اجراءات الصادر والوارد
اجراءات الوارد والصادر من
أولى العمليات التي يكلف بها السكرتير عادة ، خاصة في بداية عمله في مؤسسة ما ،
وأغلب النشاط الداخلي لأية مؤسسة يتمثل فيها تنظيم من اجراءات في الخطابات الواردة
وعلى ما تقوم به من تحرير لخطابات صادرة. وهذه الخطابات الصادرة اما ان تكون رد
على خطابات واردة أو خطابات جديدة لاتخاذ اجراءات جديدة ، وعلى ذلك فأن أي خلل في
الادارة التي تقوم بتسلم وتسليم الوارد والصادر أو الخطأ في توجيهه الى المختصين
قد يسبب أضرار للمؤسسة ، لذلك فمعالجة البريد يجب أن يتم بشكل منظم وبكفاية ، مع
الدقة التامة والبساطة المتناهية .
كما يلزم الاقلال من عمليات
القيد على قدر الامكان ، كلما وجد يساعد على رقابة الاوراق ويسهل متابعتها اذ اننا
في العالم العربي مغرمون بعمليات القيد الى حد كبير مما يوجد كثيرا من التعقيدات
وكثيرا من الاستلام والتسليم والتوقيع عند انتقال أوراق من قسم لآخر أو شعبة لأخرى
داخل نفس المؤسسة .
ويرعى عند وضع أي نظام لعمليات
الوارد والصادر أن يكون الهدف الاساسي من هذا النظام هو سرعة تسليم الاوراق الى
المختص في نفس يوم ورودها أو صدورها . ولن يتأتى ذلك الا بتبسيط اجراءات
العمل واستبعاد الخطوات الزائدة التي تسبب تعطيل الوارد والصادر ، وذلك مثل العرض
على أكثر من رئيس أو كثرة التأشيرات والتحويلات الروتينية ، التي لا داعي لها ، أو
طلب توقيع الموظفين عند انتقال اوراق من مكتب الى مكتب ، والحقيقة أن ظاهرة
التوقيع هذه تعتبر مظهرا من مظاهر عدم الثقة يجب سرعة التخلص منها بزرع الثقة بين
موظفي المؤسسة الواحدة فلا يتم التوقيع والاستلام والتسليم الا للمستندات والاوراق
التي تستحث ذلك فعلا.
الوارد :
1- من الافضل أن يكون لكل
مؤسسة صندوق بريد برقم معين تلقى فيه جميع رسائلها العادية ولا يقوم سعاة البريد
التابعين لمصلحة البريد بتوصيل المظاريف الخاصة بالمؤسسات الحكومية بل يتعين أن
يتوجه مندوب كل مؤسسة الى مكتب البريد الذي تقع في دائرته مؤسسته ، ليقوم بفتح الصندوق
ووضع كل ما في الصندوق بحقيبة ويقوم بعد ذلك باستلام المظاريف المسجلة على أن يوقع
على بيان من أصل وصورة فيترك الصورة للمكتب ويحضر معه الاصل للمراجعة عليه من قبل
المؤسسة ، وطبيعي أن هذا التنظيم يحتاج إلى التعاون التام بين مصلحة البريد وبين
المؤسسات الحكومية والتجارية.
2- ليست
مصلحة البريد هي الطريق الوحيد لاستلام رسائل المؤسسة فمن الممكن أن ترد الرسائل
باليد عن طريق سعاة مؤسسات أخرى أو أصحاب الحاجة أنفسهم. وعلى السكرتير
المختص استلام كل ذلك ، كما يقوم بفتح المظاريف المغلقة مع ملاحظة الا يفتح ما كتب
عليه ( خاص ) أو ( سري ) أو ( شخصي ) وعليه أن يتبع تعليمات رئيسه في هذا الشأن .
3- يجب بعد
فض المظاريف التأكد من أن محتويات كل رسالة كاملة ثم تدبيس المرفقات بالرسائل
الواردة معها بشكل أنيق ، وتختم بالختم ذي التاريخ ، ويرعى عدم طمس المطبوعات أو
المكاتبات الهامة المكتوبة بالآلة الكاتبة.
