تنظيم الاجتماعات
يقضي العديد من المسؤولين جزءاً كبيراً من وقت عملهم اليومي في
الاجتماعات ، وفي العديد من هذه الاجتماعات يحتشد المسؤولون في أحد المكاتب أو في
إحدى قاعات الاجتماعات إلا أن التقنية
المتقدمة في مجال الاتصالات تجعل الاجتماعات ممكنة للذين قد يكونون متواجدين في
مناطق جغرافية مختلفة ومتباعدة . ف تنظيم الاجتماعات تعطي مساعدة المدير فرصة
ممتازة لعرض كفاءتها قبل وأثناء وبعد الاجتماع .
أهمية الاجتماعات كوسيلة للاتصال :
تعتبر الاجتماعات أحدى وسائل الاتصال الهامة في المنشآت على اختلاف
انواعها وللاتصال أهداف هامة ومن أهمها /
1 - تزويد العاملين بكافة
المعلومات الضرورية من اجل تحسين ادائهم للعمل .
2 - يتسنى للقيادات الادارية
التعرف على مطالب وحاجات العاملين وشكاياتهم .
3 - تتيح المعرفة لكل فرد
يعمل في المؤسسة ماذا يجري في داخلها من نشاط واعمال .
4 - توصيل توجيهات القيادة
واوامرها ووجهات نظرها للعاملين في المؤسسة .
انواع الاجتماعات :
أولا : من حيث الزمن :
اجتماعات
دورية / وهي الاجتماعات التي تعقد بصورة دورية وفي مواعيد محددة لبحث مسائل
ومواضيع محددة مثل اجتماعات الهيئة العمومية للشركات المساهمة واجتماعات مجلس
الامه
اجتماعات غير دورية / وهي الاجتماعات
التي يمكن أن تعقد في اي وقن عندما تدعو الحاجة اليها لبحث مشكلة طارئة أو لبحث
موضوعات هامة .
ثانيا : من حيث الشكل :
أ
- اجتماعات يسودها قدر كبير من الشكليات
ويتحكم في هذا الشكل الكثير من القواعد والنظم ومن امثلتها الهيئة العمومية
للشركات المساهمة
ب
- اجتماعات يسودها قدر قليل من الشكليات
ومن الامثله على هذا النوع اجتماعات مجلس ادارة الشركة او المؤسسة العامة في
صورتها الجديدة
ثالثا : من حيث المستوى
:
أ
- اجتماعات على مستوى عالمي مثل اجتماعات
الجمعية العمومية للأمم المتحدة واجتماعات المنظمات والمؤتمرات الدولية .
ب - اجتماعات على مستوى
الدولة كاجتماعات مجلس الوزراء واجتماعات مجلس الامة .
ج
- اجتماعات على مستوى المؤسسات والشركات
مثل اجتماعات مجلس الادارة واجتماعات اللجان المشكلة داخل المؤسسة او الشركة .
مبادئ عامة في عقد الاجتماعات :
لكي يحقق الاجتماع الهدف الذي من اجله عقد ، يجب أن يؤخذ في الحسبان
النقاط الثلاث التالية :
1 - يحسن ان يكون الأعضاء على علم بما سيناقش في
الاجتماع حتى يستعد كل عضو منهم للمناقشة .
2 - اعطاء فرصة كافية لكل عضو
لكي يبدي رايه بصراحة ووضوح .
3- اذا اختلفت الآراء فيحسن
اتباع نظام التصويت .
وطالما المقصود من عقد الاجتماعات هو التعاون للوصول عن طريق المناقشة
إلى الرأي الصواب لذا يحسن أن يحدد اعضاء كل اجتماع فكلما كان العدد صغيرا امكن
تحقيق الهدف بطريقة اسرع .
دور السكرتير في ادارة الاجتماعات :
1 - دور السكرتير قبل الاجتماع
2- دور السكرتير اثناء
الاجتماع
3 - دور السكرتير بعد
الاجتماع
دور السكرتير قبل الاجتماع :
·
تحديد
موعد الاجتماع ومكانه واعداد جدول اعمال الاجتماع طبقا لتعليمات الرئيس .
