الأرشفة الالكترونية

الأرشفة الالكترونية

قبلَ الشّروعِ في موضوع الأرشفة الإلكترونيّة سنتحدّث عن الأرشفة بشكلٍ عام، ما المقصود بِها وكيفَ يتمّ تعريفها ومستوى أهمّيتها في أي جهَةٍ كانت.

ما هو الأرشيف؟

الأرشيفُ هو المكانُ الذي تُحفَظ فيه الوثائق العامّة أو غيرِها من الوثائق التّاريخيّة والمهمّة، ويُمكن تعريفهُ بأنّه مجموعة من الوثائقِ المُختلفة عن مُمارسةِ وظيفةٍ معيّنة، كما أنّهُ مُصطلحٌ تمّ إطلاقهُ على الوثائقِ القديمةِ ذات الأهميّة الخاصّة، ثمّ اتّسعَ مدلولُها فأطلِقت على المؤلّفاتِ التّاريخيّة.

أهميّة الأرشيف:

1. مركز للمعلومات، هدفه توفير المعلومات بالسرعة والدقة المطلوبة.
2. مركز خدمة هدفه تمحيص وتصنيف البياناتِ الأوّليّة المتعلقة بالمدخلات وتحويلها إلى مجموعات من المعلومات ذات دلالات مُفيدة ونافعة.
3. مركز رقابة للمنظمة، وذلك من خلال احتفاظه بالسجلات والمستندات الخاصة بمشكلات المنظّمة.
4. مركز الذاكرة في المنظمة، وذلك من خلال احتفاظه بجميع المراسلات الصادرة والواردة إلى المنظمة.
5. مركز تنسيق، وذلك من خلال قيامه بتحقيق التوافق والانسجام بين كافة البيانات والمعلومات الصادرة من الإدارات المختلفة.

مؤخرًا تم التوجّه من الأرشفة التقليدية إلى الإلكترونية – باستخدام الحاسب الآلي والأجهزة الإلكترونية الحديثة – وذلك لتوفير الوقت والجُهد، الدقّة في إنجاز الأعمال، تسهيل الإجراءات، سريّة وأمن المعلومات وأخيرًا للمساعدة أو بالأصح " فتح المجال " لإنجازِ الأعمالِ عن بُعد.  فالأرشفة التقليديّة تتطلّبُ إنجازَ كلّ عملٍ (ورقيًا) في مركزِ الأرشيف وهذا ما يُسبّب تكدّسًا في الورَق وزيادةً في وقتِ البَحثِ كلّما حاولَ الموظّفونَ استرجاعَ البياناتِ والمعلومات.

يُمكِنُ تعريفُ الأرشفة الإلكترونيّة بعدّةِ طرُقٍ مِنها:

" الأرشفة الإلكترونيّة نظامٌ يٌشبه أيّ نظامٍ يدوي لحِفظ المُستنداتِ من خلال استخدامِ الهَيكل العام لوسائل حفظ المستندات. " كما يُمكن تعريفها بأنها عبارةٌ عن " عملية صناعة وصيانة الدّليل الموثوق الكامل لحركات العمَل في المؤسّسة. "  

أمّا التّعريفُ الأشمَل: " عمليّة نقل وإدخال الملفات إلى الوسائط المختلفة للحواسيب بحيث يمكن تخزينها لفتراتٍ طويلة، مثل الشّرائط الممغنطة أو الأقراص الضوئية، بحيث تُستَخدَم كذلك كأداة مساندة إذا ما فُقِدت الملفات الأصلية من وسائط التخزين الورقيّة أو التّقليديّة. "

هذا فيما يخصّ التّعريف، وكما قُلنا من قَبل كانت الأرشفة تقليديّة فكَيفَ تحوّلت إلى إلكترونيّةٍ مُتطوّرة؟ مرّت الأرشفة الإلكترونيّة بثلاثةِ مراحل حتّى تُصبِحَ بالشّكلِ السّلِسِ التي هي عليهِ اليَوم سنختصرها بالتّالي:

1. المرحلة الأولى:

قبلَ الثّمانينات من القرنِ الماضي ظهرَت تقنيَة الأرشفة الإلكترونيّة، وكان الأمرُ يتعلّق بأرشفة الوثائق شبه النّشطة فقط والتي وجبَ حِفظُها لأهمّيتها من الإتلافِ وخاصّةً الوثائقَ العسكريّة منها.

