إجراء المقابلات

نوف يحيى مطشش

المقابلات

تعريف المقابلات :

          تعرف المقابلة بأنها لقاء رسمي مباشر أو غير مباشر بين طرفين يقوم من خلاله كل طرف بطرح أسئلة وتبادل المعلومات .  وتشير معظم الدراسات ، أن بعض رجال الأعمال يمضون جل وقتهم في إجراء المقابلات مع الغير .  ومن الأمثلة على تلك المقابلات التي يجريها مدراء شؤون العاملين مع طالبي الوظائف ، والمقابلات التي يقوم بها العاملون في مجال التسويق مع الزبائن المتوقعين وهكذا .

مراحل المقابلة :

بغض النظر عن نوع المقابلة وأهدافها ، فإن المقابلات الناجحة تتضمن ثلاث مراحل متسلسلة وكما يلي :

1.    مرحلة التخطيط للمقابلة :

يقال بأن المقابلة الناجحة تبدأ قبل أن يتقابل أطرافها وجها لوجه .  لذا فإن على أطراف المقابلة وخاصة مدير المقابلة توفير معلومات مناسبة عن الطرف الأخر ، بما في ذلك توفير معلومات مناسبة عن موضوع المقابلة .  وتتكون هذه المرحلة من خمس خطوات متسلسلة وكما يلي :

1-    تحديد الهدف من المقابلة .

2-    التعرف على شخصية الطرف الأخر .

3-    جمع معلومات ملائمة ودقيقة عن موضوع المقابلة .

4-    تحديد نوع ومضمون الأسئلة .

أ‌-       نموذج الأسئلة المغلقة .

ب‌-  نموذج الأسئلة المفتوحة .

ت‌-  نموذج الأسئلة الواقعية .

ث‌-  نموذج أسئلة استقصاء الرأي .

ج‌-    نموذج الأسئلة الأولية .

ح‌-    نموذج الأسئلة الثانوية .

خ‌-    نموذج الأسئلة المباشرة .

د‌-      نموذج الأسئلة الغير مباشرة .

ذ‌-      نموذج الأسئلة الافتراضية .

2-    تحديد مكان وزمان المقابلة :

يعتبر المكان الذي ستتم فيه  المقابلة على درجة كبيرة من الأهمية ، ومن خلال الاختيار المناسب للمكان والزمان ومدة المقابلة ، يمكن مناقشة أية مواضيع مهما كانت سيرتها بدون الخوف من أية إحباطات مستقبلية لذا ، عند التخطيط لإجراء مقابلة ، يجب التأكد من مناسبة التوقيت لظروف العمل أطراف المقابلة حتى لا يؤثر ذلك على سير العمل .  كما يجب الانتباه إلى المدة التي ستستغرقها المقابلة ، حتى يمكن المستجوب من برمجة عمله بناء على ذلك .  كما يجب الاهتمام باختيار المكان المناسب بعيدا عن الضوضاء كلما كان ذلك ممكنا مما يعطي الطرف الأخر الفرصة للتركيز على موضوع المقابلة .

3-    إدارة المقابلة :

تتضمن المقابلة ثلاث مراحل متتالية وهي :

1-    التهيئة .

2-     الحوار والأسئلة .

3-     والأجوبة والإنهاء .

4-    محتوى المقابلة :

تتضمن مجموعة من الأسئلة والإجابات والمعلومات التي يتم تبادلها بين طرفي المقابلة .  إن الأسلوب الأمثل للاستعداد للمقابلة هو ، التعريف المسبق بنوع المقابلة وأهدافها ، ومن ثم يتم تحضير الأسئلة الملائمة التي تخدم أهداف المقابلة .  ولكي تحقق المقابلة أهدافها ، على أطراف المقابلة مراعاة التالي :

·        الإصغاء التام من قبل كل طرف للطرف الأخر .

·        استخدام نموذج الأسئلة الثانوية عند الحاجة من أجل الحصول على معلومات هامة .

·        صياغة الأسئلة بأسلوب لبق بحيث يعطي إنطباع إيجابي لدى الطرف الأخر .

·        عدم حصر الإجابات ب ( نعم ) أو ( لا ) .

