أنواع
السكرتارية وأختلاف مهامها
زادت أهمية السكرتارية في
السنوات الأخيرة بعد أن كبر حجم المنشآت التجارية والحكومية وغيرها وتعقد العمل
بها ، مما أدى إلى أن يفرق علمياً بين وظيفة السكرتارية الخاصة والسكرتارية العامة
والسكرتارية المتخصصة ، وأيضاً اصبحنا نسمع عن السكرتارية الطبية والسكرتارية
التعليمية والسكرتارية الفندقية وغيرها .
أولاً : السكرتارية العامة:-
وتمثل
المعاونات والخدمات المكتبية التي تقدم لمختلف الإدارات . وتشكل فرعاً يختص بجميع أعمال السكرتارية
لتوزيع ا على أقسام المؤسسة.
وقد تختلف الأنشطة التي تدخل في إطار
السكرتارية العامة من منشأه إلى أخرى .
وهناك نسبة اتفاق أن عمليات الحفظ والتصنيف
والفهرسة إذا تمت بصورة مركزية في المنشأة بأنها تدخل في إطار نشاط السكرتارية
العامة . وكذلك معالجة البريد الوارد
للمنشأة والصادر منها والرقابة على هذا النشاط .
·
بعض من مهامها :
1)
البريد الوارد والصادر .
2)
الحفظ والتصنيف والفهرسة .
3)
النسخ والطبع .
4)
تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ووقود .
5)
تنظيم الإجتماعات .
6)
متابعة دوام العاملين .
ثانياً
: السكرتارية الخاصة :-
تمثل الخدمات
المكتبية التي تقدم لمكاتب المدراء والرؤساء .
وهي تتجه إلى الأسلوب العلمي في الإدارة وهذا الأسلوب يعتمد اساساً على
المعلومات في اتخاذ القرارات الهامة في مجال الإدارة .
والسكرتيرالخاص هو موظف يختاره رئيسه من جهاز
السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينه نظراَ لثقة رئيسه به ولكفاءته وإخلاصه
في العمل .
واهمية السكرتير الخاص
في حمل بعض العبء عن المدير او رئيس العمل ومساعدته في بعض هذه الأعمال المكتبية
وفي بعض الاتصالات حتى يتفرغ إلى الأمور الأساسية واتخاذ القرارات الهامة .
· بعض من مهامها :
1)
استقبال الزوار وتنظيم دخولهم .
2)
تنظيم وقت المدير .
3)
فتح الخطابات الواردة .
4)
تولي بعض الاجتماعات .
5)
القيام بالمهام الهامة عند سفر الرئيس .
6)
مساعدة الرئيس في بعض مسائله الخاصة .
7)
الرد على المكالمات الهاتفية .
8)
تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة .
9)
إطلاع الرئيس على ما يهمه من أخبار .
ثالثاً : السكرتارية المتخصصة :-
يطلق عليها السكرتارية الفنية وهي عبارة عن السكرتارية الفنية
الاستشارية التي تقدم الاستشارات الفنية المتخصصة على اختلاف انواعها . وهي تقوم بعمل معين ومحدد من اعمال السكرتارية
.
1)
السكرتارية الطبية :
مجالها عيادات الأطباء
والمستشفيات العامة والخاصة .
القائمين على السكرتارية
الطبية عادة ما يكونوا متخصصين في اعمال السكرتارية والأعمال الإدارية مع تزويدهم
بخلفية في المجال الطبي الذي يعلمون فيه .
· بعض من مهامها :
أ-
حفظ سجلات المرضى .
ب-
معالجة البريد الوارد والصادر .
ت-
إعداد كشوف الحساب الخاصة بالمرضى .
ث-
كتابة الخطابات والتقارير والبحوث .
ج-
تزويد المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
ح-
معرفة قراءة اسماء الأمراض المختلفة .
خ-
معرفة كتابة اسماء الأمراض الصحيحة .
د-
أن يدعموا العاملين بها معلوماتهم الطبية العامة .
