستمر الترقيم حتى نهاية الشهر من نفس العام.
وكلما كان البريد
قليلاً وفي حدود 100 رسالة يومياً فإنه من المستحسن تخصيص
دفتر واحد يتم فيه القيد
ثم يتم التسليم بالتوقيع على نفس هذا الدفتر. والعكس صحيح
فكلما زاد البريد الوارد عن
100 رسالة فإنه من المستحسن تخصيص أكثر من دفتر واحد
للقيد على أن يختص دفتر
لكل قسم أو إدارة أو مجموعة من الأقسام بحيث يتم تسجيل
الأوراق الواردة وتسليمها
بالتوقيع على نفس الدفتر أو على دفتر خاص.
6- أرفاق
الأوراق الواردة مع الملفات: ولهذه الطريقة بعض العيوب إذ أنها تعطل البريد الوارد.
7- تسليم
الأوراق الواردة: يتم تسليم البريد الوارد
إلى الأقسام والإدارات المختصة
بذلك بتوقيع مندوبها على نفس سجل الوارد.
8- الرسائل أو
الأوراق التي ترفض أكثر من إدارة أو قسم تسلمها بسبب عدم
الاختصاص: أنه يتم عرضها
على مدير المنشأة أو مدير المكتب فيها لتحديد الجهة
المختصة التي تقوم بتسليمها ،
وذلك بإرفاقها بمذكرة.
الآلات والأدوات المستعملة في البريد
الوارد:
1-
آلات
فتح البريد:
أ-
النوع
اليدوي: الذي يشبه السكين يحتوي على حافتين حادتين أحدهما مثبت والآخر يعتبر الجزء
المحرك.
ب-
النوع
الكهربائي:وتوضع المغلفات في الآلة في مجموعات فوق عجلة من المطاط تدار كهربائياً
وتسحب المغلفات واحد بعد الآخر وتقوم بفتحه ثم تلقيه من الجهة الأخرى.
2-
الأختام:
هو الخاتم الذي
يختم به المراسلات الواردة وهو إما أن يكون يدوياً كالخاتم الذي مر ذكره أو أن
يكون خاتم ذو تاريخ وساعة.
متابعة
البريد الوارد:
يجب أن تقوم
إدارة المحفوظات بإحكام الرقابة على تداول البريد الوارد داخل المؤسسة، ويجب أن
تقف موقفاً إيجابياً في هذه الناحية. ومن
أولى احتياجات عملية المتابعة أن يتم استقبال البريد الوارد للمؤسسة كلها، ويفرز
ويفتح ويوجه في مكان مركزي واحد. وذلك في
المؤسسات صغيرة الحجم.
ثانياً: إجراءات متابعة البريد الوارد:
الغرض من متابعة البريد
الوارد هو التأكد من أن جميع ما يرد إلى الجهة الإدارية، من أوراق أو خطابات أو
مراسلات ومكاتبات قد تم إتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها في الوقت المناسب والمحدد
لإنهائها، فهي تهدف إلى تقليل عملية التأخير في الرد على المراسلات، وتقليل
المتابعة من قبل المرسل، كما أنها تعكس صورة حسنة للمنظمة لدى المرسل أو الجهة
المتعامل معه، وذلك من خلال القيام ببعض الخطوات لمعرفة ماذا حدث للرسالة القادمة
للمنظمة.
ويستلزم تلك المتابعة ما
يأتي:-
o توفير الأيدي العاملة التى تكفى لعمليات المتابعة.
o تحديد المدد اللازمة لإنهاء إجراءات ما يتسلمه الموظفون من أوراق.
o إضافة خانات خاصة للمتابعة في سجل قيد البريد الوارد.