2. المرحلة الثّانية:

تطوّر هذا المفهومُ ولم تعُد عمليّة المَسح والتّحوّل إلى وثيقة رقميّة تقتصرُ على الوثائقِ شِبهِ النّشطة أو الوسيطة فقط، بَل أيضًا الوثائق النّشطة (الجارية والنّهائية أو التّاريخيّة) وتحوّلت التّسمية من الأرشفة الإلكترونيّة إلى " التّصرّف الإلكتروني في الوثائق ".

3. المرحلة الثالثة:

منذُ عام 1994 ومع ظهورِ الملفّات الوثائقيّة الإعلاميّة والتّسجيلات الإلكترونيّة أصبحت هذه التّسجيلات والملفات تُعالج كغيرِها من الوثائق، وبالتّالي تحوّلت التسمية إلى " التّصرّف الإلكتروني في الوثائق الإلكترونيّة والمعلومات " حيثُ ظهرَت تقنياتُ تحويلِ الملفّات ( doc, xls, xlm ) إلى وثائق رقميّة أو مصوّرة عبر الطّابعة الافتراضيّة virtual print لتتحوّل الوثيقة من تنسيقِها الأصلي إلى التّنسيق القياسي PDF ، إضافةً إلى ظهورِ تقنية التعرّف الضوئي على الحروف Character Recognizing ORC وهذه التقنية من شأنها أن تحوّل الوثيقة من صورة رقميّة إلى نصوص يُمكن تغييرها والتّعامُل مع محتواها وشكلها.

وبعدَ الانتهاءِ من شرحِ مراحل تطوّر الأرشفة الإلكترونيّة، سنتطرّقُ إلى أنواعِ الأرشيفِ الإلكتروني وهُما نوعَين:

1. الأرشيف المُنتج إلكترونيًا من الأصل المُحدث عبرَ المنظومات والتجهيزات digital born، أي التّسجيلات الإلكترونيّة والتّطبيقات المنشئة بالحاسوب بمُختلَف أشكالها doc, xls, xlm… etc وهذه الوثائق الإلكترونيّة هي الأخرى حُدّدت لها طرُق مُعالجة إلكترونيّة من حفظ وبحث واسترجاع كغيرِها من الوثائق.
2. الأرشيف الورقي المحوّل إلى رقمي، وهي الوثائق الورقيّة التي تمّ تصويرها عبر الماسح الضّوئي scanner، وهذا يتعلّق بالوثائق ذات القيمة الاستراتيجيّة التي وجَبَ حفظُها للمدى الطويل.

مميّزات الأرشفة الإلكترونيّة:

1. حماية الملفات والوثائق من الضياع والتّلف وهذا كثيرًا ما يحدث في الأرشيف التّقليدي.
2. إمكانيّة البحث عن أي ملف أو وثيقة بأكثر من طريقة مثلًا، عن طريق الاسم أو الرقم أو الموضوع أو غيره.
3. الاسترجاع السريع والمباشر لأي ملف أو وثيقة بطريقةٍ سهلةٍ مرِنة.
4. إمكانيّة تحويل محتوى الملفات أو الوثائق إلى قاعدة بيانات يتم الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها.
5. توفير الحيّز المكاني الذي يشغله التّقليدي.
6. إمكانيّة ربط أجزاء المؤسسة مع بعضها البعض مهما تباعدت فروعُها.

أهداف الأرشفة الإلكترونيّة:

للأرشفة الإلكترونيّة هدفانِ رئيسيّانِ هُما:

1. الهدف الاستراتيجي البعد للأرشفة الإلكترونيّة:

وهو بلوغ بيئة بلا ورق وحومة إلكترونيّة بلا تنقّل ولا طوابير ولا وثائق رقميّة.

2. الهدف الآني للمؤسّسة من الأرشفة الإلكترونيّة:

وهو مواجهة التدفّق الهائل للوثاق والسيطرة على الأرصِدة الأرشيفيّة المكدّسة بمعالجتها وحفظها واسترجاعها في أسرع الأوقات التي تستجيبُ وسُرعة العصر.

هُناكَ آليّاتٌ للتّحوّل إلى الأرشفة الإلكترونيّة، وهي تنقسمُ إلى مرحلتين أساسيّتين هُما:

1 -  مرحلة التّخطيط. 2 -  مرحلة التّنفيذ.

1. مرحلة التّخطيط

وهي تنقسم إلى مراحل فرعيّة كالتّالي:

• مرحلة الدّراسة والمسح:

حصر الوثائق المُراد إنشاء نسخة رقميّة لها.

• مرحلة التّحليل:

الجردُ الشّامل للوثائق، وتتمثّل في تحديد الأولويّات لتحويل الوثائق من الورقيّة إلى الإلكترونيّة.

• مرحلة بناء الخطّة:

وضع خطّة لحفظ الوثائق، أي قواعد زمنيّة لمُدد حفظها وتحديد تواريخ ترحيلها وإتلافِها.

• مرحلة اختيار البرمجيّات والعتاد اللازم:

وتشمل التّجهيزات الآلية والبرمجيّات المختصّة في الترّف الإلكتروني في الوثائق والنّظم الرّقميّة.

• مرحلة إعداد قواعد البيانات:

إعداد قواعد للبيانات التي ستتضمّنها حفظ ومعالجة الوثائقيّة الإلكترونيّة.

2. مرحلة التّنفيذ

وتتمثّل في التّالي:

• مرحلة تحضير الوثائق الورقيّة من أماكن حفظها أو تواجدها إلى المكان المُخصّص لتنفيذ المشروع:

ويجري العمل في هذه المرحلة على تجميع الوثائق حسب تصنيفٍ مُحدّدٍ بمُختلف بياناتها التّوثيقيّة ومُستنداتها، واستبعاد الوثائق المكرّرة مِنها، وفصل الوثائق إلى مجموعاتٍ ووضعِ علامةٍ على الوثائقِ لتمييزها وتسهيل إرجاعها بعد نهايةِ المشروع.

• مرحلة المسح الضّوئي:

تتمّ عبرَ ماسحٍ ضوئي لتحويلِ الوثيقةِ من ورقةٍ إلى صورةٍ رقميّة، وتخزين الصّورة الرّقميّة على أجهزة حاسوب ونظام رقمي مُتكامل ومُندمج لتتمّ مُعالجتها.

• مرحلة مُراقبة الجَودة:

هي مرحلة تتمّ بالتّوازي مع المسحِ الضّوئي حيثُ يتمّ تدقيق الجودة للوثائقِ ومُقارنتها بالوثيقة الأصليّة لِتحديدِ الاختلافاتِ او النّقائص، حيث أنّه إن تمّت مُلاحظة تغييراتٍ ولّو بسيطة في الوثيقة المصوّرة يتمّ إعادة التّصوير.

• مرحلة الفهرسة والتّكشيف:

هي عمليّة فهرسة ماديّة ووصفيّة وتكشيف للوثائق، ويتمّ الاعتماد على مواصفاتٍ مُحدّدة للغرض، أو بالاعتماد على منظوماتٍ مُختصّة (برمجيّات) ويُمكن أن تكون عبرَ الرّموزِ المُشفّرة، وبالتّالي ربط الوثيقة مع البياناتِ المُتعلّقة بها.

• مرحلة إعادة الوثائق إلى أصولِها:

تتمثّل في إعادة الملفّات والوثائق التي كانت في طورِ المَسحِ الضّوئي إلى أصولِها التي كانت عليها، وذلكَ بإعادةِ تدبيسِها بعدَ فكّها من بعضِها.

• مرحلة الحِفظ والتّخزين:

ممّا يعني تخزينَ الوثائقِ في وسائط تخزينٍ مُختلِفة، مِنها ذاكرة الحاسوبِ نفسِهِ ومِنها الأقراصُ المُمغنطةُ والمُدمجة، وكذلكَ في النّظمِ المركزيّة وهي طريقةُ الحِفظِ الاحتياطي.

في الوقتِ أصبحتِ الأرشفة الإلكترونيّة سهلة مع وجودِ مواقع تُساعد عليها مثل الموقع الشّهير OKATCOM : http://www.octacom.ca/?src=overture

وكذلكَ توجد العديد منَ البرامِجِ المُساعدة لذلك مثل: نظام الأرشفة الإلكترونيّة Direct ، وأيضًا نظام الأرشفة eDoX.

المراجع:

الصيرفي محمد، الأرشيف الألكتروني

المدادحة أحمد، (2013) الأرشفة الإلكترونية

إعداد الطالبة:

عبير المطيري