4- تفهرس
الخطابات وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها عليها ثم توجه الى المختصين ان لم يكن
هناك داع لعرضها على الرئيس ، والموجه وغالبا ما يكون هو الفهرس في نفس الوقت –
يجب ان يكون على دراية كبيرة باختصاصات المؤسسة وبكل ما يحدث داخل الادارات من
الغاء اقسام أو ضم اقسام الى بعضها أو زيادة اختصاصات احدى الادارات ، أو سحب
اختصاصات من ادارة واعطائها الى ادارة اخرى ، وعلى الموجه أن يبذل كل جهده لتوجيه
الخطابات وجهتها الصحيحة ، وحتى ولو أدى الامر إلى أن يتصل بالموظفين في الادارات
الاخرى لاستشارتهم في الامر.
5- تفرز
المراسلات حسب جهة توجيهها ، وذلك باستعمال أجهزة فرز للخطابات حتى يتم قيد
المراسلات كل ادارة على حدة في سجل القيد العام ، وان كانت المؤسسة صغيرة فلا داعي
لعمليات القيد – خاصة وان الثقة وتبسيط الاعمال أفضل بكثير من عمليات القيد المكررة.
6- تسلم
المراسلات للأقسام المختصة اما مناولة أي بدون توقيع المستلم ، وهذا أفضل ، وأما
أن تسلم بتوقيع في نفس سجل الوارد.
7- في بعض
الاحيان تشتمل الرسالة الواردة على عدد من النقاط التي تتطلب اهتمام عديد من
الادارات وعلى ذلك فلابد من اجراء ترتيب خاص بحيث يسمح لكل ادارة لها اتصال
بالرسالة ان تعالج الموضوع الخاص بها وهناك عدة طرق لذلك منها : أن ترفق بالرسالة
قائمة بالإدارات صاحبة الشأن ، وعند ارسالها الى المكاتب المختصة يقوم رئيس كل قسم
بشطب اسم قسمه من القائمة بعد اتخاذ الاجراء اللازم أو تحتفظ الادارة التي يهمها
الجزء الرئيسي من الرسالة بها على أن تكون مسئولة عن توجيه الاستشارات الاقل أهمية
الى الادارات الاخرى صاحبة العلاقة . ولكن أحسن هذه الطرق جميعا أن
يصور الموظف البريد الرسالة عدة صور كي يمكن ارسال صورة لكل ادارة لها علاقة
بالموضوع حتى تتخذ الاجراء اللازم في الوقت المناسب .
الادوات المستعملة في الوارد
1 – الات فتح البريد :
تعتبر الات فتح البريد ذات عون كبير
في فتح البريد الوارد لأية مؤسسة وتستعمل في المؤسسات التي يصلها من الخمسين الى
بضع مئات من المظاريف يوميا وهي نوعان :
أ – النوع اليدوي الذي يشبه سكينة قطع الورق ، أو نوع
يشبه المقصلة يحتوي على سلاحين ، أحدهما مثبت في الآلة والآخر يعتبر الجزء
المتحرك اذ يدار بواسطة ضغط الذراع ، وعندما يتقابل السلاحان ، يقطع رفيع من طرف
المغلف ، وتدخل المظاريف منفردة الى الآلة .
ب – نوع كهربائي ، وتوضع المغلفات بالآلة في مجموعات فوق عجلة
من المطاط يجرى دورانها كهربائيا فتسحب المظاريف
واحدا بعد الآخر وتقوم بفتحه ثم تلقيه الى الجهة الاخرى مفتوحا دون المساس بما في
داخله من اوراق .
2 – الاختام
هناك انواع
متعددة من الاختام يستوجب العمل الاستعانة بها في كثير من الاغراض ، ولكن يهمنا
هنا الختم الذي تختم به المراسلات الواردة وهو اما ان يكون يدويا او يكون
ختما ذا تاريخ وساعة ، وهو مزود بساعة خاصة ، ويستعمل لتوضيح ساعة وتاريخ ورود
وتصدير بعض الرسائل ذات الطبيعة الخاصة .
