السفر والسكرتير

السفر والسكرتير

لعل من أبرز مهام السكرتير سواء في المؤسسات الحكومية أو التجارية هي مهمه إعداد تنظيم السفريات التي يقوم بها الرؤساء أو موظفو المؤسسة التي يعمل بها خاصة تلك التي تتعلق بالعمل ، وقد يناط به إعداد وتنظيم السفريات أو الرحلات الجماعية التي تضم الموظفين العاملين بمؤسسته وذلك ليس بقصد العمل فقط بل ربما للترفية وقضاء الاجازات.

ويتوقف نجاح السكرتير في هذا الشأن على ما يتصف به من استعدادات وصفات شخصية ، فضلا عن معلوماته المتعلقة بوكالات السفر ومكاتب السياحة وأنظمة المواصلات البرية ، والبحرية ، والجوية في هذا البلد الذي يعمل به بصفة خاصة وفي العالم بصفة عامة، إذا يجب على السكرتير أن يكون على علاقة مستمرة بالمؤسسات ذات العلاقة بالسفر العلاقة بالسفر حتى يحصل على أحدث الأدلة ، وأحدث الجداول التي تدله على مواعيد الطائرات والقطارات وسيارات النقل العامة ، كما يحصل على أحدث خرائط الطرق، وأحدث أدلة الفنادق ودرجاتها وأسعارها ، وعليه أن يكون على بينة بمعاملة المنتدبين مو موظفي مؤسسته من الناحية المالية حتى يستطيع أن يحدد التعويض الذي يحصل عليه الموظف أو الرئيس لتغطية نفقات رحلته ان كانت بقصد العمل .

وهنا توجد مختصر لبعض العمليات :

-           اعداد السفريات بصفة عامة :

1.    يستحسن أن يكون السكرتير على صلة دائمة بالمؤسسات الخاصة بالسفر كشركات الطيران ، والسكك الحديدية ، ومحلات تأجير السيارات للحصول على أحدث أدلة المواعيد ، وأحدث أدلة الأجور ، وأحدث خرائط الطرق .

2.    من الأفضل أن يكون على علاقة بوكالات السفر ، ومكاتب السياحة إذا أنها تقوم بخدمات جليلة للمسافرين سواء في الداخل أو الخارج.

3.    يفضل أن يرجع السكرتير باستمرار لأدلة الفنادق لمعرفة درجاتها وأجورها والخدمات والتسهيلات التي تقدمها .

4.    يفضل دائما التعرف على النظم النقدية الخاصة بالبلاد التي سيمر بها المسافر اذا كان مسافر خارجا . ويمكن الحصول على هذه المعلومات من البنوك والمؤسسات المالية .

-         إعداد سفريات الرئيس :

لا شك أن خطة الرحلة ستوضع من قبل الرئيس ، إذ أنه سيحدد الاماكن التي سيزورها في رحلته ، كما أنه سيبين أسماء الشخصيات التي يود مقابلتها ، أو الاجتماعات التي سيحضرها ومواعيدها ، ولربما حدد أسماء الفنادق التي يرغب أن يقيم فيها في المدن المختلفة التي سيمر بها .  وعموما فان على السكرتير مهام كثيرة سواء عند الاعداد للرحلة أو أثناء غياب الرئيس أو عند عودته. ويمكنا تقسيم عمل السكرتير إلى مراحل كالآتي :

1-   الاعداد للرحلة

أ‌-       يجب الاستعلام من الرئيس عن وسيلة السفر التي يفضلها .

ب‌- بعد الحصول على موافقة الرئيس على مواعيد القيام ومواعيد الرحيل ووسيلة السفر التي يفضلها ، على السكرتير أن يحجز مكانا من كل محطة قيام .

ت‌- الاتصال بالفنادق التي يفصلها الرئيس في الجهات المسافر اليها لحجز المكان لمبيته ان كانت السفرية تستدعي المبيت ، واذا لم يكن للرئيس فندق معين فيمكن الرجوع إلى أدلة الفنادق التي تصدرها الجهات المختصة لاختيار أنسبها ويجب عند حجزها أن تحدد نوع الغرفة .

واذا تم حجز الغرفة فيجب على السكرتير أن يبلغ الفندق عن اسم الرئيس ووظيفته وموعد وصوله والوقت المحتمل لرحيله ، كما يحاول السكرتير أن يحصل على موافقة الفندق كتابة ، ويرفق هذه الموافقة بالاوراق التي يأخذها الرئيس معه .

ث‌- إعداد بيان بخطة سير الرحلة ، وجدول بمواعيد الرئيس ومواعيد الطائرات او القطارات أو وسائل المواصلات الاخرى ، لتي سيستعملها الرئيس أثناء رحلته . كذلك إعداد قائمة بأسماء الاشخاص أو الهيئات التي سيتصل بها خلال رحلته وعما اذا كان قد تقابل مع أي من هؤلاء الاشخاص سابقا.

ج‌-    جمع و إعداد المعلومات والبيانات والمستندات الخاصة بالعمل والتي قد يحتاج اليها الرئيس في المهمة المسافر من أجلها .

ح‌-   على السكرتير أن يعد الترتيبات المالية الخاصة برئيسة ويعد الاجراءات الخاصة بها.

خ‌-    طبيعي أن يكون السكرتير قد أبلغ بالاتفاق مع رئيسه كل الشخصيات والهيئات والمؤسسات التي سيجتمع بها الرئيس أثناء الرحلة .

2-   واجبات السكرتير أثناء غياب الرئيس في الرحلة :

لا شك أن مسئوليات السكرتير تزيد عند غياب الرئيس عن مكتبه ، بخلاف ما يظن البعض من أن السكرتير يستطيع أن يتمتع باجازة طيبة خلال فترة غياب الرئيس ، فالسكرتير الناجح هو الذي يضع نصب عينيه مصلحة العمل ومصلحة رئيسه ، فبعض المسائل يستطيع أن يتصرف ويبت فيها السكرتير بناءا على خبرته من عمله مع رئيسه وبعض المسائل لابد أن يحيلها الى شخصيات أخرى مسؤوله في المؤسسة . ومسائل أخلى لا يمكن البت فيها الا من قبل الرئيس وتحفظ في ملف خاص الى حين عودة الرئيس.

كذلك على السكرتير أن يعد قائمة بأسماء زوار الرئيس طوال فترة غيابه والغرض من زيارتهم – أن أمكن ، كما من الافضل اعداد بيان بكل المكالمات الهاتفية الهامة التي حدثت طوال فترة تغيب الرئيس.

3-   واجبات السكرتير بعد عودة الرئيس من الرحلة :

يجب على السكرتير ان يعد ملفين ذلك لاطلاع الرئيس عليهما فور عودته:

أحدهما لمجرد العلم ، ويحوي الاوراق والمراسلات التي اتخذ فيها قرارات سواء من قبل السكرتير أو من قبل أية شخصية أخرى في المؤسسة . والآخر وهو الأهم ، يحوي الاوراق والمراسلات التي لم يتخذ فيها القرار بعد ، والتي تنتظر عودته ليقرر فيها مايرى. وهذه الاوراق يجب داخل الملف حسب أهميتها بحيث يكون أول مايقابل الرئيس الاهم فالمهم فالاقل أهمية على ان تتخذ فيها الاجراءات اللازمة بأسرع ما يمكن حتى لا تتأخر أكثر مما تأخرت .

كذلك يجب على السكرتير أن يساعد رئيسه في إعداد التقرير الخاص بالرحلة ، فال شك أن المؤسسة التي يعمل بها تطلب منه تقريرا يوضح الامور التي كان مسافرا من أجلها .

-         إعداد السفريات الجماعية وتنظيم الرحلات :

ويقصد بهذا النوع من الرحلات ، السفريات التي تضم مجموعة كبيرة من الموظفين أو عائلاتهم ، وفد تكون بقصد العمل كما يحدث في حالات السفر يقصد التدريب أو السفر بقصد الدراسة في بعثات جماعية ، وقد تكون بقصد الترفيه كما يحدث في بعض المؤسسات التي تساعد موظفيها على قضاء اجازات جماعية ممتعة بأجور منخفضة .

لذلك يتعين على السكرتير ان يسترشد بالخطوات التالية :

1-   دراسة برنامج الرجلة دراسة وافية من حيث الهدف منها ، والاماكن المراد زيارتها والبلاج المختلفة التي يتضمنها خط سير الرحلة .

2-   دراسة وسائل المواصلات المناسبة اذ ان كثير من شركات الطيران ومؤسسات السكك الحديدية وشركات المواصلات العامة تمنح انواعا من الخصم قد تصل في بعض الاحيان الى 50% .

3-   دراسة نوع الفنادق الموجودة في البلاد التي سيقيم بها الجماعة ، والاتصال بجمعيات السياحة في البلاد المختلفة للحصول على أقصى تخفيض مسموح به .

4-   معرفة عدد أعضاء الرجلة واسم كل مهم والحصول على صور حديثة لهم خاصة في الرحلات الخارجية التي تحتاج الى استخراج جوازات سفر ، والحصول على تأشيرات خروج ودخول للبلاد لتي ستشملها الرحلة.

5-   وعموما فأنه يفضل في هذا النوع من الرحلات الاعتماد على احدى وكالات السفر او شركات السياحة المتخصصة بتنظيم برنامج الرحلة وحجز التذاكر في وسائل المواصلات المختلفة .

-         إعداد السفريات لموظفي الحكومة :

كثيرا ما يكلف موظفي الدولة للقيام بمهام خارج المدينة التي توجد بها مقار وظائفهم ، وفي هذه الرحالة تكون أجرة سفرتهم على حساب الدولة. كما يعطى مثل هذا الموظف مبلغا من المال يسمى بدل انتداب تعويضا له عن النفقات التي سيصرفها اثناء إقامته في هذه المهمة الرسمية.

هنا بعض التطبيقات التي تساعد السكرتير في حجوزات الطيران والفنادق والسيارات وغيرها :

أولا تطبيق بوكينج ( BOOKING  ) :

وهذا التطبيق يساعد في حجوزات الفنادق والشقق في حول العالم .

ثانيا تطبيق أكسبيديا ( EXPEDIA ) :

وهذا التطبيق يساعد في حجوزات الطيران والسيارات و الفنادق في حول العالم  .

المراجع :

سيد حسب الله ، السكرتير والاعمال المكتبية .

www.booking.com

www.expedia.com

العنود محمد العبدالله