الثقافة التنظيمية ودورها في تطوير عمل السكرتير

إبتسام أحمد الزهراني 

-         مفهوم الثقافة التنظيمية-         عناصر الثقافة التنظيمية-         العوامل المحددة لثقافة المنظمة-         أبعاد ومكونات الثقافة التنظيمية-         أسس بناء والحفاظ على الثقافة التنظيمية-         نماذج للثقافة التنظيمية-         متطلبات التغيير الثقافي الفعال-         إدارة الثقافة التنظيمية-         القيم الأخلاقية وثقافة المنظمة-         إعداد استراتيجية المنظمة        تتلخص الثقافة الانسانية في منظمات الأعمال في التركيز على دمج الأدوار بالمشاعر بحيث يشعر الفرد العامل داخل المنظمة بأنه جزء لا يتجزأ من الكل وأن الكل جزء لا يتجزأ منه .  من الواضح أن إيجاد هذا النوع من التثقيف في غاية الصعوبة لكنه في غاية الأهمية .  لأنه يقوم على النظرة الانسانية إلى الأفراد لا الطريقة أو الوظيفة .  لذلك فإن  المنهاج الأساسي لهذه النظرة يقوم على التركيز على احتياجات العاملين والنظر إليهم على أنهم أعضاء أسرة  واحدة يتوجب الاهتمام بهم وتدريبهم والعمل على ترسيخ المبادئ في نفوسهم وضمان أداء متميز لأعمالهم وأدوارهم وتوفير أكبر قدر ممكن من الاحترام  للعاملين وإتاحة الفرص الكافية لهم للمشاركة في القرار والعمل .          وهذا ليس بالأمر الغريب أو المثالي حينما ندعو إليه بل قامت عليه منهجية إدارية علمية في العديد من المؤسسات والدوائر ولعل أهم وأكثر الإدارات التي ترتكز على ثقافة المؤسسة اليوم هي ما يطلق عليه "إدارة الجودة الشاملة "  وقد عرفوها بأنها نموذج للعادات الإنسانية والمعتقدات السلوكية المتعلقة بالجودة وتقوم على فلسفة التحسين المستمر في جميع أنحاء المؤسسة وهذا التحسين يتضمن الطرائق المبتكرة والابداعية لتحقيقه .  وتعتبر الثقافة التنظيمية أحد التدابير المهمة التي تكفل نجاح السكرتيرة إدارياً ، بحكم أن السكرتارية ليست إلا جزءاً من الإدارة المكتبية .             

v    مفهوم الثقافة التنظيمية :

           هي مجموعة القيم والمعتقدات التي يمتلكها أعضاء التنظيم نحو غاياته الرئيسية وأساليب تحقيق تلك الغايات ،  قد تكون غير مكتوبة لكن يتم الشعور بها ويشارك كل فرد في تكوينها ويتم تعليمها للأفراد الجدد .
           تعكس الثقافة التنظيمية بشكل عام المعارف والمعتقدات والقيم والسلوكيات المشتركة والطرق السائدة للتفكير بين الأفراد في المجتمع وينطبق ذلك تماماً على العاملين في المنظمات .           ففي كثير من المنظمات تكون الثقافة التنظيمية مكتوبة في قائمة على شكل تعليمات ويتم التركيز فيها بشكل أساسي على الدور المؤثر الذي تقوم به إدارة الموارد البشرية في بناء ودعم الثقافة التنظيمية وذلك من خلال إجراء التعديلات والتغييرات اللازمة في مختلفة الاستراتيجيات .   v    أهمية وجود الثقافة التنظيمية :
 -         تحقيق الهوية التنظيمية-         تنمية الولاء والانتماء للمنظمة-         تحقيق الاستقرار التنظيمي-         تنمية الشعور بالأحداث والقضايا المحيطة .-         تحديد مجالات الاهتمام المشترك-         التصرف على الأولويات الإدارية-         ترسيخ أسس التصرفات الإدارية بالأزمات-         توفير معايير معينة للسكرتيرة وغيرها من العاملين بالإدارات  .-         خلق سمة تنافسية بالمنظمة
  v    عناصر الثقافة التنظيمية :-         الأنماط السلوكية-         القيم السائدة-         المعايير والأعراف-         القواعد-         الفلسفة
      