ومن الخطأ فهم أن
المتابعة هي البحث عن الأخطاء التى يرتكبها الموظفون في المنظمة، فإجراءات
المتابعة تتطلب معرفة الإجابة على الأسئلة التالية:-
o هل اتخذ قرار حيال موضوع الرسالة، وما هو هذا القرار؟
o هل تم إتخاذ القرار في الوقت المسموح به لإجابة على الرسالة؟
o إذا كان إتخاذ القرار يتطلب بعض الوقت، فما هو الوقت المتوقع لإجابة علي
موضوع الرسالة؟
o إذا لم يتطلب عمل إجراء على الرسالة في الوقت المحدد أو أن الرسالة فقدت
داخل المنظمة من هو المسئول عن ذلك؟
فالموظف المختص عند
استلامه نموذج البريد الوارد بعد توزيع البريد على الموظفين يقوم بترتيب هذا
النموذج في ملف خاص للبريد، وفقاً لتاريخ النموذج والرقم التسلسلي للبريد الوارد،
ويقوم بالخطوات التالية:-
o تعبئة عمود "الإجراء" في نموذج البريد الوارد حيال المواضيع التي
تم معالجتها، أما بكتابة ما تم حيالها، أو رقم الصادر إذا كان هناك رد على موضوعا
الرسالة،
ويتم ذلك وفقاً للإجراءات الآتية:-
بالنسبة للخطابات الواردة التى تم التأشير عليها بإتخاذ إجراء معين، يجب
التأكد من إثبات ذلك في سجل البريد الوارد.
بالنسبة للخطابات الواردة التى تم التأشير عليها بالحفظ، فيجب التأكد من
حفظها، وإثبات ذلك في سجل البريد الوارد.
بالنسبة للخطابات الواردة التى لم يتخذ بشأنها أي إجراء، فيجب متابعتها
دورياً خلال المدة المحددة لإنهاء إجراءاتها، وبعد إنتهاء تلك المدة يتم تحرير
مذكرة متابعة، ترسل إلى رئيس الإدارة التى تسلمت الخطابات، فإذا لم يتم إتخاذ
الإجراءات اللازمة خلال ثلاثة أيام فتحرر مذكرة متابعة ثانية ترسل إلى الرئيس
العام للجهة الإدارية.
في حالة بعض الرسائل التى تتطلب القيام بدراسة، وتتطلب وقت معين، فيجب عليه
معرفة الوقت المحدد للانتهاء من دراسة الرسالة، ومن ثم الاتصال بالموظف المكلف
بموضوع دراسة الرسالة للمتابعة، لمعرفة هل تم الانتهاء منها قبل الوقت المحدد وفي
حالة انتهاء الوقت المحدد يقوم بالاتصال للمرة الثانية لغرض المتابعة وفي حالة
تعذر الموظف المكلف في الانتهاء منها، يقوم الموظف المختص بإشعار مديره حول موضوع
هذه الرسالة.
ثالثاً:
إجراءات البريد الصادر:
تعتبر الرسالة
الصادرة ممثلة للمؤسسة التي تصدرها وأحسن معلن عنها، لذلك يجب الاعتناء بمظهر
الرسالة شكلاً وموضوعاً.
ملخص
لإجراءات البريد الصادر:
1-
تفهرس
الرسائل الصادرة وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على أصل الرسالة وكافة صورها.
2-
تسجل
الرسائل الصادرة في دفتر البريد الصادر وتعطي أرقام متسلسلة تبدأ برقم (1) في أول
أيام السنة وتنتهي بآخر رقم تصل إليه في نهاية السنة نفسها.
3-
بعد
تسجيل البريد الصادر تفصل النسخ الأصلية والمرافقات عن الصور ثم توضع كل رسالة
صادرة مع مرفقاتها في المغلف المعد لذلك مع ملاحظة تسجيل رقم الصادر على المغلف.
4-
تطوى
الرسائل وتوضع داخل المغلفات بطريقة معينة.
5-
طباعة
العنوان على المغلف: تدخل هذه العملية ضمن عمليات طباعة الرسالة، وليست عملاً من
أعمال موظف الصادر، إذ من الأفضل أن ترد إليه الرسالة مرفقاً بها المغلف الخاص بها
ومطبوعاً عليه العنوان.
6-
يتم
تصدير المغلفات.
7-
تحول
النسخ(الصور)الإضافية من الرسالة الصادرة إلى الموظف المختص بالحفظ، حيث يتم حفظها
في ملفات الموضوعات مع الرسائل الواردة الخاصة بها.
الآلات والأدوات المستعملة في البريد
الصادر:
1-
آلات
الطي.
2-
آلة
كتابة العناوين.
3-
جهاز
تذويب الشمع.
4-
آلات
لصق الطوابع.
5-
آلات
خاتمة الطوابع.
6-
الأختام.
المراجع
·
معالجة البريد الوارد للمنشاة
( د/ نبيهة جابر)
·
مراسلات البريد الصادر والوارد
(موسوعة السكرتارية التنفيذي
وإدارة المكاتب )
·
ملتقى التربية و التعليم (الأكاديمية العربية البريطانية للتعليم
العالي)
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق