مهام ومؤهلات السكرتير
الصفات الواجب توافرها فيمن يقوم بأعمال
السكرتارية :
تتلخص في :
الصفات الشخصية
الصفات العلمية
الصفات العملية
أولا الصفات الشخصية :
أن يكون صادقا أمين يحفظ أسرار المنشأة
أن يتميز باللباقة وحسن التصرف
أن يتصف بالذكاء وقوة الذاكرة
أن يكون قوى الثقة بنفسه
أن يكون حسن المظهر
أن ينجز العمل بإتقان ودقة
أن يتصف بالطلاقة في التعبير وحسن الاستماع
ثانيا : الصفات العلمية :
أن يكون حاصلا على شهادة تؤهله لأعمال السكرتارية
أن يكون واسع الاطلاع على ما يستجد في مجال عمله
أن يكون قادرا على التعبير بلغة صحيحة
أن يكون ملماً بالأنظمة والقوانين المتبعة داخل
المنشأة
أن يطلع على الأعمال الحكومية المتعلقة بأعمال
المنشأة
ثالثا الصفات العملية :
الطباعة
الإملاء
النسخ
معالجة البريد الوارد والصادر
استعمال الهاتف
معالجة المعلومات والبيانات
مهارات الاتصال
مهارات تحديد المواعيد والاستقبال
مهام السكرتير التنفيذي
أولاً - معالجة البريد:
1-يستلم البريد اليومي.
2-يفرز البريد اليومي.
3-يعرض البريد على المدير.
4-يوجه البريد حسب الإختصاص.
5-يصور البريد الوارد حسب الأهمية.
6-يوزع البريد على الأقسام المختصة .
7-يحفظ البريد الموجه للحفظ.
8-يسجل البريد الصادر.
9-يحفظ صورة من البريد الصادر.
10- يرسل البريد الصادر.
ثانياً - معالجة الاتصالات الهاتفية:
1-يعد دليل خاص بالعناوين والهواتف.
2-يستقبل المكالمات الهاتفية الواردة.
3-يتعرف على المتصل والغرض من الإتصال.
4-يحول الإتصال إلى جهة الإختصاص.
5-يجري الإتصالات المطلوب للمدير.
6-يدون المكالمات الهاتفية بغياب المدير.
ثالثاً - اعداد المراسلات:
1-يحرر المادة المكتوبة.
2-يطبع المادة المحررة.
3-يقوم بإجراء تصدير المراسلات الصادرة.
4-يصور الأوراق والمستندات المطلوبة.
5-يصمم النماذج المطلوبة للعمل.
رابعاً - تنظيم الاجتماعات:
1-يحجز قاعة الإجتماعات.
2-يوجه الدعوة للمشاركين.
3-يجهز قاعة الإجتماع.
4-يستبقل الأعضاء المشاركين في الإجتماع.
5-يدون الملاحظات في الإجتماع .
6-يعد محضر الإجتماع.
7-يوزع محضر الإجتماع.
خامساً - تنظيم مواعد المدير العام:
1-يسجل بيانات الزوار.
2-يعرض الأجندة على المدير.
3-يجهز البيانات المطلوبة.
سادساً - استقبال زوار المدير العام:
1-يستقبل الزوار.
2-يتخذ الإجراء المناسب حسب غرض الزيارة.
3-يقوم بإستقبال كبار الضيوف.
سابعاً - ترتيب السفريات:
1-يجمع البيانات المتعلقة بالسفر.
2-يجري الحجوزات اللازمة ويتابعها.
3-يجهز ملف السفر.
4-يخبر الجهة المضيفة عن موعد وصول المدير.
5-يلغى الزيارة حسب طلب المدير.
ثامناً - تنظيم محفوظات الادارة:
1-يجهز المكان الملائم لحفظ البيانات.
2-يصنف المحفوظات.
3-يرمز المحفوظات.
4-يفهرس المحفوظات.
5-يحفظ المحفوظات.
6-يتلف المواد المحفوظة.
7-يحضر الملفات عند الطلب.
تاسعاً - متابعة اعمال الادارة:
1-يحدد الموضوعات التي تحتاج إلى متابعة.
2-يطلع على ملف المتابعة يوميا.
3-يتخذ الإجراء المناسب لمتابعة الموضوع.
4-يحفظ الموضوع في الملف الخاص به بعد إنتهائه.
عاشراً - التنسيق للحصول على متطلبات الادارة:
1-يؤمن المواد والمستلزمات.
2-يعد بلاغات الصيانة والأعطال .
3-يعد طلب الشراء للأجهزة والأدوات الغير متوفرة
في الإدارة.
4-يستلم المواد والمستلزمات للإدارة.
5-يحضر المصروفات النثرية للإدارة.
حادي عشر - استخدام تطبيقات الحاسب الآلي:
1-يعالج البيانات والنصوص بإستخدام برنامج Word.
2-يصمم عرض الشرائح بإستخدام برنامج power point.
3-ينشى الجداول بإستخدام Excel.
4-ينظم المواعيد بإستخدام Out Look.
5-ينشى قواعد بيانات الادارة بإستخدام Access.
6-يصمم الهيكل التنظيمي للإدارة.
7-يتابع ما إستجد من برامج الحاسب الآلي.
ثاني عشر - استخدام الاجهزة المكتبية:
1-يستخدم جهاز الفاكس.
2-يستخدم آلة التصوير.
3-يستخدم آلة إتلاف الأوراق.
4-يستخدم الماسح الضوئي.
5-يستخدم جهاز توصيل الصوت.
6-يستخدم اجهزة العرض الرأسية.
ثالث عشر - تجهيز الاجهزة المكتبية:
1- يغير أحبار الأجهزة.
2- يزود الأجهزة المكتبية بالورق.
3- يصلح الأعطال البسيطة.
4- يبرمج الفاكس.
رابع عشر - الاهتمام بتطوير القدرات:
1-يحضر الدورات التدريبية والمؤتمرات.
2-يطلع على الإصدارات والمواقع المتخصصة.
3-يشارك في عضوية الجمعيات المتخصصة.
4-يتابع البرامج المتخصصة.
5-يتسعين بذوي الخبرة ويستشيرهم.
خامس عشر - اعداد التقارير والاحصائيات الخاصة
بالادارة:
1-يستخدم نموذج التقرير المناسب.
2-يعد التقارير الخاصة بأداء موظفي الادارة.
3-يعد التقارير الخاصة ببيانات الموظفين.
4-يعد التقارير الخاصة بالاحصائيات المتعلقة
بالعمل.
سادس عشر - إنشاء الاعمال المتعلقة بشؤون
العاملين في الادارة:
1-يعد الخطابات المتعلقة بطلبات موظفي الادارة.
2-ينسق إجازات العاملين.
3-يرفع تقرير بحضور وإنصراف العاملين للإدارة
المختصة.
4-ينسق اجراءات الأعمال الإضافية للعاملين.
المراجع
|
وظيفة السكرتارية :
المفهوم / الأهمية / الأنواع. مواصفات القائمين بأعمال السكرتارية
|
مجلة تطوير الذات .
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق