العلاقات داخل المكتب
بما أنك تقضي مع رئيسك وزملائك في العمل وقتا مساويا للوقت الذي تقضيه مع عائلتك ومع اهلك ، لذا فإن سعادتك الشخصية تعتمد إلى حد كبير على علاقاتك داخل العمل .
ونجاحك يعتبر من نجاح من تعمل معهم والعكس ايضا .
هنا سيتم ذكر بعض العلاقات داخل المكتب .
عند البدء في وظيفة جديدة
من المهم لجميع الأشخاص المهتمين في مجال الأعمال ، و أصحاب المشاريع الصغيرة أن تكون لديهم شبكة من العلاقات في مجال العمل ، فهي تعد أسهل و أقل تكلفة للإعلان عن أنفسم و لتسويق خبراتهم و مشاريعهم بطريقة ذكية و فعالة و موجهة ، و لكن ذلك يستلزم الذكاء و اقتناص فرص التعارف إلى أشخاص مهمين في مجال تخصصك ، و قد تجد فيما يلي من نصائح ما يفيدك في ذلك :
الود
إن الدخول لأي وظيفة جديدة يتطلب من المرء أن يكون ودود مع الآخرين ، و ذلك لتجنب الاشتباكات في أول يوم عمل ، إن مثل هذه الاشتباكات قد ينشأ عنها العداوة التي قد تكون حافز لبعض الموظفين لوضع العقبات أمام الموظف الجديد.
طلب المساعدة
قد يشعر المرء بالإحراج في أول يوم عمل لعدم معرفته بسياسات الشركة و بطبيعة العمل ، في الواقع إن من أهم الخطوات التي يجب أن يقوم بها المرء هو كسر حاجز الإحراج وطلب المساعدة من الآخرين ، و كما أن طلب المساعدة و التعاون يقوي العلاقات بين الموظفين و يجعلها ودية أكثر.
الانطباع
ما يجب ان يركز عليه الموظف في الأيام الأولى في العمل هو الانطباع الذي يتركه عند المدراء و الزملاء ، حيث أن الانطباع الأول هو الذي يحدد طريقة تعامل الآخرين ، و بالتالي يتوجب على المرء التركيز على تصرفاته و نظافته الشخصية ، و طريقة جلوسه و طريقته في طرح الأمور و حلها و احترام الخصوصية و ما إلى ذلك من أمور متعلقة في بيئة العمل.
طرح الأسئلة
قد تحتاج في بداية العمل في منصب جديد إلى طرح العديد من الأسئلة ، لذا يجب عليك مراعاة الأمور التالية عندما تعتقد انك في حاجة لطرح سؤال معين ، إليك بعضها :
هل يتوجب عليك معرفة الإجابة ، أو معرفة المكان الذي ستجدها فيه ، دون أن تسأل ؟
هل الشخص الموجه له السؤال هو الشخص المناسب ؟
هل تمت صياغة السؤال بذكاء ؟
الأنتقاد وكيف تتعامل معه
التعرض للإنتقادات هو شيء طبيعي وجزء لا يتجزأ من أي عمل فما تراه ممتاز وفي أحسن صورة من وجهة نظرك قد يراه مديرك أنه ليس على المستوي المطلوب وبحاجة للمزيد من الجهد والعمل، هذه بعض الحلول لتعرف كيف تتقبل الإنتقادات وتتعامل معها بشكل ذكي وجيد فتكون وسيلة لرفعتك لا لإحباطك :
- تحكم في مشاعرك
أعلم أنك تبذل كل جهدك لتنجز عملك على أكمل وجه، لكن رغم ذلك إذا تعرضت للإنتقاد لا تجادل أو تحاول تبرير موقفك لأن ذلك سيجعل الأمر أسوء وقد يعتقد مديرك أنك مغرور أو أنك ترى نفسك أفضل منه، فقط دعه ينهي كلامه وتقبل الأمر بمنتهي الهدوء .
- لا تأخذ الأمر على نحو شخصي
لست وحدك من يتعرض للإنتقاد فلا يوجد شخص كامل أبداً، كل منا لديه أخطائه فإنتقاد عملك لا يعني إنتقادك أو إنتقاد شخصيتك، بل أنظر للأمر على أن تعرف أخطائك وتصححها .
- طور نفسك ونمي مهاراتك
فكر قليلاً فيما تمتلكه من مهارات وقدرات وأى منها سيفيدك في عملك وفي تفادي هذا الإنتقاد مجدداً ثم أعمل على تطويره وتنميته بكل الوسائل الممكنة .
- ربما تود أن ترد على الانتقاد بالقول : اشكر لك قيامك بلفت نظري إلى هذا ،
وسأفكر فيما قلته بالتأكيد . في حال قيام رئيسك بانتقاد بعض جوانب عملك ، فانه
يجب عليك التفكير فيما يمكنك أن تقوم به لكي تحقق التحسين المطلوب ، وربما يكون
باستطاعتك أن تطلب من رئيسك بعض المقترحات المتعلقة بكيفية تحقيق ذلك . قد
يقترح عليك بعض الزملاء طرقا افضل لأداء الأعمال . إذا ماعتقدت جدوى هذه
المقترحات فانه يجب عليك محاولة الأخذ بها وتطبيقها .
اتخاذ القرار
انك كسكرتير فإنه سيطلب منك اتخاذ العديد من القرارات ، ولايجب ان تتخوف من الاعتماد على قدرتك على التمييز في ان تقوم باتخاذ القرارات التي لا تشتمل على مسائل قانونية أو على مبالغ مالية كبيرة ، وقد يلزمك أحيانا ان تقول ( إنني آسف ) ، ولكن من المحتمل أن يحترمك رئيسك ويقدر لك مبادرتك بإقرار ما يجب فعله .
هناك طريقة وضعها علماء النفس والاجتماع مكونة من خمسة مراحل توضح كيفية اتخاذ القرار بشكل مستقل وهي:
المرحلة الأولى: تحديد الهدف بوضوح، لأنه بذلك يوجه خطواتنا نحو اتخاذ القرار.
المرحلة الثانية: التفكير بأكبر عدد ممكن من الإمكانيات، فمنها يستخلص وينبثق القرار.
المرحلة الثالثة: فحص الحقائق مهم جدا، فعدم توفر المعلومات قد يقودنا إلى قرار غير صحيح.
المرحلة الرابعة: التفكير في الايجابيات والسلبيات للقرار الذي تم اتخاذه، فيجب فحص كل إمكانية وما يمكن ان ينتج عنها وقياس مدى كونها مناسبة أو غير مناسبة.
المرحلة الخامسة: مراجعة جميع المراحل مرة أخرى، والانتباه فيما إذا أضيفت معطيات جديدة أو حدث تغيير، ثم نقرر بعدئذ، وإذا لم يكن القرار مناسبا يمكن عمل فحص جديد.
العمل لدى أكثر من مسؤول
يعمل السكرتير في العديد من المنظمات لذى أكثر من مسؤول واحد ، وقد يكون أحد هؤلاء المسؤولين أعلى منصبا من البقية ، لذا يكون الشخص الذي تكون مسؤولا عن مساعدته بشكل أساسي . وفي بعض الأحيان يكون المسؤولون متساوين في المناصب ، ويتوقع منالسكرتير أن يكون مسؤولا عن مساعدتهم جميعا ، وبنفس المستوى .
ويجب على السكرتير في هذه الحالة ان يكون مؤهلا ، ولديه الاستعداد للتغلب على المشاكل والصعوبات الناجمة عن توقع أحد هؤلاء المسؤولين منه قضاء جزء كبير من وقته في أداء الأعمال الخاصة به ، والذي قد يصر على وجوب إعطاء الأولوية لأعماله .
ولكي تتفادى اظهار اي ميل او تحيز ، يجب عليك ان تطلب من المسؤولين تحديد ضوابط يمكن الالتزام بها ، لتحديد الترتيب الذي يجب انهاء الأعمال بموجبه .
صفات السكرتير الناجح في العمل
- السكرتير يجب أن يكون مؤهلاً علمياً لشغل هذا المنصب، وعادةً يكون دبلوم أو بكالوريوس بغض النظر عن التخصص، فمع التقدم التكنولوجي تتطور الكثير من الأمور والمهامّ الإدارية، ولهذا قد يرفع السكرتير من كفاءته بالتحاقه بالدورات المهمّة لوظيفته، وعليه يكون ملماً باستخدام الأدوات والأجهزة المكتبية؛ مثل الحاسوب والطابعة وآلة النسخ والتصوير، فهذه مهمةً جداً لإنجاز مهمته بسهولة، فيمكن القول الخبرة العلمية والعملية ضرورية جداً لمهنة السكرتير.
- من الأمور المهمة التي تعكس شخصية السكرتير الناجح الاهتمام والعناية بالمظهر الشخصي، فيجب أن تكون ملابسه نظيفة وأنيقة من أعلى الرأس إلى الحذاء، وأن يعتني بالنظافة الشخصية أيضاً لأنّه في وظيفة تعكس واجهة المؤسسة، وقد يتعرض كثيراً لاستقبال الزوار عند مقابلة الإدارة.
- بعد الاهتمام بالمظهر الشخصي، يجب التركيز على اللباقة في الحديث والتعامل؛ فهذا ضروري جداً في التعامل مع الأشخاص مثل الإدارة والزملاء والعملاء، وأيضاً على السكرتير الناجح أن يحفظ أسرار مكتبه وعمله فليس من الضروري نقل كل ما يجري في المكتب من أسرار وعمل إلى الخارج لأنّ هذا سيسيء كثيراً إلى سمعته ومهنته وسيكون فرصةً سهلة للنفوس الضعيفة وبالتالي خسارة منصبه، فاللباقة والأمانة والإخلاص في العمل صفات مهمة وضرورية للسكرتير.
- تأدية عمله بأكمل وجه وعدم التهاون بالأمور الصغيرة وتأجيل الأعمال الموكلة إليه، فعليه أن يكون مستعداً للرد على كافات المكالمات وتحويلها بالوقت المناسب إلى المدير أو ما يخص الشركة، وعليه أن يقرأ ويرتب كافة المراسلات البريديّة منها الإلكترونية أو الورقية، ويحسن ترتيب مواعيد المدير في استقبال العملاء وإدارة وترتيب الإجتماعات عند طلب ذلك منه، ويحسن تدبير الأوراق ووضعها في مفات خاصة يسهل الرجوع إليها عند الحاجة، كما ويهتم بتدوين الملاحظات ومتابعة وتنفيذ أوامر المدير؛ فطاعة المدير مسؤولية مهمّة لوظيفة السكرتير.
- قد يواجه السكرتير بعض الظروف غير العادية التي تتطلب منه سرعة بديهة في التعامل معها، ولهذا عليه أن يتمتع بسرعة البديهة والذكاء وحسن التدبير وعرض الموضوعات والأمور على المدير في الوقت الذي يناسب المدير مع مراعاة عدم إحراجه، فهناك أمور ضرورية تطلب اتخاذ قرار من الإدارة بعينها، فالأمور الروتينية يتمّ اتخاذ القرار فيها بعد تفويض الصلاحية من الإدارة إليه، وأمّا الأمور الضرورية فيجب عرضها مباشرة على الإدارة لاتخاذ القرار فيها.
المراجع
إيميت ن. ماكفرلاند ، إجراءات السكرتارية وإدارة المكاتب والأنظمة الآلية .
إعداد الطالبة :
اللولو عبدالعزيز الدوسري .
تم الاطلاع،
ردحذفالمراجع (الكتب) لابد كتابتها بالطريقة الصحيحة حتى يمكن للقارئ الرجوع إليها