المتابعـــة :
يشكو الجمهور حاليا – في بعض البلاد العربية – من تأخر معاملاته لدى
الاقسام المختصة بالوزارات والمصالح الحكومية المختلفة ، في كثير الاحيان لا يتم
اجراء اللازم في أية ورقة الا اذا عقب عليها صاحبها او احد اصدقائه ، ومادام لم
يعقب عليها أحد فهي مهملة على احد المكاتب او في احد الاقسام دون أي اجراء فيها .
وليست الشكوى قاصرة على بطء العمل في المؤسسات الحكومية ، بل يشكو
نفس الشكوى بعض رجال الاعمال الذين اتسعت اعمالهم وتعدد مشروعاتهم وكثر
موظفوهم ، فقلت الرقابة واصبح الاجراء الذي لا يستلزم اكثر من دقائق معدودات
يستغرق اياما او اسابيعا مما دعا الى التفكير في نوع الرقابة يسهل سرعة
اتخاذ اللازم فيما يرد من اوراق .
فما هي الطريقة التي يمكننا بها التغلب على هذه المشكلة وما دور
السكرتير المختص بالوارد في ذلك ، وهل يا ترى تنتهي مهمته عمد حد استلام
وفتح المظاريف وتوجيهها وفهرستها وقيدها وتسليمها للأقسام المختصة فقط ، ام تبدا
مهمة جديدة وهي ملاحقة ومتابعة هذه الخطابات لدى الاقسام المختصة حتى يتم اتخاذ
الاجراء اللازم عليها ، واذا كان الامر كذلك فما هي بالضبط عملية المتابعة ؟
أولا وقبل كل شيء يجب ان تحظى عمليات المتابعة بعناية الرئيس الاعلى
للمؤسسة ، عنايته الشخصية والرسمية حتى يقوم السكرتير المختص بالمتابعة بعمله على
خير وجه ، وتبدا اعمال هذه الشعبة بأن يتفق رؤساء الاقسام على اقصى مدة يمكن ان
تبقاها رسالة دون اللازم فيها " ثلاثة ايام " مثلا ، فالخطابات الواردة
التي سيكون الاجراء الخاص بها هو الحفظ ، تحول للموظف المختص بالمتابعة –
وذلك قبل حفظها – للتأشير امام كل خطاب في سجل القيد الوارد بكلمة " حفظ
" في الحقل المخصص لذلك في السجل .
امام الخطابات التي يتم الاجابة عليها فيؤشر عليها في الحقل انه قد
تم الرد عليها بخطاب رقم كذا وتاريخ كذا او احيلت الى الجهة كذا برقم كذا وتاريخ
كذا ، وطبيعي ان يتم ذلك عن طريق صورة ترسل من كل خطاب صادر الى موظف المتابعة ،
ومن الممكن ان تكون هي نفس صورة الصادر العام توفيرا لعدد الصور التي تطبع من كل
رسالة ، والخطابات الي يظهر انه لم يؤشر امامها بالأجراء اللازم بعد المدة المحددة
، يعمل بها مذكرة متابعة للقسم المختص بطلب الاجابة او اجراء اللازم على الخطابات
رقم كذا وتاريخ كذا ، ويؤشر بذلك في الحقل المخصص في سجل البريد الوارد ،
والخطابات التي يظهر انه لم يؤشر امامها بالأجراء اللازم بعد مدة اخرى من تاريخ
متابعتها الاولى برفع عنها للرئيس العام للتصرف .
ويجب ان نضع في الحسبان ان الرقابة الكاملة على جميع الخطابات
الواردة خطة غير عملية حيث ان هناك بعض الاوراق الواردة للمؤسسة لا تحتاج الى
اجراء معين كصور بعض الخطابات المبلغة للمؤسسة للعلم ان هناك اجراء قد اتخذ في
موضوع من الموضوعات او بعض بالمنشورات او التعاميم التي ترسل للمؤسسة للعلم او بعض
نشرات الدعاية والخطابات الروتينية وما شابه ذلك .
والحقيقة ان الاهتمام بعمليات المتابعة ام هام جدا وخاصة في المؤسسات
الحكومية ، وذلك حتى نقضى على شكوى الجمهور من تأخر اوراقه ومعاملاته ، اذ سيكون
الموظف او الشعبة المختصة بالمتابعة بمثابة قسم استعلامات المراجعين يجيب على
اسئلتهم ويخبرهم بمصير معاملاتهم دون ازعاج لموظفي الاقسام الاخرى حتى يستطيعوا
التفرغ لما هو اهم .