ذ-
تجب معرفة شيئاً عن الأدوية الشائعة للاستخدام في علاج الأمراض
والشركات المنتجة لهذه الأدوية .
ر-
دراسة قدراً من العلوم السلوكية والنفسية التي تمكنهم من التعامل مع
المرضى .
ز-
جمع البيانات الإحصائية المتعلقة بالمرضى وحالات الولادة والوفاة .
2)
السكرتارية التعليمية :
تعتبر السكرتارية التعليمية أحد المجالات
الجديدة المتطورة للسكرتارية المتخصصة ومجالها العمل في المدارس و المعاهد و
الكليات والجامعات والمنشآت التعليمية وغيرها .
· بعض من مهامها :
أ-
القيام بأعمال السكرتارية الخاصة للعميد او مدير المدرسة .
ب-
مساعدة بعض اساتذة القسم في بعض البحوث التي يقومون بها .
ت-
استقبال الافراد المترددين على القسم من طلاب وغيرهم .
ث-
تولي سكرتارية الاجتماع .
ج-
استقبال المكالمات الواردة .
3)
السكرتارية الفندقية :
ليس هناك على وجه
التحديد في مجال العمل الفندقي نشاط يطلق عليه السكرتارية الفندقية . ولكن يلاحظ أن هناك فئة من العاملين في مكاتب
الاستقبال بمختلف الفنادق ، ممن تتطلب طبيعة اعمالهم توافر قدرات وصفات ومهارات
مشابهه جداً في العاملين في مجال السكرتارية الخاصة .
ومن الأشخاص ذوى الخبرة والمهارات هم : مدير الاستقبال ، مساعد المدير ، مشرف الحجز ،
مكاتب الحجز ومدير الاستعلامات .
· بعض من مهامها :
أ-
اتقان اللغة العربية ولغة أجنبية .
ب-
اتقان الكتابة على الآلة الكتابية .
ت-
معرفة الاساليب الحديثة للحفظ والتصنيف والفهرسة.
ث-
مهارة استخدام التلفون .
ج-
الشخصية المتزنة .
4)
السكرتارية القانونية :
وهي سكرتارية مختصة في
المجال القانوني ويجب على السكرتير في هذا المجال أن يكون ملم في جميع القوانين
والعمل بها .
· بعض من مهامها :
أ-
يقوم السكرتير القانوني بتدوين معلومات موجزة عن القضايا في أجندته .
ب-
يستخدم الأجندة في تثبيت مواعيد المقابلات الخاصة بالمحامي .
ت-
تسجيل الهواتف الضرورية .
ث-
تجهيز القضايا لليوم التالي للمحامي .
ج-
تنظيم السجل الخاص بالقضايا والموكلين .
5)
السكرتارية الصحفية :
وهيسكرتاريةمختصةفيمجال
الصحافةويجبعلىالسكرتيرفيهذاالمجالأنيكونملمفيجميعامور الصحافةوالعملبها .
· بعض من مهامها :
أ-
كتابة ( صياغة) الخبر وتحريره .
ب-
معرفة المصادر الموثوقة لتلقي الخبر .
ت-
وسائل إرسال الأخبار والاتصال بالجهات الصحفية المختلفة .
ث-
عمل التقرير الصحفي اليومي .
ج-
المعرفة بالإعلانات وصياغتها .
ح-
العلاقات العامة الجيدة .
خ-
المعرفة بالمصطلحات الخاصة بالصحافة .
د-
عمل المؤتمرات الصحفية .
المراجع :-
1-
كتاب نظمي شحادة ، السكرتارية المتخصصة .
2-
كتاب سيد بدر ، سكرتارية المكاتب الحديثة .
3-
كتاب د. جلال محـمد بكير ، السكرتارية الحديثة في مجالاتها المختلفة .
إعداد الطالبة:
لطيفة التريكي
تم الاطلاع، الموضوع ينقصه الصور ، والمراجع لابد كتابتها بالطريقة الصحيحة حتى يمكن للقارئ الرجوع إليها
ردحذف