·        في حال توجيه أسئلة صعبة فينصح بعدم التسرع في الإجابة وأخذ الوقت الكافي للتفكير قبل الإجابة .

5-    إنهاء المقابلة :

من المهم إنهاء المقابلة بطريقة لبقة كون الإنطباع الأخير يستمر لفترة طويلة لدى أطراف المقابلة ،كما يجب التأكد من أن المقابلة قد حققت أهدافها قبل إنهاء المقابلة رسميا والسماح للمستدعي بالانصراف ، ويتم ذلك من خلال :

·        مراجعة سريعة يتم من خلالها تقييم نتائج المقابلة .

·        توضيح أية نقاط مازالت غامضة .

·        إعطاء الفرصة لجميع أطراف المقابلة لطرح مزيد من الأسئلة .

·        تلخيص النقاش إذا كان ضروري .

·        تجنب إتخاذ قرارت فورية .

·        لا ينصح بمناقشة مواضيع الرواتب والأجور إلا إذا طلب مدير العمل بذلك .       

6-    أنواع المقابلات :

في الواقع العملي يوجد العديد من المقابلات والتي تكون في مظهرها الخارجي متشابهة ولكنها تختلف باختلاف المضمون والهدف ، ومن انواع المقابلات الأكثر شيوعا :

·        مقابلات التوظيف :

وتهدف إلى اختيار الأشخاص المناسبين التي تنطبق عليهم شروط إشغال الوظائف الشاغرة .

أ‌-       مراحل مقابلات التوظيف :

بغض النظر عن نوع مقابلات التوظيف ، فإنها غالبا تتضمن من ثلاث مراحل متسلسلة وهي :

·        مرحلة الفرز الأولي .

·        مرحلة الاختيار .

·        مرحلة القرار .

ب‌-     أنواع مقابلات التوظيف :

·        المقابلة المحددة ، الهيكلية .

·        المقابلة الغير محددة .

·        المقابلة الجماعية .

·        المقابلة الإستفزازية .

·        المقابلة الموقفية .

·        المقابلة السلوكية .

·        المقابلة العملية .

·        المقابلات الإفتراضية .

·        مقابلات جمع المعلومات .

·        مقابلات تقييم الأداء .

·        المقابلات الشخصية .

خطوات إجراء المقابلة :

1-    التخطيط للمقابلة : وفيه يتم :

-         تحديد أهداف المقابلة .

-         تحديد الأشخاص الذين سيتم مقابلتهم .

-         تحديد أسئلة المقابلة .

-         تحديد المكان المناسب لإجراء المقابلة .

2-    تنفيذ المقابلة : وهو يرتبط بعاملين :

-         تسجيل المقابلة :  يرتبط أسلوب تسجيل المقابلة بنوع الأسئلة المطروحة فهل هي مقيدة ام مفتوحة ويلاحظ أن تسجيل المقابلة يعتبر من العمليات البالغة الأهمية وذلك لارتباطها بموضوع البحث وأهدافه ومستوى المفحوصين ، وتتخذ عملية التسجيل عدة أشكال منها التسجيل الكتابي للمعلومات اثناء المقابلة او استخدام المسجلات الصوتية .

-         توجيه المقابلة : تتوقف البيانات  التي تسفر عنها المقابلة على السلوب الذي وجهه به الباحث للمقابلة .  وتلعب شخصية الباحث ومهاراته دورا هاما في هذا الصدد .  ومن المهارات التي ينبغي توفرها في الباحث قدرته على استهلال الحديث وتوجيهه وكذلك مهاراته في إثارة عوامل التشويق التي تجعل التفاعل بينه وبين المفحوص أمرا سهلا يؤدي إلى سهولة الحصول على الاستجابات المطلوبة .

حظ سعيد في مقابلتك الشخصية

تذكر أنك حتى إذا حصلت على الوظيفة الأولى التي أجريت لك المقابلة الشخصية بشأنها ، فإنك تكون قد دخلت في تجربة مفيدة .  إن حضور المقابلات الشخصية يعتبر مهارة متطورة . لذلك ينبغي عليك بعد إجراء المقابلة الشخصية العودة  إلى المنزل ومراجعة ما تم خلال المقابلة ، ما هي الأمور التي سارت على ما يرام وما هي النقاط التي لم تكن موفقا فيها . سجل ملاحظاتك حول كيفية الإجابة على بعض الأسئلة بشكل مختلف خلال المقابلة الشخصية القادمة ، وما هي الأمور الغير متوقعة التي ظهرت خلال المقابلة ، ثم ابدأ الاستعداد للمقابلة الشخصية القادمة .

