مهارات السكرتارية

كبداية سنتحدث عن المقومات اللازمة لبناء شخصية سكرتير ناجحة  حتى يتضح الفرق بين الصفات التي سبق و ذكرناها و المقومات و المهارات المُراد ذكرها لاحقاً .

مقوِمات السكرتير/ة الناجحـ/ـة:

يتعين على السكرتير الماهر إضافةً إلى تأهلهِ تأهيلاً مُناسباً، ضرورة التمتع بمجموعة من المقومات الشخصية الخاصة، يُقصد بذلك مجموعة من الخصائص الشخصية و النفسية التي تتوافر بشكلٍ عام في الشخص ذاته ، طبيعتهُ العامة ، مقوماته الخاصة و التي يختلف بها عن غيره من الأشخاص . هذه المقومات ضرورية و هامة جداً للنجاح في أداء الأعمال بكفاءة و تحقيق مستوى عالٍ من الأداء. .

من هذه المقومات :

الشكل العام :

وهو ما يُطلق عليه "الوجه المقبول" السمح ، المُبتسم إبتسامةً مُريحة تبعث على الارتياح. .

حسن المظهر :

يتفق هذا العامل مع طبيعة عمل السكرتير و يُعد من الضروريات الهامة لنجاح العمل و لتحقيق الهدف المُراد من الوظيفة. حيث أن السكرتير في مقدمة المستقبلين للزوار و كثيراً  ما يتطلع الزوار لمقابلة السكرتير و من خلال هذه المُقابلة يستطيع الزائر أخذ انطباعاً أولياً عن المنظمة . يتعين أيضاً التمتُع بالبساطة و الأناقة بشكلٍ معتدل بدون مبالغة .

          الحكمة و الصبر:

يتطلب ذلك التمتع بمقومات شخصية بعدم التسرع في الحكم على الأشياء و الأشخاص و الظروف و لا بد من الصبر عند مواجهة الأمور الصعبة و المشاكل الطارئة و المفاجئة و محاولة استيعابها و استعمال العقل في حلها .

التفكير المُنظم المنطقي:

عند طرح المواضيع و الأمور العملية ، لابد على السكرتير/ة  دراسة هذه المواضيع بتمعُن حتى يُمكن اتخاذ القرار الصائب و المناسب و إبداء المشورة و النصيحة و الرأي السديد عند اللزوم.

أمانة السر :

لابد من توافر المقدرة الشخصية للمحافظة على كافة الأسرار التي تم

اطلاع عليها أثناء الخدمة بالعمل . حيث أنه و كما ذكرنا سابقاً يتحتم على السكرتير الاطلاع على كثير من أسرار العمل و لهذا يتطلب من شاغل هذه الوظيفة أن يكون متمتعاً بالأمانة و الصدق .

التخصص : 

اكتساب التحصيل العلمي في مجال السكرتارية .

الثقافة : 

الإلمام بالأمور العامة والاجتماعية  

الإلمام باللوائح والنظم المعمول بها في محيط البلد التي يعمل بها. 

اللغة : 

القدرة على التحدث والكتابة بلغة البلد التي يعمل فيها. 

العلاقات : 

القدرة والمرونة في تكوين العلاقات الشخصية والعملية. 

اللوائح والتعليمات 

الإلمام بالأنظمة والمعلومات التشريعية والإدارية المعمول بها 

تكتسب مهارات التحصيل العلمي في مجال السكرتارية 

تجميع الثقافة 

التساهل بالمواضيع الاجتماعية والعامة 

المعرفة باللوائح المعمول بها في البلد 

أما بالنسبة للمهارات :

تُعتبر المهارة أحد جوانب الخبرة المتنوعة : المعرفة الوجدانية و الحركية التي تُشكل بالنهاية خبرة بجميع النواحي و إن كانت تتميز بجانب واحد فقط فمثلما تتميز المهارة بالجانب الحركي -حينذاك يُطلق عليها بالخبرة- و تسمى أيضاً مهارة حركية لأن بها جانب حركي 

وهي تقُوم على معرفة الأسس العلمية للمهارة و على طُرق و أساليب التعامل مع الآلة المُستخدمة و الأجزاء المُكونة لها -على سبيل المثال-

أولاً :

أُسس بناء المهارات الحركية/

يُقصد بالمهارة الحركية هُنا (أداء العمل الحركي بدقة في أقل وقت و أقل جُهد و بأعلى مستوى من الكفاءة مع أقل التكاليف.

هُنالك عدة أُسس لبناء المهارة الحركية 

مثل أن يُعطى المتدرب لوظيفة السكرتير أن يعرف الأسس العلمية التي تُبنى عليها المهارة خصوصاً لو كانت تستخدم نظريات علمية مثلما في جهاز الحاسب و ما يتصل به من أسس علمية من رياضيات حديثة و لغات و برمجة . فالمهارات إذا بُنيت على أساس علمي أمكن للمتدرب أن يواجه مطالب لتوظيفها بالعمل أو حل المشكلات بها 

- المهارات العامة :

مهارة المشاركة بالمناقشات.

مهارة الحصول على المعلومات .

مهارة الرد على الهاتف و استخدامه للمكالمات المحلية و الدولية.

مهارة حسن الاستماع  للتفاصيل.

مهارة حسن الاستماع للخلاصة.

مهارة قراءة المراسلات.

مهارة النظام و الترتيب.

مهارة العمل الجماعي .

- المهارات التخصصية:

مهارة التدوين بالسجلات المكتبية.

مهارة عمل و تطبيق أنظمة الأرشفة و الفهرسة .

مهارة حفظ المستندات و الملفات.

مهارة الاستدلال على المستندات . 

- مهارة  استخدام اللغة :

المقدرة على الكتابة و التحدث بلغة البلد التي يعمل فيها. 

 مهارة كتابة التقارير والمحاضرات – 

القدرة على إعداد التقارير الفنية 

- المهارات الإدارية والسلوكية للسكرتارية : 

مهارة التحكم و تنظيم وقت المديرين .

مهارة الاتصال اللفظي . 

مهارة ليونة التعامل مع الرؤساء و الاستفادة من الأنماط السيكولوجية للتعامل معهم .

- المهارات المكتبية للسكرتير : 

فتح البريد 

كتابة المراسلات 

متابعة المراسلات الصادرة والواردة 

التخلص من الأوراق الزائدة 

استخدام آلة التصوير. 

المراجع :

الإدارة المكتبية للسكرتارية - عادل صادق - مكتبة معهد الإدارة العامة .

أصول السكرتارية التطبيقية - محمود أمين زويل - مكتبة معهد الإدارة العامة .

أصول علم السكرتارية - أحمد فايق كايد- مدير مركز الإمارات الثقافي.

أبرار آل إسماعيل

-