الاستراتيجية	الثقافة	التدريب والتطوير المطلوب	الأمثلة
تخفيض التكاليف	القواعد ،  الانسجام	التوجيه القوي في سياسات وممارسات المنظمة	جنرال موتورز
الإنتاج طبقاً لاحتياجات المستفيد من خدمات المنظمة	المرونة ،  المواجهة	بناء فريق حل المشكلات والشكاوي	Berg Pipe
النمو الموجه	النضال ،  أخذ المخاطر في الحسبان	الحزم ،  حل المشكلة	Compaq
الاستقرار ،  البقاء   ،  التبسيط ،  التكيف	تبسيط الجودة	إدارة الجودة الشاملة مع توجيه سياسات الإدارة	Alcoa
الربح المرتفع ،  الأسواق المتميزة	تبسيط الجودة  التميز	إدارة الجودة الشاملة   التركيز على الأعمال الحرفية	رولز رايس

   v    متى تكون الثقافة تنظيمية ؟
 -         في حال تفاعلت العناصر الآتية :

-         1- الصفات الشخصية-         الخصائص الوظيفية-         البناؤ التنظيمي أو التنظيم الإداري للمنظمة-         المنافع التي يحصل عليها عضو المنظمة في صورة حقوق مادية أو مالية-         الأخلاقيات والقيم السائدة في المنظمة
 

v    السمات الثقافة التنظيمية : 

1-    المبادرة الفردية
2-    تحمل المهاطر
3-    الاتجاه

4-   التكامل

5-    الرقابة

6-    الدعم الاداري

7-    الهوية
8-    نظام المكافأة
9-    تقبل الاختلاف

10-   نماذج الاتصال

   v    إدارة الثقافة التنظيمية

 إدارة الثقافة تعني القدرة على تغييرها لتتناسب مع المعطيات والمستجدات وكما ذكر مسبقاً فإن  البدايات للتحكم في نوعية الثقافة التنظيمية هي عملية التعيين ،  الممارسة الإدارية ،  عمليات التطبيع  المختلفة  . . .   ويرى البعض أن التغيير في الثقافة السائدة أمر يستلزم وقتاً طويلاً ويواجه مقاومة عنيفة ،  لاسيما إذا كانت الثقافة المراد تغييرها ثقافة راسخة في أذهان العاملين والخبراء يرون أنه يمكن إدارة الثقافة التنظيمية عن طريق مرحلتين رئيسيتان  وهي :

  1-    الإدارة الرمزية :

عن طريق استخدام الاحتفاليات أو القصص أو البطولات وغيرها من عناصر الثقافة لتدعيم القيم الناشئة  . 

2-    التطويرالتنظيمي :

يمكن أن يساهم هذا المدخل في إدارة الثقافة التنظيمية من خلال مساعدة الأفراد على التقدم من خلال اتباع الخطوات التالية : 

أ‌-       تحديد الأعراف والقيم الحالية

ب‌-  التعرف على اتجاهات جديدة للتنظيم

ت‌-  تحديد قيم وأعراف جديدة
ث‌-  تحديد الفجوة الثقافية

ج‌-    تسهيل عملية الرقابة

ح‌-    تدعيم الأنماط السلوكية المرغوبة

ختاماً ،    تتحقق الإدارة الصحيحة و تتشكل نهائياً بعدما يتحقق الإلتزام الوظيفي 

المراجع :

- دراسة ميدانية عن دور الثقافة التنظيمية في تحقيق الالتزام التنظيمي - هدى درنوني

- الثقافة النظيمية وعلاقتها بالتنظيم الإداري - غالب العوفي 

- الثقافة الأكثر طرقاً لآذاننا - أ.د. عبدالله البريدي