المرجع : إتصالات الأعمال ، د. غازي فرحان أبوزيتون

Html.248829htt\\vb.elmstba.com\t

http://www.interview-cv.com/

الثقافة التنظيمية ودورها في تطوير عمل السكرتير

إبتسام أحمد الزهراني 

-         مفهوم الثقافة التنظيمية-         عناصر الثقافة التنظيمية-         العوامل المحددة لثقافة المنظمة-         أبعاد ومكونات الثقافة التنظيمية-         أسس بناء والحفاظ على الثقافة التنظيمية-         نماذج للثقافة التنظيمية-         متطلبات التغيير الثقافي الفعال-         إدارة الثقافة التنظيمية-         القيم الأخلاقية وثقافة المنظمة-         إعداد استراتيجية المنظمة        تتلخص الثقافة الانسانية في منظمات الأعمال في التركيز على دمج الأدوار بالمشاعر بحيث يشعر الفرد العامل داخل المنظمة بأنه جزء لا يتجزأ من الكل وأن الكل جزء لا يتجزأ منه .  من الواضح أن إيجاد هذا النوع من التثقيف في غاية الصعوبة لكنه في غاية الأهمية .  لأنه يقوم على النظرة الانسانية إلى الأفراد لا الطريقة أو الوظيفة .  لذلك فإن  المنهاج الأساسي لهذه النظرة يقوم على التركيز على احتياجات العاملين والنظر إليهم على أنهم أعضاء أسرة  واحدة يتوجب الاهتمام بهم وتدريبهم والعمل على ترسيخ المبادئ في نفوسهم وضمان أداء متميز لأعمالهم وأدوارهم وتوفير أكبر قدر ممكن من الاحترام  للعاملين وإتاحة الفرص الكافية لهم للمشاركة في القرار والعمل .          وهذا ليس بالأمر الغريب أو المثالي حينما ندعو إليه بل قامت عليه منهجية إدارية علمية في العديد من المؤسسات والدوائر ولعل أهم وأكثر الإدارات التي ترتكز على ثقافة المؤسسة اليوم هي ما يطلق عليه "إدارة الجودة الشاملة "  وقد عرفوها بأنها نموذج للعادات الإنسانية والمعتقدات السلوكية المتعلقة بالجودة وتقوم على فلسفة التحسين المستمر في جميع أنحاء المؤسسة وهذا التحسين يتضمن الطرائق المبتكرة والابداعية لتحقيقه .  وتعتبر الثقافة التنظيمية أحد التدابير المهمة التي تكفل نجاح السكرتيرة إدارياً ، بحكم أن السكرتارية ليست إلا جزءاً من الإدارة المكتبية .             

v    مفهوم الثقافة التنظيمية :

           هي مجموعة القيم والمعتقدات التي يمتلكها أعضاء التنظيم نحو غاياته الرئيسية وأساليب تحقيق تلك الغايات ،  قد تكون غير مكتوبة لكن يتم الشعور بها ويشارك كل فرد في تكوينها ويتم تعليمها للأفراد الجدد .
           تعكس الثقافة التنظيمية بشكل عام المعارف والمعتقدات والقيم والسلوكيات المشتركة والطرق السائدة للتفكير بين الأفراد في المجتمع وينطبق ذلك تماماً على العاملين في المنظمات .           ففي كثير من المنظمات تكون الثقافة التنظيمية مكتوبة في قائمة على شكل تعليمات ويتم التركيز فيها بشكل أساسي على الدور المؤثر الذي تقوم به إدارة الموارد البشرية في بناء ودعم الثقافة التنظيمية وذلك من خلال إجراء التعديلات والتغييرات اللازمة في مختلفة الاستراتيجيات .   v    أهمية وجود الثقافة التنظيمية :
 -         تحقيق الهوية التنظيمية-         تنمية الولاء والانتماء للمنظمة-         تحقيق الاستقرار التنظيمي-         تنمية الشعور بالأحداث والقضايا المحيطة .-         تحديد مجالات الاهتمام المشترك-         التصرف على الأولويات الإدارية-         ترسيخ أسس التصرفات الإدارية بالأزمات-         توفير معايير معينة للسكرتيرة وغيرها من العاملين بالإدارات  .-         خلق سمة تنافسية بالمنظمة
  v    عناصر الثقافة التنظيمية :-         الأنماط السلوكية-         القيم السائدة-         المعايير والأعراف-         القواعد-         الفلسفة
      