وعلى ذلك يمكن تلخيص عملية المتابعة فيما يلي :
1 - متابعة
الخطابات الواردة حتى تحفظ في ملفاتها بعد ان يتم الرد عليها ان كانت في حاجة الى
رد ، او اتخاذ أي اجراء لازم فيها ، ويسدد بذلك في الحقل المخصص في
سجل قيد البريد الوارد .
2 - الاطلاع على
صور الخطابات الصادرة في اليوم السابق لتسديد الخطابات الواردة التي تشير اليها
بعض الخطابات الصادرة .
3 - الاجابة على
استفسارات الراجعين عن مصير معاملاتهم ، بل حث الاقسام المختصة على سرعة الاجابة
او اتخاذ اللازم ليس فقط بالنسبة لمعاملات الجمهور بل بالنسبة للمعاملات المتبادلة
بين مؤسسة حكومية اخرى ، وفي ذلك تذكير المختصين بما قد يكون لديهم من موضوعات
متأخرة ، وربما معاونتهم ان لزم الامر .
وطبيعي ان تقابل عمليات المتابعة بعض المصاعب في بداية العمل نتيجة
لعدم تعود موظفي المؤسسات الحكومية بالذات ان يتابعهم موظف مسئول عن كل رسالة تصل
المؤسسة ، ولكن صممن على الضمى في هذه المتابعة قدما ، ولم نيأس من بعض المتابعة
الاولية التي ستقابلنا ، فسنكون على ثقة ان كل موظف سيتخذ الاجراء اللازم فيما
لديه من اوراق أولا بأول حتى لا يأخذ عنه الرؤساء فكرة سيئة .
الصادر :
الخطاب الصادر هو عنوان المؤسسة واحسن معلن عنها لذلك يجب الاعتناء
لمظهر الرسالة شكلا وموضوعا وفي هذا المجال يستحسن قراءة الباب المخصص للمراسلات
في نفس هذا الكتاب .
ولكن قبل ان نعرض اجراءات الصادر يجدر بنا لفت الانتباه الى بعض
الملاحظات التي تتبعها بعض المؤسسات الحكومية في بعض البلاد العربية مما تستحق معه
ان تناقش هنا لتبيان مدى فائدتها وضررها واليك بعض هذه الملاحظات .
1 – تحرص بعض المؤسسات الحكومية على الاحتفاظ بمسودة الخطاب الصادر
التي كتبت باليد ، والى جرى فيها تعديلات وشطب وتغيير ، هذه المسودة المكتوبة بخط
اليد تعتبر الاصل والاساس ، اما صورة الخطاب الصادر المكتوبة بالآلة الكاتبة
فتعتبر ثانوية ولا قيمة لها الى جانب هذه المسودة ، وحجتهم في ذلك انه من الضروري
الاحتفاظ بالمسودة لمعرفة كاتب الرسالة وذلك بمعرفة خطه ، فالمفروض في عرفهم ان
كاتب الرسالة يظل مسئولا عن محتوياتها الى ما لا نهاية ، وانه لا وسيلة لمعرفة
كاتبها الا بخطه ولا يقتنعون بفائدة كتابة الحروف الاولى من اسم محررها وكاتبها ،
ففي الوقت الذي استغنت فيه الدول الاخرى عن تحرير المسودات على الورق ثم طباعتها
على الآلة الكاتبة واكتفت بتسجيلها او املائها راسا على كاتب الآلة ما زلنا نحن في
بعض الدول العربية نتناقش هل نحتفظ بالمسودة ام نمزقها ، فلا داعي مطلقها للاحتفاظ
بهذه المسودة ويستغنى عنها بصورة انيقة مطبوعة في الآلة الكاتبة .