·
اعداد
الدعوة للاجتماع وارسالها للأعضاء قبل موعد الاجتماع بوقت كاف
·
التأكد
من صلاحية قاعة الاجتماع والتأكد من ان عدد المقاعد كافيها وانها مرتبة حسب مركز
كل عضو عن طريق وضع لوحة تحمل اسمه في المكان المخصص له .
دور السكرتير اثناء الاجتماع :
·
تسجيل
اسماء الحاضرين للاجتماع واسماء الغائبين والمعتذرين
·
تلاوة
محضر الاجتماع السابق واخذ الموافقة عليه او تسجيل أي اعتراض على بعض النقاط
·
تسجيل
وقائع الاجتماع والقرارات التي يتوصل المجتمعون باختصار ومن غير اخلال بالمعنى ومن
الممكن ان يفيد الاختزال او استعمال الآت التسجيل في هذه الحالة .
·
ان
يكون متيقظا لكل ما يدور في الجلسة وان يكون الساعد الايمن لرئيسة لتذكيره ببعض
المعلومات التي ربما يتحاج إليها الرئيس
دور السكرتير بعد الاجتماع :
·
ان
يعيد قاعة الاجتماع الى وضعها الطبيعي بعد انتهاء الجلسة
·
التأكد
من ان كافة الاوراق والمخلفات التي قد يتركها الاعضاء قد أعيدت لأصحابها
·
كتابة
محضر الاجتماع فورا بعد الاجتماع حيث تكون جميع الوثائق وتفاصيل الجلسة لازالت
مائلة في ذهن السكرتير
·
اعتماد
توقيع محضر الجلسة بعدد كتابته من الرئيس ثم القيام بطابعته وارساله للأعضاء
لدراسته فلربما كان لاحدهم اعتراض فيمكن ادخاله على المحضر واخطار رئيس الجلسة قبل
الجلسة القادمة .
·
يقوم
بنسخ القرارات الخاصة بكل ادارة أو هيئة ويرسلها اليها للتنفيذ مع الاحتفاظ بصورة
من كل نسخة في ملفاته .
يشتمل محضر الاجتماع على :
1-
مكان وموعد الاجتماع باليوم والساعة
2-
اسماء
الحاضرين مع بيان الجهات التي يمثلونها واسماء المتعذرين والغائبين
3-
اسم
رئيس الاجتماع
4-
اثبات
صحة الاجتماع لتوافر العدد القانوني حسب نظام المؤسسة
5-
نص
جدول الاعمال بالكامل
6-
المسائل
التي بحثت في الاجتماع وما دار من البحث والمناقشة بصدد كل موضوع وما قدم بشأنه من
اقتراحات
7-
نص
القرارات
8-
وقت
انغضاض الاجتماع وموعد الاجتماع التالي اذا كان قد تم تحديده
عيوب الاجتماعات :
1
- قد يسيطر بعض الافراد على الاجتماعات
وخاصة اذا لم يكن هناك تحديد لعدد مرات الكلام التي يسمح بها للعضو
2- لا جدوى ترجى من اجتماع يرأسه شخص ليس على علم
تام بالنظام الداخلي واللوائح التي تحكم الاجتماعات
3 - قد
يكون القرار المتخذ في الاجتماع هزيلا ولا يراعي المصلحة العامة والسبب هو ان
القرارات التي تتخذ في الاجتماعات عادة تمثل الرأي الوسط حيث يكون الهدف منصبا في
الاجتماع على الاتفاق على قرار ترضى عنه الاغلبية بغض النظر عن نوع هذا القرار
4
- كذلك تتوقف على المستوى العقلي والعلمي
والخبرة والثقافة للأعضاء وكذلك على توفر الاختلاق الحميدة فيهم وعلى سدى التعاون
والانسجام القائم بينهم
قد
يأتي الاعضاء الى الاجتماع خالين ذهنيا تماما من الموضوعات التي ستناقش في
الاجتماع وهذا يؤثر سلبيا على مستوى مناقشتهم اثناء الاجتماع
6 - قد تكون مؤهلات او خبرات
بعض المشاركين في الاجتماعات دون المستوى المناسب
جدولة الاجتماعات :
1-
يجب جدولة الاجتماعات مسبقاُ قدر الإمكان وغالبا
ما يدعى إلى الاجتماعات المتعلقة بالعمل اليومي للمنظمة قبل وقت قصير على أن تتم
جدولة الاجتماعات الكبيرة والمؤتمرات قبل عام أو أكثر من موعد انعقادها .
2-
يجب
عليك أن تطلب من رئيسك أن يحدد موعدين او ثلاثة مواعيد مقبولة للاجتماع خاصة إذا
اشتمل الأمر على عدد من الأشخاص .
3-
عند
اتصالك بالمتوقع حضورهم فإن عليك أن تدون الوقت الذي يستطيع كل منهم الحضور فيه
4-
يجب
عليك عرض الأمر على رئيسك في شكل ملخص يتم نسخة ويبين فيه كافة المعلومات التي
توصلت إليها ليتمكن من اتخاذ القرار المناسب بشأن افضل الاوقات لعقد الاجتماع .
إشعار المشاركين
محتوى الاشعارات :
إن
دقة الإشعارات هامة جدا لاحتمال تأثيرها على أوقات العديد من الأشخاص وعند قيامك
بتحرير الإشعار يجب عليك أخذ موافقة رئيسك عليه قبل أن تقوم بتصويره وإرساله ،
ويتم إرفاق جدول الأعمال كجزء من الإشعار كما يمكن إرفاق الأشياء التي يتوقع من
المشاركين الاطلاع عليها ودراستها قبل الاجتماع وذلك مع إشعار اجتماع العمل ، وقد
تحتاج إلى أن تذكر في الإشعار ما إذا كان سيتخلل الاجتماع وجبة غداء أو عشاء وما
هي تكاليف ذلك .
طرق ووسائل
الإشعار :
يتم
إشعار المسئولين عن الاجتماعات التي ستعقد داخل المنظمة بواسطة الهاتف أو المذكرات
الداخلية ، ويتم في كثير من انواع الاجتماعات الأخرى إشعار المشاركين بواسطة
البطاقات البريدية أو الرسائل أو النشرات ، كما يتم الإعلان عن المؤتمرات والندوات
والاجتماعات الكبيرة في المجلات والصحف ، وعادة ما يحدد وسيلة الإشعار المناسبة
للاستخدام نوع الاجتماع الذي سيقعد وعدد المشاركين فيه وكذلك الوقت المتاح بين
الدعوة لقعد الاجتماع
الهاتف /
في
حالة استخدام الهاتف لأشعار المشاركين فإنه يجب عليك تحضير رؤوس موضوعات عن كافة
المعلومات ، ويجب تدوين ورقة خارجية بأسماء الذين تحدثت إليهم وتاريخ ووقت
المحادثة
البريد /
يجب
عليك التأكد من حداثة قائمة العناوين البريدية الموجودة لديك .
فحص جدول
الأعمال :
يعتبر
جدول الاعمال ترتيبا للمواضيع التي ستتم مناقشتها ، فإذا اشتمل الإعلان عن
الاجتماع على الطلب من الأعضاء الذين سيشاركون فيه – اقتراح ، جدول الاعمال فيجب
عليك الاحتفاظ بملف خاص بالمقترحات كما يجب عليك قراءة محاضر الاجتماع السابق كي
ترى ما إذا كان هناك نقاط لم تستكمل مناقشتها وذلك لإدراجها ضمن جدول أعمال هذا
الاجتماع ، والتأكد من اشتمال جدول الأعمال على المواد التي تطلبها الأنظمة
الأساسية .
محتويات جدول
اعمال اجتماعات تعقد تحت مظلة الأنظمة (البرلمانية ) :
1-
دعوة الأعضاء إلى الانتظام .
2-
قراءة
محضر الاجتماع السابق .
3-
تقارير
المسئولين .
4-
تقارير
اللجان .
5-
النظر
في الأمور القديمة .
6-
النظر
في المسائل المستجدة .
7-
إعلان
القرارات .
8-
فض
الاجتماع .
اختيار المكان :
التخطيط للاجتماع ستتمثل في اختيار مكان مناسب له ويجب أن تكون القاعة
كبيرة وتتسع لجلوس المشاركين وتساعد على راحتهم ولهذا يلزمك معرفة وتحديد الغرض من
الاجتماع ، وعدد المشاركين فيه ، والأماكن المتاحة ، ونظراً لما يغلب من امتداد
الاجتماعات لأكثر من الوقت المحدد لها أساساُ فإنه يجب عليك التأكد من بقاء
المقاعد شاغرة ومتاحة للاستخدام لأطول مدة يمكن أن يكون هناك حاجة لها ، وإذا كان
الاجتماع من تلك الاجتماعات التي تتطلب من المشاركين فيها القيام بأعمال لها علاقة
بالأوراق والوثائق فإنه يجب عليك أن تعمل على توفير قاعة تحتوي على مناضد وأماكن
كافية ومناسبة لكل شخص ، ويجب مراعاة طريقة ترتيب القاعة وما إذا كان سيتمكن المشاركون
من سماع ورؤية بعضهم البعض .
وفي حالة عقد الاجتماع في فندق وما شابه ذلك يجب عليك التعامل مع
المسئولين عنه في التخطيط للتسهيلات اللازمة ، وفي حالة مناقشة أمور سرية فيجب أن
تكون القاعة عازلو للصوت وآمنة حتى لا يتسنى لغير المشاركين مشاهدة أو سماع
المناقشات ، وعند عقد الاجتماع في مكان يختلف عن المكان الذ كان قد تم تحديده عند
الإعلان عنه ، فيجب عليك القيام بكل ما تستطيع أن تقوم به من أجل إشعار المشاركين
بالتغيير وعند إرسال الإشعارات بالبريد يجب عليك التأكد من أنها سوف تصل إلى
المشاركين في موعد الاجتماع ، كما قد يتم في بعض الأحيان الإعلان عن التغيير في
الصحف وعبر محطات الإذاعة ، وعند وجوب تغيير مكان الاجتماع من قاعة إلى قاعة أخرى
في نفس المبنى يجب عليك وضع لافتات إرشادية في البهو وفي المصاعد وعلى باب القاعة
التي كانت مخصصة لعقد الاجتماع سابقا .
التجهيزات :
قد نحتاج إلى الاتصال بالعديد من الأشخاص بخصوص التجهيزات التي يمكن
أن هناك حاجة لها ولتحديد نوع الترتيبات الواجب القيام بها لتأمين هذه التجهيزات
ويجب عليك ترتيب استخدام أجهزة الإسقاط والعرض الرأسية وكذلك شاشات العرض ، في
حالة ما إذا كان سيتم عرض أفلام سينمائية أو شرائح شفافة أو شرائح فيلميه وقد
يحتاج المتحدث إلى سبورة حائط وحامل للخرائط والرسومات وكذلك إلى طاولة قراءة كما
يمكن أن يكون هناك حاجة إلى جهاز تسجيل في حالة ما إذا كان سيتم تسجيل الاجتماع
على أشرطة تسجيل ، ومن الواجب عليك التأكد من أن أجهزة تكبير الصوت (مكبرات الصوت)
موضوعة في أماكن مريحة للمتحدثين .
المواد واللوازم :
تختلف أنواع المواد واللوازم التي يتوقع منك توفيرها للأشخاص الذين
سيحضرون الاجتماع ، وفي العادة يقوم المشاركون في الاجتماعات غير الرسمية التي
تعقد في مكاتب المسئولين بإحضار ما يلزمهم من أوراق وأقلام ، بينما يتوجب عليك في
حالة الاجتماعات الكبيرة التنسيق مع الشخص المسئول فيما يتعلق بالمواد واللوازم
التي يمكن أن تكون ضرورية .