الاستراتيجية	الثقافة	التدريب والتطوير المطلوب	الأمثلة
تخفيض التكاليف	القواعد ،  الانسجام	التوجيه القوي في سياسات وممارسات المنظمة	جنرال موتورز
الإنتاج طبقاً لاحتياجات المستفيد من خدمات المنظمة	المرونة ،  المواجهة	بناء فريق حل المشكلات والشكاوي	Berg Pipe
النمو الموجه	النضال ،  أخذ المخاطر في الحسبان	الحزم ،  حل المشكلة	Compaq
الاستقرار ،  البقاء   ،  التبسيط ،  التكيف	تبسيط الجودة	إدارة الجودة الشاملة مع توجيه سياسات الإدارة	Alcoa
الربح المرتفع ،  الأسواق المتميزة	تبسيط الجودة  التميز	إدارة الجودة الشاملة   التركيز على الأعمال الحرفية	رولز رايس

   v    متى تكون الثقافة تنظيمية ؟
 -         في حال تفاعلت العناصر الآتية :

-         1- الصفات الشخصية-         الخصائص الوظيفية-         البناؤ التنظيمي أو التنظيم الإداري للمنظمة-         المنافع التي يحصل عليها عضو المنظمة في صورة حقوق مادية أو مالية-         الأخلاقيات والقيم السائدة في المنظمة
 

v    السمات الثقافة التنظيمية : 

1-    المبادرة الفردية
2-    تحمل المهاطر
3-    الاتجاه

4-   التكامل

5-    الرقابة

6-    الدعم الاداري

7-    الهوية
8-    نظام المكافأة
9-    تقبل الاختلاف

10-   نماذج الاتصال

   v    إدارة الثقافة التنظيمية

 إدارة الثقافة تعني القدرة على تغييرها لتتناسب مع المعطيات والمستجدات وكما ذكر مسبقاً فإن  البدايات للتحكم في نوعية الثقافة التنظيمية هي عملية التعيين ،  الممارسة الإدارية ،  عمليات التطبيع  المختلفة  . . .   ويرى البعض أن التغيير في الثقافة السائدة أمر يستلزم وقتاً طويلاً ويواجه مقاومة عنيفة ،  لاسيما إذا كانت الثقافة المراد تغييرها ثقافة راسخة في أذهان العاملين والخبراء يرون أنه يمكن إدارة الثقافة التنظيمية عن طريق مرحلتين رئيسيتان  وهي :

  1-    الإدارة الرمزية :

عن طريق استخدام الاحتفاليات أو القصص أو البطولات وغيرها من عناصر الثقافة لتدعيم القيم الناشئة  . 

2-    التطويرالتنظيمي :

يمكن أن يساهم هذا المدخل في إدارة الثقافة التنظيمية من خلال مساعدة الأفراد على التقدم من خلال اتباع الخطوات التالية : 

أ‌-       تحديد الأعراف والقيم الحالية

ب‌-  التعرف على اتجاهات جديدة للتنظيم

ت‌-  تحديد قيم وأعراف جديدة
ث‌-  تحديد الفجوة الثقافية

ج‌-    تسهيل عملية الرقابة

ح‌-    تدعيم الأنماط السلوكية المرغوبة

ختاماً ،    تتحقق الإدارة الصحيحة و تتشكل نهائياً بعدما يتحقق الإلتزام الوظيفي 

المراجع :

- دراسة ميدانية عن دور الثقافة التنظيمية في تحقيق الالتزام التنظيمي - هدى درنوني

- الثقافة النظيمية وعلاقتها بالتنظيم الإداري - غالب العوفي 

- الثقافة الأكثر طرقاً لآذاننا - أ.د. عبدالله البريدي