2 – تسرف بعض المؤسسات الحكومية وربما بعض المؤسسات التجارية في طبع
صور زائدة من كل خطاب صادر بحجة انهم ربما يحتاجون اليها مستقبلا ، ولو علموا ان
الوقت والجهد والجهد والورق والاثاث والمال الذي يضيع في طبع هذه الصور الزائدة
يصل الى ارقام خيالية لاستغنوا فورا عن طبع وحفظ اية ورقة زائدة لا لزوم لها ،
وعلى ذلك فاقل عدد يمكنه ان يطبع من صور خطاب صادر وهو ثلاث صور ، صورة لملف
الموضوع ، وصورة للقسم المختص ، وصورة لملف الصادر العام ، ومن الممكن الاستفادة
من صور الصادر في عمليات التسديد والمتابعة قبل حفظها في ملفها .
3– يهمل بعض الرؤساء في توقيع الصور الخارجية ، واقصد بالصور
الخارجية الصور التي ترسل الى مؤسسات اخرى – للعلم او لاتخاذ الاجراء ما – غير
الاصل الموجه الى المؤسسة بعينها ، يهمل بعض الرؤساء في توقيع هذه الصور فتصل
الصور الى المؤسسات المعنية لها بدون توقيع فتكون عديمة القيمة لعدم وجود توقيع
عليها من قبل مسئول ما ، وان كان وقت الرئيس لا يسمح بتوقيع هذه الصور فلا مناص من
ضرورة ايجاد ختم يكتب عليه وقع الاصل فلان ، ويوقع السكرتير بهد هذا الختم حتى
تأخذ الرسالة الصفة القانونية .
ويجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة
لأنها تعطي انطباعا عنها للجهات المصدرة إليها , بحيث تكون ذات مظهر اللائق ومنسق
وخالية من الأخطاء اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة.
الإجراءات الخاصة بالبريد الصادر:
يقوم السكرتير بإعداد المادة المرسلة وغالبا ما تكون رد على رسالة
واردة أو طلب معلومات من جهة ما . وعند إعداد مسودة الرسالة وعرضها على المدير
وموافقته عليها يقوم السكرتير بطباعتها ومراجعتها بحيث تحوي ما يلي :
- البسملة لان كل
عمل لا يبدا باسم الله فهو أبتر ( حديث نبوي(
- اسم الجهة المرسلة
- الرقم
- التاريخ
- المرفقات
- الموضوع وهو
عبارة عن ملخص صغير للرسالة
- المرسل إليه
وعنوانه
- تحية الافتتاح
- التوقيع
خطوات معالجة البريد الصادر:
1. فرز البريد
الصادر إلى مجموعات حسب طريقة الإرسال : بريد عادي , ناقل خاص , برقية .
2. تسجيل البريد
الصادر في نموذج البريد الصادر : الذي يبدأ برقم
متسلسل من بداية العام وينتهي بنهايته .
3. -تصوير البريد
الصادر: يجب أخذ صورة عن
البريد قبل إرساله وذلك لغرض المتابعة ويتم ختم الصورة بخاتم وفق الأصل .
4. وضع العنوان على
الظرف :
- يجب وضع عنوان
المرسل إليه في الوسط وغلى اليمين
- يجب وضع عنوان
المرسل في الأعلى وإلى اليسار
- ينبغي ترك مسافة
للطوابع والختام في الأعلى جهة اليمين
5. طي وإدخال
الرسالة في الظرف
يجب قبل طي الرسالة وإدخالها في الظرف التأكد مما يلي : -
- هل العنوان
الموجود في الرسالة مطابق للعنوان الموجود على الظرف؟
- هل الرسالة تم
توقيعها من صاحب الصالحية؟
- هل مرفقات
الرسالة كاملة؟
- هل شكل الرسالة
يوحي بالارتياح والجاذبية؟
6. تسجيل رقم الصادر
على الظرف : وفي حالة البريد السري يتم كتابة سري في خانة الموضوع في نموذج
الصادر.
7. تسليم البريد
الصادر حسب طريقة توزيعه : بحيث يقوم المراسل باستلام البريد
الصادر الذي سيتم توجيهه بالبريد العام إضافة إلى نموذج الصادر . وفي حالة البريد
السريع يتم الاتصال عليه لاستلام البريد بعد أخذ توقيعه على نموذج الصادر .
المراجع :
سيد حسب الله ، السكرتير والاعمال المكتبية .
شروق العتيبي
تم الاطلاع،
ردحذفالمراجع (الكتب) لابد كتابتها بالطريقة الصحيحة حتى يمكن للقارئ الرجوع إليها