من الممكن أن تحتاج إلى بعض أو كل الأشياء التالية /
v سجل اختزال .
v أقلام حبر
وأقلام رصاص .
v أنظمة المنظمة .
v قائمة الأعضاء
(المشاركين) .
v قائمة بأسماء
اللجان .
v محاضر الاجتماع
السابق .
v صور من جدول
الأعمال .
v القوانين الخاصة
بتنظيم الاجتماعات .
v المواد والوثائق
المرجعية .
المرطبات :
تأمين المرطبات في حالة انعقاد الاجتماع في فندق او ما شابه ذلك على
أنه يجب التنسيق المسبق بما في ذلك إخطار القائمين عل الفندق بالأنواع المطلوبة من
المرطبات ووقت وجوب تقديمها
إعداد البرنامج :
يتم في حالة البرامج القصيرة نسبيا استخدام صفحة واحدة غير مطوية أو
صفحة تطوى من المنتصف او باستخدام الطية (الثنية) اما في حالة الجداول الخاصة
بالاجتماعات الكبيرة والمؤتمرات فإنه يتم عادة التخطيط لها من قبل لجان وتطبع
برامجها بشكل تجاري وبغض النظر عن الطريقة التي يتم بها طبع البرنامج فإنه عادة ما
يقوم السكرتير بنسخ صورة لها ويكون مسئولا عن صحتها ودقتها .
المقاطعة ( أثناء الاجتماع ) :
يمكن أن تتسبب المقاطعة في إزعاج المشاركين وإضاعة وقتهم الثمين ، إلا
أنها قد تكون واجبة في بعض الحالات وعليك في حالة وجوب تبليغ رسالة لأحد المشاركين
خلال انعقاد الاجتماع ، أن تقوم بنسخ الرسالة وطيها ونسخ اسم الشخص على الورقة
وإعطائها الشخص الذي يقوم بإدارة الاجتماع ، كما أن عليك التأكد من وضوح ودقة
الرسالة ، وفي حالة ما إذا كان يتوقع من الشخص المعني الرد على الرسالة فقد يكون
من الأفضل ان تنتظر وإلا فمن الواجب عليك مغادرة القاعة حال إيصال الرسالة إلى
الشخص المعني ، ولا يجب عليك مقاطعة الاجتماع الذي تحضره للرد على الهاتف .
المتابعة :
حال اختتام الاجتماع يجب جمع كافة المواد المخلفة على الكراسي
والطاولات ، كما يجب إرسال صور من نسخ المواد لكافة الذين لم يحضروا الاجتماع ،
ويجب عليك أيضا التأكد من حصولك على نسخ من كافة الوثائق التي تلزمك في إعداد محضر
الاجتماع أو لحفظها في ملف الاجتماع .
ويجب عليك إيقاف أو فصل التيار الكهربائي عن كافة الأجهزة الكهربائية
، كما يمكن أن يكون من الواجب عليك اتخاذ الترتيبات اللازمة لإعادة الأفلام أو
الشرائح السينمائية أو الشرائح الشفافة أو الوسائل السمعية والبصرية الأخرى .
وعند عودتك إلى المكتب يجب عليك تدوين بعض الملاحظات ذات الصلة
بالاجتماعات القادمة أو المهام الواجب القيام بها ، كنتيجة لهذا الاجتماع ، وذلك
في مفكرة المكتب .
ويتم في الغالب إرسال ملخص للقرارات التي تم اتخاذها والتصريحات التي
تم الإدلاء بها خلال اجتماعات مسئولي المنظمة غير الرسمية إلى الاشخاص الذين قد
حضروا الاجتماع وكذلك إلى الأشخاص الذين لم يحضروه .
احمد محمود ابو
الرب – السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب
ايميت ن . كافر
لاند – اجراءات السكرتارية
إعداد الطالبة :
رنيم النشار
تم الاطلاع،
ردحذفالمراجع (الكتب) لابد كتابتها بالطريقة الصحيحة حتى يمكن للقارئ الرجوع إليها