الاثنين، 2 يناير 2017

حفظ وتنظيم المحفوظات






حفظ وتنظيم المحفوظات



تعريف المحفوظات :

هي عبارة عن مجموعة الوثائق التي تنتج عن نشاط أي منظمة أو منشأة للرجوع إليها
عند الحاجة مستقبلاً.

وتعتبر عمليات الحفظ من أهم النشاطات المكتبية التي يمارسها السكرتير إذ يقع على عاتقه تسهيل وصول المعلومات إلى المختصين وأيضاّ تزويد الإدارة بالحقائق والبيانات والأرقام التي تتيح لهم اتخاذ القرارات على أسس موضوعية. وبالتالي مساعدتها على إنجاز عملها وتحقيق أهداف أجهزتها.
مبادئ وشروط الحفظ:
1-               البساطة
2- مناسبة الغرض مطلوب الشرح
3- المرونة
4- قوة الترابط مطلوب الشرح
5- الأمن
6- حجم وكمية المواد التي يطلب حفظها

- مناسبة الغرض : لأنه المنظمات والمصالح الحكومية يختلف كل منها عن الآخر في الاختصاص فيجب ان تكون المبادئ وشروط الحفظ مناسبة الغرض.
- قوة الترابط : يجب يكون نظام الحفظ مترابطا بحيث يلبي لكل إدارة من الإدارات طلبتها الخاصة بها وبنفس الوقت يحفظ لكل الإدارات وحدتها وسهولة الاتصال ببعضها.

الشروط التي يجب توافرها في أماكن الحفظ ؟

1- أن يكون مكان الحفظ بموقع يمكن الوصول إليه بسهولة.
2- لابد من توافر شروط الصحة والنظافة وكفاية الضوء.
3- أن يتوافر في المكان التهوية المناسبة التي تمنع الرطوبة والتعفن.
4- أن يراعى في المكان شروط السلامة العامة.
5- توافر في المكان أجهزة إطفاء الحريق معبأ ب2اكسيد الكربون
6- منع التدخين في هذا المكان .

المراحل التي تمر بها توثيق المحفوظات؟

1- القيام بالتعرف على الأوراق من مصادرها الأصلية
2- التنظيم الفني للوثائق
1-  التصنيف
2-  الترتيب
3-  الترميز
4- الفهرسة
3- القيام بتخزين الوثائق في ملفاتها
4- استرجاع البيانات من الوثائق المحفوظة بواسطة الكشافات

 كيف يتم تخزين الوثائق في ملفاتها ..؟

- صناديق الحفظ - تصويرها بالميكروفلم
- تخزن على اسطوانات/أشرطة - ذاكرات الحاسب الآلي

أنواع المحفوظات:

أ- محفوظات نشيطة :

وهي الوثائق الحية المتداولة التي ترجع إليها إدارات المنظمة بصفة مستمرة لإنجاز الأعمال ، وهي تحفظ في وحدات المحفوظات في كل إدارة – أي أنها تحت أيدي الموظفين حسب أعمالهم وتخصصاتهم.

ب- محفوظات متوسطة النشاط :

وهي ما يطلق عليها (المؤقتة) وتتمثل في السجلات والمستندات التي تدعو الحاجة للرجوع إليها على فترات متباعدة حسب طبيعة العمل في المنظمة ، وهذا النوع من المحفوظات يحفظ بوحدات الحفظ اللامركزية في الإدارات.

ج- محفوظات غير نشيطة :

وهي السجلات والأوراق والمستندات التي لا تدعو الحاجة للرجوع إليها ربما لإنهاء العمل بها أو لعدم الحاجة إليها ، أو لمرور سنوات عليها. هذا بعد أن يتم فرزها وتقسيمها إلى قسمين :
مستديمة : أوراق وسجلات تتضمن التزامات أو ذات أهمية تاريخية (كالعقود والاتفاقيات مثلاً).
منتهية : أوراق انتهى العمل بها تماماً ولا قيمة لها (مسودات – صور زائدة من المراسلات – دعوات إلى اجتماعات – بطاقات تهنئة بالأعياد مثلاً) فيجب النظر في أمر التخلص منها.

طرق الحفظ :

1- الحفظ الرأسي : ويصلح هذا النوع من الحفظ للملفات العادية أو العلاقة بحيث يكون الملف موضوع في الدرج رأسياً أي ظهره إلى أسفل وفتحته إلى أعلى – وتبرز من كل ملف زائدة بلاستيكية بها ورقة صغيرة ، ويسجل عليها رقم الملف وهذه الزائدة البلاستيكية كثيراً ما تعرف باسم (المرشدة) ويفضل أن ترتب تلك الزوائد الإرشادية بطريقة متدرجة في تسلسل ظاهر لتساعد على سرعة الوصول للملف المطلوب.

2- الحفظ الأفقي : ويصلح هذا النوع من الحفظ للوثائق كبيرة الحجم كالسجلات والمظاريف الكبيرة والخرائط غير الملفوفة والرسوم الهندسية التي تحتفظ بحالتها دون طي – مع تمييزها بورقة صغيرة يمكن التعرف عليها.

3-الحفظ الواقف : ويصلح هذا النوع للعديد من الوثائق مثل الخرائط الملفوفة إسطوانياً وعلب المحفوظات الأسطوانية ، والأشرطة المسجلة أو المصورة ، والملفات الأفرنجية وكذلك الكتب والكتالوجات ، وكلها تحفظ واقفة – وفي هذا النوع من الحفظ توضع الوثائق عمودياً ، ويكتب على ظهر الوثيقة ما يميزها ليسهل الحصول عليها وتعتبر أفضل الطرق من زاوية الاستغلال الاقتصادي الأمثل لمكان الحفظ بشرط استخدام المعدات المناسبة لهذه الطريقة مثل الدواليب ذات الأرفف.



الإجراءات الواجب إتباعها عند حفظ الأوراق في الملفات :
1- ترميم الأوراق الممزقة إن وجدت.
2- تخريم الأوراق ، وذلك بطي الورقة من المنتصف تماماً لتحديد مكان التخريم.
3- تهذيب الأوراق ، أي طي الزائد منها عن حافة الملف العليا أو السفلى.
4- ترتيب الأوراق ، تبعاً لرموزها أو تواريخها، ثم إيداع الأوراق بالملفات.
5- ترقيم الأوراق بالرقم التسلسلي .
6- تثبيت الأوراق في قائمة محتويات الملف والتي تثبت بغلاف الملف الداخلي.
7- إجراء المراجعة اللازمة للتأكد من سلامة الحفظ.
8- حفظ الملفات في الأوعية إن كانت أرفف أو أدراج أو دواليب.



المراجع : 
كتاب سيد حسب الله 

إعداد الطالبة: 

سكينة آل غزوي

هناك تعليق واحد:

  1. تم الاطلاع،
    المراجع (الكتب) لابد كتابتها بالطريقة الصحيحة حتى يمكن للقارئ الرجوع إليها

    ردحذف